Cyfryzacja to proces, który zachodzi nieustannie od kilkudziesięciu lat. Jednak ostatnimi czasy jest on szczególnie dobrze zauważalny dzięki takim rozwiązaniom, jak na przykład elektroniczna wymiana danych. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na tak zwane EDI. Na czym to polega i czemu warto skorzystać z tego rozwiązania?
Czym jest EDI?
EDI, czyli elektroniczna wymiana danych, to niejako połączenie systemów wykorzystywanych w danej firmie. Może to być połączenie całkowite, obejmujące wszystkie systemy, lub też częściowe, dotyczące tylko części z nich. Generalnie zależy to przede wszystkim od typu i zaawansowania technicznego systemów wykorzystywanych aktualnie w danym przedsiębiorstwie. Zaleca się, aby EDI wdrażać już na etapie wdrażania systemów. Niemniej jednak elektroniczna wymiana danych to wciąż rozwiązanie stosunkowo nowe, przez co w przypadku starszych firm wdrożenie na etapie początkowym zwyczajnie nie było możliwe.
Warto zaznaczyć, że EDI to rozwiązanie wymagające nadzoru i modyfikacji. Jeśli bowiem firma się rozwija, pojawiają się w niej nowe systemy. Dla wykorzystania potencjału elektronicznej wymiany danych, konieczne jest dołączenie do niej nowych systemów. Wymaga to fachowej wiedzy i umiejętności, posiadanych przez specjalistów z firm zajmujących się wdrażaniem EDI.
Jakie korzyści daje elektroniczna wymiana danych?
Dlaczego EDI to rozwiązanie, które jest chętnie wybierane przez przedsiębiorców? Otóż firmy mają wiele korzyści z tego, że dane są przesyłane pomiędzy systemami. Dzięki temu pracownicy nie są zmuszani, aby za każdym razem wszelkie dane wprowadzać do systemu. Ponadto, korzystając z danego systemu nie muszą logować się do innych programów w celu pozyskania danych. Wszystko jest bowiem w jednym miejscu.
Powyższe działanie elektronicznej wymiany danych zapewnia jeszcze bardziej wymierne korzyści, zarówno dla całej firmy, jak i dla poszczególnych pracowników. Dzięki elektronicznej wymianie danych oszczędza się wiele czasu. Nie ma wątpliwości, że w biznesie oszczędność czasu to także oszczędność pieniędzy. Co więcej, pracownicy działają w zdecydowanie bardziej komfortowych warunkach. Mają stały dostęp do wszystkich danych, których mogą w danej chwili potrzebować. Oznacza to, że mogą całą swoją uwagę skupić na działaniach operacyjnych.
Warto wspomnieć również o tym, że EDI to sposób na redukcję błędów. Wprowadzając dane ręcznie każdy pracownik prędzej czy później popełni błąd. Co innego, jeśli to system przesyła dane. W takiej sytuacji do błędów po prostu nie dochodzi lub dochodzi dużo rzadziej. Dzięki temu pracownicy cały czas działają na prawidłowych danych.
Dzisiaj nie ma już wątpliwości, że elektroniczna wymiana danych to rozwiązanie służące przedsiębiorstwom oraz ich pracownikom. Warto się na nie zdecydować, aby zoptymalizować funkcjonowanie firmy. Trzeba jednak pamiętać, że aby czerpać korzyści z EDI, niezbędne jest profesjonalne wdrożenie tego rozwiązania. Dlatego też w tym obszarze warto współpracować jedynie ze sprawdzonymi fachowcami.
