Wielu przedsiębiorców staje obecnie przed trudnym zadaniem przygotowania e-sprawozdania finansowego, do 31 marca 2020 roku za rok 2019. Przygotowani znają już przepisy, przeczytali poradniki teoretyczne, cały czas jednak pojawiają się problemy i pytania w wykorzystaniu narzędzi i pracy nad e-sprawozdaniami w praktyce. Na tej podstawie, wyłoniono trzy zagadnienia kluczowe dla praktycznej strony e-sprawozdania w 2020 roku.
1 – zasady sporządzenia dokumentu elektronicznego
E-sprawozdanie to nic innego, jak elektroniczna postać zeznania finansowego, przygotowywanego zgodnie z zasadami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (zwana dalej ustawa o rachunkowości). Zgodnie z art. 45 ust 1f, należy przygotować je w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym podpisem zaufanym lub podpisem osobistym. Sprawozdania finansowe określonych jednostek dodatkowo powinny zostać sporządzone w ściśle weryfikowalnej strukturze logicznej oraz formacie.
Wyciąg z przepisów
Ustawa o rachunkowości
art. 45 […]
1f. 9 Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
1g. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
2 – Podpis kwalifikowany, podpis zaufany i podpis osobisty
Zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości elektroniczny druk e-sprawozdania finansowego można podpisać na trzy sposoby:
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Podpis zaufany
- Podpis osobisty,
które w praktyce oznaczają:
Ad. 1 Kwalifikowany podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest rodzajem podpisu elektronicznego, funkcjonującym i możliwym do zweryfikowania za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Składany jest za pomocą specjalnego urządzenia elektronicznego.
Ad. 2 Podpis zaufany
Podpis zaufany to rodzaj elektronicznego podpisu, składanego przez użytkownika konta e-administracji ePUAP. Podpis ten wskazuje jednoznacznie na osobę, która podpisuje dokument i identyfikuje podpis z jego kontem ePUAP.
Ad. 3 Podpis osobisty
Podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny, zgodny z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, który weryfikuje się za pomocą specjalnego certyfikatu podpisu osobistego.
3 – Gdzie złożyć e-sprawozdanie
E-sprawozdanie należy złożyć w formie elektronicznej przez internet. Przesłać e-sprawozdanie można albo do Krajowego Rejestru Sadowego, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości, ALBO do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej KAS) za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Miejsce do którego należy przesłać e-sprawozdanie zależy od rodzaju podmiotu, którego dotyczy dana deklaracja.
