Wiele pracowników firm i instytucji często skarży się na niesprawny obieg dokumentów. Przetrzymywane faktury, umowy i inne ważne pisma są przyczyną stresu, opóźnień i straty czasu. A przecież w znacznym stopniu to właśnie od sprawności obiegu dokumentacji zależy jakość usług świadczonych przez firmę, a także wydajność pracowników. Ważne jest zatem, aby proces ten zoptymalizować i usprawnić. Z jakich metod korzystać, żeby usprawnić obieg dokumentów w firmie?
Obieg dokumentów i archiwizacja metodą klasyczną
Nie ma jednego uniwersalnego sposobu, który określiłby, w jaki sposób obieg dokumentów powinien przebiegać. Każda firma ma indywidualny styl zarządzania, odmienne procedury i terminy, dlatego zasady przepływu dokumentacji powinny uwzględniać charakter przedsiębiorstwa. W każdym miejscu pracy proces ten należy jednak zorganizować i usprawnić oraz ustalić wytyczne, z którymi zapozna się każdy z pracowników. Procedury powinny być proste, przejrzyste i intuicyjne. Warto określić maksymalny okres, po jakim papiery powinny zostać przekazane dalej lub zarchiwizowane. Warto postawić na czytelny opis i segregację dokumentów. Ważne jest, aby miały one swoje miejsce docelowe. Ułatwi to ich znalezienie. Sprawdza się opisanie regałów i segregatorów. Żadne jednak meble ani procedury nie pomogą, jeśli pracownicy będą niezdyscyplinowani.
Obieg dokumentów w firmie – rola pracowników
To właśnie pracownicy w największym stopniu determinują sprawność obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Dlatego ważne jest, aby egzekwować od nich dopełniania procedur, zarówno tych dotyczących dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej. Te drugie warto na bieżąco zapisywać do dedykowanych folderów. Dzięki temu wszystkie będą w jednym miejscu i pozwoli to zaoszczędzić czas podczas ich szukania. Dokumenty warto opisywać symbolami, które pomogą zidentyfikować ich typ, a także warto dopisywać do nich datę. Obieg dokumentów w formie elektronicznej będzie przebiegał sprawnie, jeśli zostaną zapisywane na dysku sieciowym, do którego dostęp uzyskają uprawnieni pracownicy.
Obieg dokumentów w firmie a postęp technologii
Rozwój technologii, informatyki i ogólna cyfryzacja pozwala tworzyć dedykowane rozwiązania usprawniające elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie. Specjalne aplikacje i programy ułatwiają dostęp do informacji i danych o zakupach, sprzedażach, klientach, realizowanych projektach i statusie ich wykonania, a nawet o wynagrodzeniach czy kwalifikacjach pracowników. Korzystanie z tego typu rozwiązań pozwala:
- zoptymalizować pracę,
- zaoszczędzić czas,
- zmniejszyć koszty,
- usprawnić obieg dokumentów,
- monitorować każdy etap procesów oraz jego koszty.
W zależności od charakteru i możliwości firmy warto wdrożyć tradycyjne lub nowoczesne metody wspierające obieg dokumentów. Dzięki temu ogranicza się ryzyko zaginięcia dokumentów i minimalizuje stres. Inwestycja w dedykowane oprogramowanie znacznie.
