Pracodawca musi wydać świadectwo pracy niezwłocznie w dniu ustania stosunku pracy. Chodzi o ostatni dzień zatrudnienia, czyli dzień rozwiązania albo wygaśnięcia umowy o pracę. Jest to obowiązek wynikający z art. 97 Kodeksu pracy, a nie decyzja zależna od uznania pracodawcy.
Kiedy powstaje obowiązek wydania świadectwa pracy?
Świadectwo pracy otrzymuje osoba zatrudniona na podstawie stosunku pracy, niezależnie od rodzaju umowy i sposobu jej zakończenia. Dokument wydaje się po rozwiązaniu lub wygaśnięciu umowy, a nie przed końcem zatrudnienia. Pracodawca nie powinien więc wystawiać świadectwa w dniu poprzedzającym ustanie stosunku pracy.
Decydująca jest data ustania stosunku pracy, nawet gdy przypada na urlop, zwolnienie lekarskie albo dzień wolny wynikający z rozkładu czasu pracy. Świadectwo potwierdza zakończony okres zatrudnienia i zawiera między innymi informacje o okresie pracy, wymiarze etatu, stanowisku oraz sposobie rozwiązania umowy.
Terminy wydania świadectwa pracy w różnych sytuacjach
Podstawowe zasady dotyczące terminu można przedstawić w następujący sposób:
| Sytuacja | Termin wydania | Co powinien zrobić pracodawca? |
|---|---|---|
| Standardowe zakończenie zatrudnienia | W dniu ustania stosunku pracy | Wydać dokument pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej. |
| Obiektywna przeszkoda, na przykład dzień wolny | W ciągu 7 dni od upływu podstawowego terminu | Przesłać świadectwo pocztą albo doręczyć je w inny sposób. |
| Kontynuacja zatrudnienia u tego samego pracodawcy | W ciągu 7 dni od otrzymania wniosku | Wydać dokument, jeśli pracownik złoży wniosek papierowo lub elektronicznie. |
Jeżeli ostatni dzień zatrudnienia przypada w sobotę, niedzielę lub inne święto, pracodawca nie może wydać świadectwa wcześniej, ponieważ umowa nadal trwa. Gdy osobiste przekazanie dokumentu w dniu ustania stosunku pracy jest obiektywnie niemożliwe, pracodawca powinien wysłać świadectwo albo doręczyć je w inny sposób w ciągu 7 dni od upływu tego terminu.
Polecamy: Zaświadczenie o zatrudnieniu – umowa zlecenie: jak je uzyskać?
Sam brak organizacji pracy nie powinien automatycznie usprawiedliwiać opóźnienia. Pracodawca powinien przygotować dokument z wyprzedzeniem, aby był gotowy na dzień zakończenia zatrudnienia.
Co zmienia kolejna umowa z tym samym pracodawcą?
Jeżeli pracodawca nawiąże z pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania albo wygaśnięcia poprzedniego, nie musi wydawać świadectwa z własnej inicjatywy. Dokument sporządza wtedy na wniosek pracownika.
Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które dotychczas nie wydano świadectwa. Pracodawca ma 7 dni od otrzymania wniosku na wydanie dokumentu. Wyjątek dotyczy wyłącznie kontynuacji zatrudnienia na podstawie kolejnego stosunku pracy. Sama późniejsza współpraca na podstawie umowy zlecenia lub działalności gospodarczej nie zwalnia z obowiązku wydania świadectwa.
Świadectwa pracy nie można zatrzymać za nierozliczony sprzęt
Pracodawca nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od wcześniejszego rozliczenia się pracownika. Dotyczy to między innymi zwrotu laptopa, telefonu, kluczy, odzieży roboczej, karty płatniczej lub podpisania karty obiegowej.
Ewentualne roszczenia dotyczące powierzonego mienia pracodawca może dochodzić osobno. Nie dają one podstawy do zatrzymania dokumentu ani do zobowiązania pracownika, by osobiście odebrał świadectwo w siedzibie firmy.
Co zrobić, gdy świadectwo jest spóźnione albo zawiera błąd?
W razie problemów pracownik może podjąć następujące działania:
- Skontaktuj się z pracodawcą – poproś o wydanie świadectwa i zachowaj dowód tej wiadomości lub pisma.
- Złóż wniosek o sprostowanie – jeżeli dokument zawiera nieprawdziwe dane, masz 14 dni od jego otrzymania na wystąpienie do pracodawcy o poprawienie treści.
- Sprawdź odpowiedź pracodawcy – pracodawca ma 7 dni na wydanie nowego świadectwa albo przekazanie informacji o odmowie sprostowania.
- Skieruj sprawę do sądu pracy – po odmowie sprostowania pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu. Do sądu można także zwrócić się o zobowiązanie pracodawcy do wydania dokumentu.
Niewydanie świadectwa pracy w terminie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z przekazanymi przepisami pracodawcy grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł, a od 8 lipca 2026 r. – od 2000 do 60 000 zł. Właściwy organ może także zostać zawiadomiony przez Państwową Inspekcję Pracy.
Jeżeli brak świadectwa albo jego błędna treść spowodowały konkretną szkodę, pracownik może dochodzić odszkodowania na zasadach określonych w Kodeksie pracy. Maksymalnie obejmuje ono wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy jednak niż 6 tygodni.
Przeczytaj też: Świadectwo pracy – co mówi o nim Kodeks pracy?
Najważniejsza zasada jest prosta: świadectwo pracy powinno zostać wydane w dniu ustania zatrudnienia. Siedmiodniowy termin dotyczy szczególnych sytuacji, takich jak obiektywna niemożność przekazania dokumentu albo wydanie go na wniosek pracownika przy kontynuacji zatrudnienia.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.
