Podanie o urlop bezpłatny składa pracownik, a jego udzielenie wymaga zgody pracodawcy. Wniosek powinien mieć formę papierową albo elektroniczną i wskazywać dokładny okres planowanej nieobecności. Pracodawca nie może samodzielnie wysłać pracownika na urlop bezpłatny.
Jak napisać podanie o urlop bezpłatny?
Zasady udzielania urlopu bezpłatnego określa art. 174 Kodeksu pracy. Urlop ten czasowo zawiesza obowiązek świadczenia pracy, ale nie rozwiązuje umowy o pracę. W tym okresie pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a pracodawca co do zasady nie opłaca za niego składek.
Przepisy nie przewidują jednego urzędowego formularza. Wniosek powinien jednak jasno pokazywać, kto go składa, do kogo jest kierowany oraz od kiedy i do kiedy ma trwać urlop. Uzasadnienie nie jest obowiązkowe, ale może pomóc pracodawcy w podjęciu decyzji.
Wzór wniosku o urlop bezpłatny
Dokument możesz przygotować według poniższego schematu:
………………………………….
miejscowość, data
Pracownik:
Imię i nazwisko: ………………………………….
Stanowisko: ………………………………….
Do:
Nazwa pracodawcy: ………………………………….
Adres: ………………………………….
Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego
Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu bezpłatnego w okresie od dnia …………………………………. do dnia ………………………………….
Uzasadnienie: …………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………….
………………………………….
podpis pracownika
Wniosek powinien zawierać następujące elementy:
- Dane pracownika – imię, nazwisko i stanowisko.
- Dane pracodawcy – nazwę firmy oraz adres, a w razie potrzeby także dane osoby upoważnionej.
- Miejsce i datę sporządzenia – pozwalające ustalić, kiedy dokument został przygotowany.
- Jasny tytuł i treść prośby – na przykład „Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego”.
- Dokładny okres urlopu – datę rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.
- Podpis pracownika – na dokumencie papierowym własnoręczny, a przy formie elektronicznej w sposób pozwalający zidentyfikować wnioskodawcę.
Uzasadnienie możesz ograniczyć do jednego lub dwóch zdań. Nie musisz ujawniać szczegółów życia prywatnego. Wystarczy ogólne wskazanie, że urlop jest potrzebny z powodu ważnych spraw osobistych, opieki nad członkiem rodziny, udziału w kursie albo czasowej przerwy w pracy.
Wniosek złóż zgodnie z procedurą obowiązującą w firmie, na przykład w dziale kadr, u bezpośredniego przełożonego albo w elektronicznym systemie kadrowym. Prawo pracy nie wskazuje sztywnego terminu na złożenie dokumentu, lecz wcześniejsze przekazanie go pracodawcy ułatwia organizację zastępstwa. Sama prośba nie oznacza jeszcze zgody na urlop. Przed rozpoczęciem nieobecności uzyskaj potwierdzenie akceptacji.
Jakie są skutki urlopu bezpłatnego?
Urlop bezpłatny wpływa na wynagrodzenie, ubezpieczenia i uprawnienia zależne od stażu pracy. Standardowo okres ten nie jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Wyjątki mogą wynikać z przepisów szczególnych, między innymi przy urlopie udzielonym w celu pracy u innego pracodawcy na podstawie art. 1741 Kodeksu pracy.
| Cecha | Urlop wypoczynkowy | Urlop bezpłatny |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie | Pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia urlopowego. | Za okres urlopu nie przysługuje wynagrodzenie. |
| Składki ZUS | Składki są rozliczane jak w czasie zatrudnienia. | Co do zasady powstaje przerwa w opłacaniu składek. |
| Staż pracy | Okres wlicza się do stażu pracy. | Okres co do zasady nie wlicza się do stażu, od którego zależą uprawnienia pracownicze. |
| Ubezpieczenie zdrowotne | Pracownik pozostaje objęty ubezpieczeniem z tytułu zatrudnienia. | Prawo do świadczeń zdrowotnych co do zasady utrzymuje się jeszcze przez 30 dni od ustania ubezpieczenia, jeśli nie ma innego tytułu do ubezpieczenia. |
W trakcie urlopu bezpłatnego nie są opłacane składki emerytalne, rentowe, chorobowe ani wypadkowe, z wyjątkami wynikającymi z przepisów szczególnych. Po upływie 30 dni pracownik powinien mieć inne źródło ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład zgłoszenie jako członek rodziny albo dobrowolne ubezpieczenie w NFZ.
Choroba w czasie urlopu bezpłatnego nie przerywa tego urlopu. Zwolnienie lekarskie nie daje za ten okres prawa do wynagrodzenia chorobowego ani zasiłku chorobowego. Urlop dłuższy niż trzy miesiące może zawierać zastrzeżenie, że pracodawca odwoła pracownika z ważnych przyczyn. Taka możliwość musi zostać przewidziana przy udzielaniu urlopu.
Co sprawdzić przed złożeniem wniosku?
Przed przekazaniem dokumentu sprawdź poniższe kwestie:
- Czy uzgodniłeś wstępny termin z przełożonym i uwzględniłeś możliwość zapewnienia zastępstwa?
- Czy masz plan dotyczący ubezpieczenia zdrowotnego po upływie 30 dni?
- Czy we wniosku znajdują się dane obu stron, dokładne daty oraz data sporządzenia?
- Czy dokument zawiera podpis albo elektroniczne potwierdzenie tożsamości?
- Czy zachowałeś kopię wniosku i potwierdzenie jego złożenia?
Najczęstsze pytania
Czy pracodawca może odmówić urlopu bezpłatnego?
Tak. Przy zwykłym urlopie bezpłatnym pracodawca nie ma obowiązku zaakceptowania wniosku. Może uwzględnić potrzeby firmy, termin nieobecności i możliwość zapewnienia zastępstwa. Odmowa nie wymaga co do zasady szczegółowego uzasadnienia.
Czy pracodawca może narzucić urlop bezpłatny?
Nie. Urlop bezpłatny wymaga inicjatywy pracownika i jego pisemnego wniosku. Pracodawca nie może jednostronnie wysłać pracownika na taki urlop, na przykład z powodu przestoju w firmie.
Czy podczas urlopu bezpłatnego można pracować u innego pracodawcy?
Tak, ale trzeba uwzględnić zakaz konkurencji, obowiązek ochrony tajemnicy i dobro dotychczasowego pracodawcy. Jeżeli urlop jest udzielany specjalnie w celu wykonywania pracy w innej firmie, stosuje się art. 1741 Kodeksu pracy. Wymaga to pisemnej zgody pracownika i porozumienia między pracodawcami.
Czy można wziąć urlop bezpłatny przed wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego?
Tak. Przepisy nie wymagają wcześniejszego wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Urlop bezpłatny może zostać udzielony także wtedy, gdy pracownik ma jeszcze niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego, ale nadal potrzebna jest zgoda pracodawcy.
Najważniejsze jest wskazanie konkretnych dat, zachowanie pisemnej lub elektronicznej formy wniosku oraz uzyskanie wyraźnej zgody pracodawcy. Przed podjęciem decyzji sprawdź też, jak przerwa wpłynie na ubezpieczenie zdrowotne i staż pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą warto skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy albo prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
