Urlop bezpłatny na umowie o pracę – zasady i wniosek

Urlop bezpłatny na umowie o pracę oznacza czasowe zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy bez wynagrodzenia. Udziela się go wyłącznie na wniosek pracownika i za zgodą pracodawcy. W tym okresie z etatu nie są opłacane składki ZUS, a czas urlopu co do zasady nie wlicza się do stażu pracy.

Czym jest urlop bezpłatny?

Zasady udzielania urlopu bezpłatnego określa art. 174 Kodeksu pracy. Inicjatywa zawsze należy do pracownika. Nie można wysłać go na taki urlop jednostronną decyzją pracodawcy ani zastąpić nim przestoju lub innej nieobecności.

Wniosek pracownika nie zobowiązuje jednak pracodawcy do wyrażenia zgody. Urlop ma charakter uznaniowy, dlatego pracodawca może odmówić, także bez podawania przyczyny. Jeżeli zgodzi się na urlop, powinien zwolnić pracownika z obowiązku pracy przez okres wskazany we wniosku. Nie może samodzielnie zmienić daty rozpoczęcia ani zakończenia urlopu.

Urlop bezpłatny musi obejmować konkretny okres. Nie udziela się go na czas nieokreślony. Przy urlopie dłuższym niż trzy miesiące strony mogą ustalić, że pracodawca będzie mógł odwołać pracownika z ważnych przyczyn.

Jak złożyć wniosek o urlop bezpłatny?

Przepisy wymagają, aby wniosek miał formę pisemną lub elektroniczną. Uzasadnienie nie jest konieczne, choć pracownik może je dołączyć, jeśli chce wyjaśnić swoją sytuację. Wniosek powinien zawierać:

1. Dane pracownika – imię, nazwisko i stanowisko lub inne informacje pozwalające zidentyfikować zatrudnioną osobę.
2. Okres urlopu – konkretną datę rozpoczęcia i zakończenia nieobecności.
3. Podpis pracownika – własnoręczny albo elektroniczny, zależnie od sposobu złożenia dokumentu.
4. Przekazanie wniosku pracodawcy – przed rozpoczęciem planowanego urlopu, aby decyzja była znana obu stronom.

Po uzyskaniu zgody warto zachować jej potwierdzenie. Wniosek, adnotację o udzieleniu urlopu i ewentualne dodatkowe ustalenia przechowuje się w części B akt osobowych pracownika.

Jakie skutki ma urlop bezpłatny?

W czasie urlopu stosunek pracy nadal trwa, ale podstawowe obowiązki stron zostają zawieszone. Pracownik nie wykonuje pracy, a pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia i nie opłaca składek z tytułu tego zatrudnienia.

Brak zgłoszenia do ubezpieczeń może mieć znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy pracownik nie ma innego tytułu ubezpieczeniowego. Przed rozpoczęciem dłuższego urlopu należy więc sprawdzić, czy ubezpieczenie zdrowotne będzie wynikało z innej pracy, działalności, statusu członka rodziny albo innej podstawy prawnej.

Co do zasady urlop nie powiększa stażu pracy, od którego zależą między innymi uprawnienia pracownicze. Wyjątkiem jest urlop bezpłatny udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy na zasadach określonych w art. 174¹ Kodeksu pracy.

Czy podczas urlopu można pracować u innego pracodawcy?

Tak. Urlop bezpłatny może służyć czasowemu podjęciu pracy w innej firmie. W typowym przypadku pracownik zawiera z nowym podmiotem umowę o pracę, umowę zlecenie albo inną umowę dopuszczalną przez przepisy. Zatrudnienie u nowego pracodawcy nie powoduje samo przez się rozwiązania dotychczasowej umowy o pracę.

Trzeba jednak rozróżnić zwykłe podjęcie dodatkowej pracy od urlopu udzielonego w celu pracy u innego pracodawcy. Przy tzw. leasingu pracowniczym dotychczasowy i nowy pracodawca zawierają pisemne porozumienie, a pracownik wyraża pisemną lub elektroniczną zgodę. Taki okres może wliczać się do zakładowego stażu pracy u dotychczasowego pracodawcy.

Znaczenie ma też rodzaj nowej umowy. Podczas urlopu bezpłatnego etat nie tworzy aktywnego tytułu do ubezpieczeń, dlatego umowa zlecenie może powodować obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. W przypadku zlecenia ubezpieczenie emerytalne i rentowe jest co do zasady obowiązkowe, a chorobowe dobrowolne. Dokładne rozliczenie zależy od konstrukcji umowy i innych tytułów ubezpieczeniowych.

Czy pracodawca może rozwiązać umowę podczas urlopu?

Pracownik korzystający z urlopu bezpłatnego jest zasadniczo chroniony przed wypowiedzeniem umowy o pracę. Ochrona nie ma jednak charakteru absolutnego. Rozwiązanie umowy w czasie urlopu może nastąpić w szczególności w następujących sytuacjach:

• W razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy możliwe jest rozwiązanie umowy bez zachowania zwykłej ochrony urlopowej.
• W ramach zwolnień grupowych wypowiedzenie może objąć pracownika, który korzysta z urlopu bezpłatnego co najmniej trzy miesiące.
• Przy zwolnieniach indywidualnych rozwiązanie umowy jest możliwe po uzyskaniu zgody zakładowej organizacji związkowej, jeżeli pracownik jest objęty jej ochroną.
• Umowę zawsze można rozwiązać za porozumieniem stron, jeśli obie strony wyrażą na to zgodę.

W czasie zwolnień grupowych pracodawca może także wypowiedzieć warunki pracy i płacy na zasadach wynikających z odrębnych przepisów.

O czym pamiętać przed rozpoczęciem urlopu?

Przed złożeniem wniosku trzeba uwzględnić nie tylko samą zgodę pracodawcy, lecz także brak wynagrodzenia, przerwę w ubezpieczeniu z etatu i wpływ urlopu na staż pracy. Jeżeli planujesz inną pracę, sprawdź, jakie ubezpieczenia będą wynikały z nowej umowy. Szczególnej uwagi wymaga umowa zlecenie, ponieważ w czasie urlopu bezpłatnego może stać się podstawą obowiązkowych ubezpieczeń społecznych.

Urlop bezpłatny nie jest urlopem szkoleniowym ani okolicznościowym. Nie służy przygotowaniu do egzaminu i nie przysługuje z powodu wydarzeń rodzinnych. Jest odrębną instytucją, której udzielenie zależy od wniosku pracownika oraz zgody pracodawcy.

Najważniejsze ustalenia powinny być zapisane w dokumentach, zwłaszcza gdy urlop ma trwać długo albo wiąże się z pracą u innego pracodawcy. Jasne określenie dat i sprawdzenie ubezpieczenia pozwalają ograniczyć ryzyko problemów z wynagrodzeniem, stażem oraz dostępem do świadczeń.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących ubezpieczeń lub rozwiązania umowy warto skonsultować sytuację z prawnikiem prawa pracy albo ZUS.