Wniosek o urlop wypoczynkowy nie ma jednego obowiązkowego wzoru. Powinien jasno wskazywać pracownika, termin nieobecności, wymiar urlopu i rok, za który urlop jest udzielany. Samo złożenie dokumentu nie oznacza jeszcze zgody na urlop.
Jak wypełnić wniosek o urlop wypoczynkowy?
Kodeks pracy nie narzuca konkretnego formularza. Wniosek może mieć formę papierową, wiadomości elektronicznej albo zgłoszenia w systemie HR, jeśli taki sposób obowiązuje w firmie. Niezależnie od formy z dokumentu powinno wynikać, kto składa wniosek, kiedy chce korzystać z urlopu i w jakim wymiarze.
Wypełnij go w następującej kolejności:
- Podaj dane stron – wpisz imię i nazwisko, a w razie potrzeby także stanowisko lub dział. Wskaż pracodawcę albo osobę, do której kierujesz wniosek.
- Wpisz termin urlopu – podaj pierwszy i ostatni dzień planowanej nieobecności. Przy zmiennym grafiku upewnij się, które dni są dla Ciebie dniami pracy.
- Określ wymiar urlopu – wpisz liczbę dni albo godzin. Urlop rozlicza się w godzinach odpowiadających liczbie godzin zaplanowanych do przepracowania w danym dniu.
- Wskaż rok urlopowy – zaznacz, czy korzystasz z urlopu za bieżący rok, czy z urlopu zaległego. W przypadku zaległości zwykle wskazuje się najstarszy niewykorzystany urlop.
- Przekaż wniosek do akceptacji – podpisz dokument papierowy albo wyślij go przez zatwierdzony kanał elektroniczny. Sprawdź, czy zaakceptowała go osoba uprawniona.
W zwykłym wniosku nie trzeba opisywać celu wyjazdu ani sposobu spędzania wolnego. Uzasadnienie może być potrzebne przy prośbie o przesunięcie wcześniej ustalonego terminu.
Co musi zawierać wniosek?
Poniższe zestawienie pokazuje, które informacje są potrzebne do identyfikacji i rozliczenia urlopu, a które zależą od procedury obowiązującej w firmie:
| Element wniosku | Status | Co wpisać? |
|---|---|---|
| Imię i nazwisko pracownika | Obowiązkowy | Dane osoby składającej wniosek |
| Termin urlopu | Obowiązkowy | Datę rozpoczęcia i zakończenia nieobecności |
| Wymiar urlopu | Obowiązkowy | Liczbę dni lub godzin |
| Rok urlopowy | Obowiązkowy | Rok, za który urlop jest wykorzystywany |
| Numer ewidencyjny | Opcjonalny | Jeżeli firma używa go do identyfikacji pracowników |
| Nazwisko przełożonego | Opcjonalny | Jeżeli wniosek wymaga wskazania osoby akceptującej |
Na papierowym formularzu zwykle umieszcza się także miejscowość, datę sporządzenia i podpis pracownika. W systemie elektronicznym ich odpowiednikiem może być identyfikacja zalogowanego użytkownika.
Czy złożenie wniosku oznacza zgodę na urlop?
Nie. Wniosek jest prośbą o udzielenie urlopu, a nie jednostronnym powiadomieniem o nieobecności. Termin urlopu powinien zostać uzgodniony z pracodawcą, a wniosek zaakceptowany zgodnie z regulaminem, procedurą lub praktyką przyjętą w zakładzie pracy.
Nie rozpoczynaj urlopu wyłącznie dlatego, że wysłałeś wniosek. Nieobecność bez wymaganej zgody może zostać potraktowana jako nieusprawiedliwiona. Wniosek skieruj do przełożonego, pracodawcy albo działu kadr, zależnie od zasad obowiązujących w firmie.
Najważniejsze jest więc nie użycie konkretnego druku, lecz kompletność danych i uzyskanie potwierdzenia akceptacji przed rozpoczęciem planowanego urlopu.
