Utylizacji dokumentów nie należy traktować po macoszemu. Nawet nieprzydatne akta zawierają bowiem wrażliwe informacje, które pod żadnym pozorem nie powinny trafić w niepowołane ręce. Można do nich zaliczyć m.in. dane osobowe klientów czy pracowników. Do masowej utylizacji trzeba więc się gruntownie przygotować – zaplanować poszczególne etapy i zweryfikować poziom bezpieczeństwa, oferowany przez wybraną przez nas technologię. Istotne będzie także zweryfikowanie swojej wiedzy na temat obowiązujących przepisów.
RODO a niszczenie dokumentów – co europejskie przepisy mówią o utylizacji akt?
Fragment dotyczący kwestii utylizacji akt, znaleźć można w art. 2 pkt. 4 RODO. Mowa tam o „operacji lub zestawie operacji, wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany”. Do takich działań można zaliczyć także niszczenie, co oznacza, że organizując ten proces, musimy przestrzegać środków bezpieczeństwa. Jakie obowiązki nakłada na nas RODO? Rozporządzenie nie precyzuje konkretnej metody utylizacji. Samodzielnie możemy więc podjąć decyzję o tym, z jakiej technologii skorzystamy. Ważne jest natomiast to, żeby rozwiązanie uniemożliwiało dalsze przetwarzanie danych.
RODO nie nakłada na nas także obowiązku korzystania z profesjonalnej pomocy. W praktyce jednak już archiwum niewielkiej firmy z czasem osiąga rozmiary, utrudniające samodzielne zatroszczenie się o utylizację. W końcu nawet zaawansowane urządzenia niszczące wymagają ludzkiego czynnika, bo ktoś musi je obsługiwać i dbać o właściwą organizację przedsięwzięcia. To dlatego, mimo że prawo nie zmusza nas do podjęcia tej decyzji, tak wiele przedsiębiorstw woli przekazać to zadanie wykwalifikowanemu podmiotowi.
Jak specjaliści dbają o ochronę informacji, czyli bezpiecznie niszczenie dokumentów
1. używanie systemu bezpiecznych pojemników
Do składowania dokumentacji przeznaczonej do niszczenia używa się specjalnych kontenerów, które później wykorzystywane są do transportu. To bezpieczne rozwiązanie, które chroni treść zawartą w aktach oraz stanowi fizyczną barierę przed uszkodzeniami w trakcie transportu.
2. ciągła kontrola nad tym, gdzie aktualnie znajdują się akta
Specjaliści przez cały czas wiedzą, na jakim etapie podróży jest dokumentacja. Wszystko dzięki temu, że pojazdy ciężarowe wyposażono w system nawigacji GPS.
3. dostęp do zaawansowanej instalacji niszczącej
Profesjonalna instalacja przetwarza papierowe i elektroniczne nośniki informacji w taki sposób, że odzyskanie z nich danych jest niemożliwe. Nie ma znaczenia to, jak dużą cierpliwością wykazałaby się osoba, chcąca odzyskać informacje – w przeciwieństwie do ścinków generowanych przez niszczarkę tutaj nie ma mowy o kradzieży danych.
Dlaczego warto zadbać o ochronę danych zawartych w aktach przeznaczonych do utylizacji?
Przestrzeganie prawa europejskiego i krajowego oraz uniknięcie kar finansowych to tylko jeden z powodów. Od kiedy w życie weszło RODO, wiedza na temat ochrony danych osobowych wśród przeciętnych osób znacznie się zwiększyła. W obecnych realiach praktycznie każdy zdaje sobie sprawę z tego, jak ogromną wagę może mieć informacja i jak poważne konsekwencje może nieść za sobą wyciek danych osobowych. Bywa więc, że niewłaściwa polityka bezpieczeństwa kosztuje firmę utratę dobrego wizerunku. Takie straty bardzo trudno jest odrobić, a czasem jest to wręcz niemożliwe. Niszczenie dokumentów ze specjalistami uchroni nas przed tego typu problemami. Rzetelne usługi oferuje m.in. przedsiębiorstwo Rhenus Data Office Polska.
