Niezbędne artykuły biurowe ułatwiające organizację pracy

0
32

Świat się nieustannie zmienia. Jeszcze 10 lat temu wiele operacji było wykonywanych tylko na papierze. Dzisiaj spora ich część jest digitalizowana, ale mimo tego nikt nie wyobraża sobie sprawnie działającego biura bez artykułów biurowych.

Segregatory, długopisy, spinacze, zszywki, dziurkacze, zakreślacze, białe tablice, markery, żółte karteczki i wiele innych przedmiotów nadal używanych jest przez tysiące pracowników biurowych. Komputery znacząco ułatwiły pracę i wszystkie proste procesy możemy w dużej mierze zrealizować w formie cyfrowej. Pomimo tego jest jeszcze multum zdań, które wymagają ręcznego przygotowania lub po prostu opracowania. Szkic projektu można wykonać w formie elektronicznej, ale jego plan wygodnie zapisać na kartce. Później i tak zamienimy go w formę cyfrową, ale wiele osób po prostu preferuje ręczne notowanie choćby na żółtych karteczkach. Jak się mają artykuły biurowe w dzisiejszej rzeczywistości?

Porządek w dokumentacji

Księgowość, notariusz, administracja czy sądy to instytucje, w których nadal stosuje się papierową dokumentację. Jest jej na tyle dużo, że wymaga ona odpowiedniego zarządzania. Zresztą w każdej firmie znajdzie się pewna liczba papierów związanych z realizowanymi projektami, od kontrahentów czy formalno-prawne dla instytucji kontrolujących. Przepisy prawa stanowią, że część z nich musi być przechowywana (kwestie podatkowe) przez okres 5 lat. W końcu gdzieś musimy je ulokować, aby w razie konieczności, czytaj kontroli łatwo je odnaleźć. Jeśli konkretny podmiot obsługuje kilka, kilkanaście i więcej osób lub firm, to uzbiera się z tego całkiem pokaźna liczba dokumentów. Trzeba sobie z nimi jakoś poradzić. Protoplastami dzisiejszych odpowiedników folderów w naszych komputerach były i nadal są segregatory.

Zarządzanie danymi

Segregatory uzbrojone w koszulki i znaczniki pozwalające na oddzielenie grup dokumentów, to znane w wielu podmiotach narzędzia. Bez nich strach pomyśleć, jak mogłaby wyglądać dokumentacja biurowa i w jakiej formie byłaby przechowywana. Segregatory można opisać na grzbiecie, przez co łatwiej znajdziemy potrzebne nam informacje. Obecnie produkuje się modele z zaokrąglonymi grzbietami, co poprawia komfort ich użytkowania i umożliwia zwiększenie ich liczby na jednym regale. Niby banał, ale osoby pracujące z dużą ilością danych z pewnością to docenią. Warto dodać, że większość pracowników biurowy wypracowała swoje własne metody optymalizacji przepływu dokumentów. Wiele z nich jak np. umowy z kontrahentami nie może po prostu zginąć, podobnie jak korespondencja zwłaszcza w istotnych dla nas sprawach. Takie newralgiczne informacje mają albo swoje specjalne miejsca, albo dodatkowo je oznaczamy, aby prosto do nich dotrzeć. W końcu nie wszystkie dane możemy trzymać w biurku, a niektórych nawet nie powinniśmy.

Artykuły biurowe to nie tylko segregatory, ale to one pozwalają na sprawne zarządzanie dokumentacją. Odpowiednia dla nas metoda pracy z nimi daje wymierne korzyści. Zawsze wiemy, gdzie mamy potrzebne informacje i łatwo do nich docieramy. Istnieje multum dodatków, które pomagają w zarządzaniu papierami w samym już segregatorze. Świat artykułów biurowych jest bardzo duży i pomimo ciągłej digitalizacji procesów, nadal korzystamy z ołówków i długopisów. Dla wielu osób w tym millenialsów to ważne atrybuty codziennej pracy.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here