Akta osobowe pracownika prowadzi się w czterech częściach oznaczonych literami A, B, C i D. „Teczka” jest nazwą potoczną – w praktyce może to być skoroszyt albo segregator A4 z mechanizmem spinającym i przekładkami. Dokumenty trzeba układać w odpowiedniej części, chronologicznie oraz w sposób zabezpieczający dane osobowe.
Czym jest teczka akt osobowych?
Akta osobowe to dokumentacja związana z ubieganiem się o zatrudnienie, przebiegiem stosunku pracy, jego zakończeniem oraz odpowiedzialnością porządkową pracownika. Obowiązek ich prowadzenia wynika z przepisów prawa pracy, w tym z rozporządzenia dotyczącego dokumentacji pracowniczej.
Przepisy nie wymagają użycia konkretnego produktu o nazwie „teczka”. To określenie stosowane w praktyce biurowej. Funkcję tę może pełnić skoroszyt, segregator lub specjalny komplet z wewnętrznymi mechanizmami i przekładkami. Najważniejsze jest zachowanie wymaganego podziału, trwałości dokumentów i poufności danych.
Jak podzielić akta osobowe na części A, B, C i D?
Każda część powinna być wyraźnie oddzielona przekładką. Dokumenty przypisuje się do niej zgodnie z ich związkiem z etapem zatrudnienia, a nie wyłącznie według daty wpływu do działu kadr.
| Część | Przeznaczenie | Przykładowe dokumenty |
|---|---|---|
| A | Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie | Kwestionariusze, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, świadectwa pracy, skierowania i orzeczenia związane z badaniami wstępnymi |
| B | Dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy | Umowa o pracę, zakres obowiązków, oświadczenia pracownika, dokumenty urlopowe, badania okresowe i inne dokumenty związane z zatrudnieniem |
| C | Dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy | Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące zakończenia zatrudnienia |
| D | Dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika | Odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z zastosowaniem kary porządkowej |
Część D została wyodrębniona wraz ze zmianami przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. Dokumenty umieszcza się w niej tylko wtedy, gdy dotyczą odpowiedzialności porządkowej pracownika. Nie należy traktować tej części jako miejsca na dowolne notatki służbowe.
Segregator czy skoroszyt – co wybrać?
Wybór nośnika zależy przede wszystkim od liczby dokumentów, przewidywanej długości zatrudnienia i sposobu pracy działu kadr. Najczęściej stosuje się format A4, ponieważ odpowiada on standardowym dokumentom pracowniczym.
Skoroszyt jest lżejszy i zajmuje mniej miejsca. Sprawdza się przy niewielkiej liczbie dokumentów, zwłaszcza na początku zatrudnienia. Segregator ma zwykle większą pojemność, jest trwalszy i łatwiej rozbudować go o kolejne dokumenty. Przy wieloletnim zatrudnieniu może być potrzebny model z szerszym grzbietem, nawet do 65 mm.
Niezależnie od wybranego produktu, teczka powinna umożliwiać oddzielenie wszystkich czterech części. Przydatne wyposażenie obejmuje:
- Przekładki A, B, C i D – oddzielają części akt i ułatwiają szybkie odnalezienie dokumentów.
- Mechanizm spinający – utrzymuje dokumenty w stałym układzie i ogranicza ryzyko ich zagubienia.
- Trwałą okładkę – chroni dokumentację przed zagięciem, zabrudzeniem i uszkodzeniem podczas przechowywania.
- Miejsce na opis – pozwala oznaczyć teczkę bez konieczności otwierania jej przy każdym wyszukiwaniu.
W praktyce można spotkać skoroszyty z kilkoma niezależnymi mechanizmami. Takie rozwiązanie ułatwia przeglądanie jednej części akt bez wyjmowania pozostałych dokumentów.
Jak prowadzić teczkę pracownika krok po kroku?
Fizyczne uporządkowanie dokumentacji można oprzeć na następującej kolejności:
- Wybierz nośnik dopasowany do liczby dokumentów i przewidywanego okresu zatrudnienia. Przy małej objętości wystarczy skoroszyt, a przy rozbudowanej dokumentacji lepiej zastosować segregator.
- Włóż przekładki oznaczone literami A, B, C i D. Jeżeli produkt nie ma ich w komplecie, zastosuj osobne przekładki przeznaczone do akt osobowych.
- Wpinaj dokumenty do właściwej części i zachowuj porządek chronologiczny. W ramach każdej części najnowsze dokumenty powinny być rozmieszczane w sposób przyjęty w organizacji, konsekwentnie dla całego zbioru.
- Po zakończeniu zatrudnienia uzupełnij część C, uporządkuj całość i przenieś dokumentację do miejsca przechowywania przeznaczonego dla akt pracowniczych.
Na co uważać przy przechowywaniu akt?
Akta osobowe zawierają dane osobowe, dlatego dostęp do nich powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione. Dokumentację należy przechowywać w sposób ograniczający ryzyko wglądu osób postronnych, zniszczenia lub wyniesienia dokumentów.
Nie zostawiaj teczek na otwartych biurkach ani w ogólnodostępnych pomieszczeniach. W praktyce właściwym rozwiązaniem jest zamykana szafa lub inne zabezpieczone miejsce, a także kontrola dostępu do kluczy i dokumentacji. Zasady organizacyjne powinny uwzględniać wymagania RODO dotyczące poufności, integralności i bezpieczeństwa danych.
Najczęstsze problemy wynikają z braku przekładek, wkładania dokumentów do niewłaściwej części oraz przechowywania akt w nietrwałych, niezabezpieczonych opakowaniach. Dobrze dobrany segregator lub skoroszyt nie zastępuje procedury, ale ułatwia jej konsekwentne stosowanie.
Najważniejsze jest połączenie czterech elementów: podziału A–D, przekładek, chronologicznego porządku i ograniczonego dostępu. Dzięki temu teczka pracownika pozostaje czytelna zarówno podczas bieżącej obsługi, jak i po zakończeniu zatrudnienia.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przy nietypowych przypadkach dotyczących dokumentacji pracowniczej warto zweryfikować sposób postępowania z osobą zajmującą się prawem pracy.
