Zwolnienie lekarskie przerywa urlop wypoczynkowy, ale go nie odbiera. Dni objęte e-ZLA nie są traktowane jako wykorzystany urlop. Pracodawca powinien przesunąć je na późniejszy termin, a jeśli przed końcem zatrudnienia nie da się już udzielić urlopu w naturze, wypłacić ekwiwalent pieniężny.
Choroba podczas urlopu – co dzieje się z niewykorzystanymi dniami?
Zasada wynika z art. 165 i 166 Kodeksu pracy. Pierwszy przepis dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie, a drugi – choroby, która pojawiła się już w trakcie urlopu. W obu przypadkach okres pokrywający się ze zwolnieniem lekarskim nie powinien zostać rozliczony jako urlop wypoczynkowy.
Urlop zostaje przesunięty na późniejszy termin. Choroba nie powoduje więc przepadku dni wolnych ani automatycznego zmniejszenia prawa do urlopu. Za dni niezdolności do pracy pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe albo zasiłek chorobowy, a nie wynagrodzenie urlopowe.
Jakie formalności są potrzebne?
Elektroniczne zwolnienie lekarskie, czyli e-ZLA, jest przekazywane przez system do ZUS, a pracodawca może uzyskać do niego dostęp. Pracownik nie musi składać osobnego wniosku o anulowanie urlopu obejmującego dni choroby. Dobrą praktyką jest jednak szybkie poinformowanie pracodawcy o zwolnieniu i sprawdzenie, czy ewidencja czasu pracy oraz ewidencja urlopowa zostały poprawione.
Sama niedyspozycja bez zwolnienia lekarskiego nie wystarcza do przerwania urlopu. Jeżeli pracownik źle się czuje, ale nie ma e-ZLA obejmującego zaplanowane dni wolne, pracodawca co do zasady nie ma podstaw, aby automatycznie zmienić ich kwalifikację.
Pracownik powinien wykonać przede wszystkim następujące czynności:
- Poinformować pracodawcę, że zwolnienie lekarskie obejmuje dni wcześniej zaplanowanego urlopu.
- Sprawdzić, czy e-ZLA zawiera właściwe daty i zostało prawidłowo przekazane do systemu ZUS.
- Upewnić się, że dni choroby nie zostały wykazane jako wykorzystany urlop.
- Po zakończeniu zatrudnienia sprawdzić świadectwo pracy oraz końcowe rozliczenie urlopu.
Jeżeli urlop został udzielony przed rozpoczęciem choroby, dni poprzedzające początek e-ZLA pozostają urlopem. Przesunięciu podlega tylko niewykorzystana część przypadająca na okres niezdolności do pracy.
Choroba a rozwiązanie umowy o pracę
Decydujące znaczenie ma to, czy stosunek pracy nadal trwa. Jeżeli pracownik wróci do pracy przed końcem umowy, pozostały urlop może zostać udzielony w późniejszym terminie. Jeżeli jednak umowa rozwiąże się albo wygaśnie, zanim pracownik wykorzysta urlop w naturze, zastosowanie ma art. 171 Kodeksu pracy.
| Sytuacja | Skutek dla urlopu | Wypłata ekwiwalentu |
|---|---|---|
| Umowa nadal trwa po zakończeniu choroby | Niewykorzystany urlop przesuwa się na późniejszy termin. | Nie, ponieważ urlop powinien zostać wykorzystany w naturze. |
| Umowa kończy się w czasie zwolnienia lekarskiego | Urlop pozostaje niewykorzystany do dnia ustania zatrudnienia. | Tak, za urlop zaległy i bieżący należny za okres zatrudnienia. |
| Bezpośrednio po jednej umowie zawierana jest kolejna z tym samym pracodawcą | Strony mogą uzgodnić wykorzystanie urlopu podczas kolejnej umowy. | Nie, jeżeli zawarto takie uzgodnienie. |
Ekwiwalent obejmuje zarówno urlop zaległy, jak i urlop bieżący należny proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w roku, w którym kończy się umowa. Jest to wyjątek od zasady wykorzystywania urlopu w naturze. Sam fakt długiej choroby nie tworzy prawa do ekwiwalentu, jeżeli zatrudnienie nadal trwa.
