Tak, przy umowie zlecenie trzeba potwierdzać liczbę godzin wykonania zlecenia w większości przypadków. Nie jest to jednak ewidencja czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy, lecz dokumentacja wymagana przez ustawę o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Jej celem jest wykazanie, że zleceniobiorca otrzymał co najmniej minimalną stawkę godzinową.
Skąd wynika obowiązek potwierdzania godzin?
Umowa zlecenie jest regulowana przez Kodeks cywilny, a nie przez Kodeks pracy. Nie stosuje się więc do niej pracowniczych zasad dotyczących norm dobowych, tygodniowego czasu pracy czy ewidencji prowadzonej dla pracowników.
Od 1 stycznia 2017 r. obowiązuje jednak minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług. W związku z tym strony muszą ustalić sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia. Dokument powinien pozwolić sprawdzić, czy wypłacone wynagrodzenie odpowiada co najmniej minimalnej stawce obowiązującej w danym okresie.
Przepisy chronią w ten sposób obie strony. Zleceniobiorca może wykazać, ile godzin rzeczywiście przepracował, a zleceniodawca ma dowód prawidłowego rozliczenia. Za naruszenie przepisów dotyczących minimalnej stawki godzinowej grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Sama ustawa nie nakazuje prowadzenia konkretnego formularza pod nazwą „ewidencja czasu pracy”. Wymaga natomiast posiadania informacji potwierdzających liczbę godzin.
Jak dokumentować godziny przy umowie zlecenie?
Strony mogą wybrać papierową albo elektroniczną formę dokumentowania. Może to być miesięczne zestawienie, oświadczenie zleceniobiorcy, lista godzin zaakceptowana przez zleceniodawcę lub zapis w systemie informatycznym. Najważniejsze, aby dokument był czytelny, możliwy do powiązania z konkretną umową i dostępny przed wypłatą wynagrodzenia.
Jeżeli umowa nie określa sposobu potwierdzania godzin, zleceniobiorca powinien przekazać zleceniodawcy informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przed terminem wypłaty wynagrodzenia.
Dokumentacja powinna obejmować co najmniej następujące elementy:
- Dane zleceniobiorcy – pozwalające jednoznacznie ustalić, której umowy dotyczy dokument.
- Daty wykonywania zlecenia – z podaniem okresu rozliczeniowego.
- Godziny rozpoczęcia i zakończenia czynności – jeżeli sposób rozliczenia wymaga takiej szczegółowości.
- Łączną liczbę godzin wykonania zlecenia w danym okresie.
- Potwierdzenie lub akceptację zleceniobiorcy i zleceniodawcy, na przykład podpis albo zatwierdzenie elektroniczne.
Obowiązek dokumentowania zależy przede wszystkim od sposobu rozliczenia i od tego, czy wynagrodzenie można odnieść do liczby godzin:
| Typ wynagrodzenia | Obowiązek potwierdzania godzin | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Stawka godzinowa | Tak | Liczba godzin jest potrzebna do sprawdzenia wynagrodzenia i minimalnej stawki godzinowej. |
| Miesięczna kwota powiązana z czasem wykonywania zlecenia | Tak | Trzeba ustalić, czy wypłacona kwota zapewnia minimum za każdą godzinę. |
| Ryczałt niezależny od liczby godzin | Zależy od warunków umowy i ustawowych wyjątków | Jeżeli wynagrodzenie nie odnosi się do czasu, szczegółowe zestawienie godzin może nie być wymagane, lecz dokumentacja może nadal chronić strony. |
| Wynagrodzenie prowizyjne | Zależy od spełnienia warunków ustawowego wyłączenia | Sama prowizja nie wystarcza. Znaczenie ma także autonomia zleceniobiorcy co do miejsca i czasu wykonywania zlecenia. |
Jak wdrożyć dokumentowanie godzin?
Zleceniodawca może uporządkować proces w kilku krokach:
- W umowie określ sposób potwierdzania liczby godzin oraz okres, za który zleceniobiorca przekazuje zestawienie.
- Wybierz formę dokumentu, na przykład papierową listę, oświadczenie, arkusz elektroniczny albo zatwierdzenie w systemie.
- Przed wypłatą wynagrodzenia zweryfikuj liczbę godzin i porównaj ją z należną stawką.
- Przechowuj umowę, ustalenia dotyczące potwierdzania godzin oraz same zestawienia przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.
Jeżeli umowa została zawarta bez określenia tej procedury, nie oznacza to braku obowiązku dokumentowania. W takiej sytuacji należy odebrać od zleceniobiorcy informację o liczbie godzin przed wypłatą. Forma papierowa i elektroniczna są dopuszczalne, o ile pozwalają odtworzyć treść dokumentu i ustalić, kto go złożył lub zaakceptował.
Kiedy potwierdzanie godzin może nie być wymagane?
Ustawa przewiduje sytuacje, w których przepisy o minimalnej stawce godzinowej i związanym z nią potwierdzaniu godzin nie mają zastosowania. Dotyczy to w szczególności:
- Wynagrodzenia prowizyjnego, gdy zleceniobiorca samodzielnie decyduje o miejscu i czasie wykonania zlecenia.
- Całodobowej opieki nad osobą lub grupą osób, jeżeli opieka jest sprawowana nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jedna doba.
- Osób skierowanych do wykonywania zlecenia lub świadczenia usług na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych, w zakresie, w którym obowiązki ewidencyjne obciążają pracodawcę użytkownika.
Wyjątki trzeba oceniać łącznie z rzeczywistymi warunkami współpracy. Jeżeli zleceniobiorca formalnie otrzymuje prowizję, ale wykonuje czynności w narzuconych godzinach i miejscu, samo nazwanie wynagrodzenia prowizją może nie wystarczyć do zastosowania wyłączenia.
Co grozi za brak dokumentacji?
Brak konkretnego formularza nie oznacza automatycznie naruszenia przepisów, ponieważ ustawa pozostawia stronom swobodę co do formy. Problem pojawia się wtedy, gdy zleceniodawca nie potrafi wykazać liczby godzin ani potwierdzić wypłaty co najmniej minimalnej stawki. W takim przypadku może mieć trudności podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, a naruszenie zasad wypłaty minimalnej stawki może skutkować grzywną.
Najbezpieczniej jest ustalić procedurę już w umowie i zachować dokumenty przez wymagane 3 lata. Nawet przy ryczałcie lub rozliczeniu prowizyjnym uproszczone zestawienie może ograniczyć ryzyko sporu o zakres wykonanych czynności i wysokość należnego wynagrodzenia.
