Kiedy przysługuje urlop bezpłatny? Zasady i warunki udzielania

Urlop bezpłatny można otrzymać na pisemny wniosek pracownika, ale pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody. W czasie urlopu pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a po upływie 30 dni traci prawo do świadczeń zdrowotnych z ubezpieczenia.

Czym jest urlop bezpłatny?

Urlop bezpłatny to czasowe zawieszenie obowiązku wykonywania pracy i wypłaty wynagrodzenia przy zachowaniu samego stosunku pracy. Podstawę prawną stanowi art. 174 Kodeksu pracy. Przepisy nie wskazują zamkniętej listy powodów, które uzasadniają taki urlop. Pracownik może więc wystąpić o niego z przyczyn osobistych, rodzinnych, edukacyjnych lub zawodowych.

Samo złożenie wniosku nie daje jednak prawa do wolnego. Urlop bezpłatny ma charakter uznaniowy, dlatego pracodawca może odmówić jego udzielenia bez podawania przyczyny. Nie może natomiast jednostronnie wysłać pracownika na taki urlop, na przykład z powodu problemów finansowych firmy.

Jak złożyć wniosek o urlop bezpłatny?

Procedura nie wymaga szczególnego formularza, ale wniosek powinien mieć formę pisemną. Dla porządku i celów dowodowych należy wskazać w nim przede wszystkim termin planowanej nieobecności. Formalne złożenie wniosku przebiega w kilku krokach:

1. Przygotuj wniosek – wskaż datę rozpoczęcia oraz zakończenia urlopu.
2. Złóż dokument pracodawcy – wniosek składa pracownik, a nie pracodawca.
3. Poczekaj na zgodę – samo złożenie wniosku nie uprawnia do zaprzestania pracy.
4. Staw się w pracy w ustalonym terminie – po zakończeniu urlopu trzeba wrócić do wykonywania obowiązków.

Pracownik nie musi podawać przyczyny urlopu. Pracodawca może zgodzić się na urlop obejmujący kilka dni, miesięcy, a nawet dłuższy okres, ponieważ Kodeks pracy nie ustanawia ogólnego limitu jego trwania. Przy urlopie dłuższym niż trzy miesiące strony mogą przewidzieć możliwość odwołania pracownika z ważnych przyczyn. Takie uprawnienie powinno wynikać z ustaleń dokonanych przy udzielaniu urlopu.

Jakie są skutki urlopu bezpłatnego?

W czasie urlopu bezpłatnego pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia i co do zasady nie opłaca za pracownika składek z tytułu zatrudnienia. Przerwa wpływa także na ubezpieczenie zdrowotne, zasiłki oraz staż pracy. Najważniejsze konsekwencje przedstawia tabela:

Urlop bezpłatny nie jest okresem zatrudnienia, od którego zależą między innymi uprawnienia urlopowe czy długość okresu wypowiedzenia. Pracodawca wykazuje przerwę w dokumentacji ubezpieczeniowej, a w rozliczeniach ZUS stosuje się kod 111.

Kiedy urlop bezpłatny wlicza się do stażu pracy?

Wyjątek przewiduje art. 174¹ Kodeksu pracy. Urlop może zostać udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, jeżeli pracownik wyrazi na to zgodę, a pracodawcy zawrą odpowiednie porozumienie. W takim przypadku okres urlopu wlicza się do stażu pracy u dotychczasowego pracodawcy.

Porozumienie powinno określać czas wykonywania pracy u drugiego pracodawcy oraz podstawę udzielenia urlopu. Pracownik pozostaje zatrudniony u dotychczasowego pracodawcy, ale na czas uzgodniony w porozumieniu wykonuje pracę w innym zakładzie.

Najważniejsze zasady tego wyjątku są następujące:

• Zgoda pracownika – pracownik musi zaakceptować udzielenie urlopu w tym celu.
• Porozumienie pracodawców – oba zakłady ustalają warunki czasowego wykonywania pracy.
• Praca u drugiego pracodawcy – pracownik zawiera z nim odrębną umowę lub wykonuje pracę na uzgodnionej podstawie.
• Wliczenie do stażu – okres urlopu zachowuje wpływ na uprawnienia u dotychczasowego pracodawcy.

Co dzieje się po powrocie do pracy?

Po zakończeniu urlopu pracownik powinien stawić się w pracy w ustalonym terminie. Pracodawca co do zasady dopuszcza go do pracy na dotychczasowym stanowisku, z uwzględnieniem sytuacji przewidzianych w przepisach, takich jak likwidacja lub upadłość pracodawcy.

Przy dłuższej nieobecności należy sprawdzić, czy aktualne są wymagane badania lekarskie oraz szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Sam fakt trwania urlopu bezpłatnego nie oznacza jednak automatycznie konieczności wykonania badań kontrolnych.

Urlop trwający co najmniej miesiąc może zmniejszyć wymiar urlopu wypoczynkowego, jeżeli nieobecność przypada w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik wraca do pracy. Wymiar obniża się proporcjonalnie do okresu, w którym pracownik nie pozostawał w dyspozycji pracodawcy. Szczegółowe rozliczenie zależy między innymi od dat urlopu oraz tego, czy pracownik wykorzystał wcześniej urlop wypoczynkowy.

Na co szczególnie uważać?

Największe ryzyko wiąże się z ubezpieczeniem zdrowotnym. Po 30 dniach urlopu bezpłatnego pracownik nie korzysta już ze świadczeń zdrowotnych na podstawie ubezpieczenia z tytułu zatrudnienia. Przed rozpoczęciem dłuższej przerwy powinien sprawdzić, czy będzie objęty innym ubezpieczeniem.

W czasie urlopu nie przysługuje także zasiłek chorobowy za okres niezdolności do pracy przypadający na urlop. Nie należy rozpoczynać nieobecności bez uzyskanej zgody pracodawcy, ponieważ sam wniosek nie zawiesza obowiązku świadczenia pracy.

Urlop bezpłatny a inne rodzaje urlopów

Urlop bezpłatny różni się od urlopu szkoleniowego i okolicznościowego. Urlop szkoleniowy służy przygotowaniu do określonych egzaminów i jest związany z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Urlop okolicznościowy przysługuje w konkretnych sytuacjach osobistych lub rodzinnych, a pracodawca ma obowiązek go udzielić po spełnieniu ustawowych przesłanek. W przypadku urlopu bezpłatnego nie ma wynagrodzenia, a zgoda pracodawcy nie jest automatyczna.

Urlop bezpłatny wymaga pisemnego wniosku i zgody pracodawcy. Przed jego rozpoczęciem trzeba uwzględnić brak wynagrodzenia, brak składek oraz utratę ubezpieczenia zdrowotnego po 30 dniach. Co do zasady okres ten nie zwiększa stażu pracy, poza urlopem udzielonym na pracę u innego pracodawcy na podstawie art. 174¹ Kodeksu pracy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.