W okresie wypowiedzenia pracodawca może udzielić urlopu bez odrębnej zgody pracownika. Nie może jednak zaliczyć na urlop dni objętych zwolnieniem lekarskim. Przy rozwiązaniu umowy za porozumieniem stron również trzeba rozliczyć urlop do dnia ustania zatrudnienia. Choroba potwierdzona e-ZLA nadal uniemożliwia uznanie tych dni za urlop.
Sprawdź także: Ile może trwać zwolnienie lekarskie po ustaniu zatrudnienia?
Jak obliczyć ekwiwalent po długiej chorobie?
Ekwiwalent ustala się według zasad określonych w przepisach o wynagrodzeniu za urlop. Uwzględnia się składniki stałe oraz zmienne wynagrodzenia. W 2026 roku przy pełnym etacie stosuje się współczynnik ekwiwalentu 20,92. Dla części etatu współczynnik obniża się proporcjonalnie.
Przy długiej chorobie problemem może być brak wynagrodzenia w miesiącach, które normalnie przyjęto by do obliczeń. W takim przypadku nie należy automatycznie przyjmować zerowej podstawy. Trzeba cofnąć się do wcześniejszych miesięcy, w których pracownik otrzymywał odpowiednie składniki wynagrodzenia.
Zobacz także: L4 na miesiąc – czy można otrzymać zwolnienie lekarskie na tak długo?
Obliczenie przebiega zasadniczo w następujących etapach:
- Ustalenie podstawy – uwzględnia się stałe wynagrodzenie z miesiąca nabycia prawa do ekwiwalentu oraz zmienne składniki zgodnie z okresem, za który przysługują.
- Cofnięcie się do wcześniejszych miesięcy – jeżeli w wymaganym okresie pracownik przez pełne miesiące chorował i nie otrzymywał składników zmiennych, bierze się pod uwagę najbliższe miesiące, w których takie wynagrodzenie mu przysługiwało.
- Podział przez współczynnik i normę dobową – podstawę dzieli się przez współczynnik ekwiwalentu, a następnie przez liczbę godzin dobowej normy czasu pracy, zwykle 8.
- Pomnożenie przez liczbę godzin urlopu – otrzymaną stawkę godzinową mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.
Składniki zmienne przysługujące za okres nie dłuższy niż miesiąc zwykle uwzględnia się na podstawie średniej z trzech miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. Przy składnikach za okresy dłuższe niż miesiąc stosuje się zasadniczo średnią z dwunastu miesięcy. Jeżeli choroba obejmowała część tych okresów, wynagrodzenie może wymagać uzupełnienia zgodnie z rozporządzeniem urlopowym.
Na co uważać przy rozliczeniu?
Choroba nie jest urlopem, dlatego nie można jednocześnie wykazać tych samych dni jako niezdolności do pracy i urlopu wypoczynkowego. Ekwiwalent nie jest też zamiennikiem urlopu w czasie trwania umowy. Powstaje dopiero wtedy, gdy stosunek pracy ustaje i nie ma już możliwości udzielenia urlopu w naturze.
Ekwiwalent staje się należny w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Co do zasady powinien zostać rozliczony przy zakończeniu zatrudnienia, bez nieuzasadnionego opóźnienia. Jeżeli pracodawca nie wypłaci należności albo błędnie wykazuje urlop w dokumentach, pracownik może zażądać korekty i wypłaty brakującej kwoty.
Po ustaniu zatrudnienia może pojawić się także prawo do zasiłku chorobowego, ale jest to odrębne świadczenie. Nie wpływa na prawo do ekwiwalentu za urlop niewykorzystany do dnia rozwiązania umowy. Jego przyznanie zależy od dodatkowych warunków określonych w przepisach zasiłkowych.
Przeczytaj też: Zwolnienie lekarskie a emerytura – jak wpływa na świadczenie?
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego ekwiwalentu, ewidencji czasu pracy lub świadectwa pracy warto skonsultować dokumenty ze specjalistą prawa pracy.
