Pracodawca ma obowiązek wydać zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach na wniosek pracownika. Dokument przydaje się między innymi przy ubieganiu się o kredyt, świadczenie, miejsce w przedszkolu lub przedłożeniu informacji w urzędzie. Poniżej znajdziesz wzór oraz wskazówki, jak go prawidłowo przygotować.
Co powinno zawierać zaświadczenie o wynagrodzeniu?
Zwykłe zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach nie ma jednego, ustawowego formularza. Jego treść trzeba jednak dopasować do celu, w jakim pracownik składa dokument. Bank może wymagać informacji o średnim wynagrodzeniu i zajęciach komorniczych, a przedszkole przede wszystkim potwierdzenia zatrudnienia rodziców.
W dokumencie należy podać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować pracownika, informacje o stosunku pracy oraz wysokość zarobków. Najczęściej wskazuje się przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto z trzech ostatnich miesięcy, ale instytucja przyjmująca zaświadczenie może wymagać innego okresu lub także kwoty netto.
| Element | Opis i wskazówka |
|---|---|
| Dane pracownika | Imię i nazwisko oraz PESEL albo serię i numer dokumentu tożsamości. |
| Informacje o zatrudnieniu | Datę rozpoczęcia pracy, stanowisko i rodzaj umowy, na przykład umowę na czas określony albo nieokreślony. |
| Wynagrodzenie | Średnią miesięczną kwotę brutto z określonego okresu. Gdy wymaga tego odbiorca dokumentu, można wskazać także wynagrodzenie netto. |
| Obciążenia wynagrodzenia | Informację o zajęciu komorniczym lub innych obciążeniach, jeżeli wymaga tego formularz albo cel zaświadczenia. |
| Dane pracodawcy | Pełną nazwę i adres pracodawcy, a także dane osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu. |
| Data, podpis i pieczęć | Datę wystawienia, podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej oraz pieczęć firmową, jeśli jest stosowana. |
Jak uzyskać zaświadczenie od pracodawcy?
Przepisy nie narzucają jednej procedury składania wniosku, chyba że zasady obowiązujące w firmie wynikają z regulaminu lub wewnętrznej instrukcji. Wniosek można złożyć w formie papierowej, a często także pocztą elektroniczną. Powinien wskazywać cel dokumentu i ewentualne wymagania instytucji, która go zażądała.
Postępowanie zwykle wygląda następująco:
- Złóż do pracodawcy lub działu kadr wniosek o wystawienie zaświadczenia.
- Podaj cel dokumentu oraz zakres informacji wymagany przez bank, urząd lub inną instytucję.
- Pracodawca albo kadry przygotują dokument na podstawie danych z akt osobowych i ewidencji płacowej.
- Sprawdź, czy zaświadczenie zostało podpisane i opatrzone datą przed przekazaniem go odbiorcy.
Podstawą obowiązku pracodawcy jest art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który obejmuje wydawanie pracownikowi dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca nie powinien odmawiać wystawienia zaświadczenia ani uzależniać jego wydania od nieuzasadnionych warunków. W razie odmowy pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy.
Zaświadczenie dla banku a formularz ZUS ERP-7
Standardowy wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach można wykorzystać w sprawach bankowych, urzędowych, przedszkolnych lub innych, w których trzeba potwierdzić pracę i wysokość dochodów.
Inaczej jest w przypadku postępowania emerytalnego lub rentowego. Do tych celów należy użyć oficjalnego formularza ZUS ERP-7, czyli zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu. Nie zastępuje go dowolny wzór przygotowany przez pracodawcę. Aktualny druk trzeba pobrać z portalu ZUS i wypełnić zgodnie z instrukcją do formularza.
Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach: [pobierz plik DOCX] lub [pobierz plik PDF]. Przed użyciem sprawdź wymagania odbiorcy, ponieważ bank albo urząd może stosować własny formularz.
Lista kontrolna przed wydaniem dokumentu
Przed przekazaniem zaświadczenia pracownikowi sprawdź następujące elementy:
- Dane pracownika są zgodne z dokumentacją kadrową.
- Podano datę rozpoczęcia pracy, stanowisko i rodzaj umowy.
- Wynagrodzenie brutto obliczono za wskazany i właściwy okres.
- Uwzględniono wymagane informacje o zajęciu komorniczym.
- Dokument zawiera datę wystawienia.
- Zaświadczenie podpisała osoba upoważniona i opatrzono je pieczęcią firmową, jeśli firma jej używa.
Najważniejsze jest dopasowanie treści do celu dokumentu. Zwykły wzór wystarczy w wielu sprawach pracowniczych i administracyjnych, natomiast do ustalenia kapitału emerytalnego lub prawa do renty należy zastosować wyłącznie formularz ZUS ERP-7.
