Ewidencja pracowników obejmuje nie tylko kartę czasu pracy. Pracodawca musi prowadzić także dokumentację osobową, rejestry BHP oraz wykazy związane z rodzajem wykonywanej pracy. Brak wymaganej ewidencji może zostać uznany za wykroczenie przeciwko prawom pracownika i skutkować grzywną od 1000 do 30 000 zł na podstawie art. 281 Kodeksu pracy.
Ewidencja pracowników – jakie obowiązki ma pracodawca?
Dokumentacja pracownicza służy nie tylko celom administracyjnym. Na jej podstawie pracodawca rozlicza wynagrodzenie, urlopy, nadgodziny i nieobecności, a także wykazuje, że przestrzega przepisów o czasie pracy i bezpieczeństwie. Zakres dokumentacji zależy od liczby zatrudnionych osób, systemu czasu pracy, rodzaju działalności oraz zagrożeń występujących na stanowiskach.
Trzeba rozróżnić trzy grupy dokumentów. Pierwszą stanowi dokumentacja pracownicza, w tym akta osobowe i dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Drugą jest ewidencja czasu pracy, prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika. Trzecią tworzą rejestry i wykazy wymagane przez przepisy BHP albo charakter określonych prac.
Ewidencja czasu pracy – fundament rozliczeń
Art. 149 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dla każdego pracownika. Jej celem jest ustalenie prawidłowego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą oraz kontrola przestrzegania norm czasu pracy, odpoczynku i zasad udzielania dni wolnych.
Ewidencja powinna pozwalać odtworzyć rzeczywisty przebieg pracy w poszczególnych dobach. Nie wystarczy samo oznaczenie, że pracownik był obecny. Zakres danych musi odpowiadać wymaganiom rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
W indywidualnej ewidencji czasu pracy należy ująć w szczególności:
- liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej;
- liczbę godzin nadliczbowych;
- liczbę godzin dyżuru, jego godzinę rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsce pełnienia;
- dni wolne od pracy wraz z oznaczeniem podstawy ich udzielenia;
- zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności wraz z ich rodzajem i wymiarem;
- czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych, jeżeli ich wykonywanie jest dozwolone w ramach przygotowania zawodowego.
Szczegółowe wskazanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy ma znaczenie między innymi przy ocenie doby pracowniczej i odpoczynku dobowego. Dane o dyżurach pozwalają ustalić, czy zachowano wymagany odpoczynek, a oznaczenie podstawy udzielenia dnia wolnego ułatwia rozliczenie pracy w niedzielę, święto albo dnia wolnego wynikającego z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.
Pełna i uproszczona ewidencja czasu pracy
Uproszczenie ewidencji nie oznacza zwolnienia z obowiązku jej prowadzenia. Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy pracowników:
- objętych systemem zadaniowego czasu pracy;
- zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy;
- otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe;
- otrzymujących ryczałt za pracę w porze nocnej.
Wobec tych osób nadal trzeba wykazywać między innymi dni wolne, zwolnienia od pracy, usprawiedliwione nieobecności i nieobecności nieusprawiedliwione. Częstym błędem jest przyjęcie, że zadaniowy czas pracy eliminuje całą dokumentację. Pracodawca nadal powinien prowadzić pozostałe dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, a także kontrolować, czy zadania można wykonywać z zachowaniem norm odpoczynku.
Ewidencję można prowadzić papierowo albo elektronicznie. W obu przypadkach pracodawca musi zapewnić kompletność, trwałość, możliwość odtworzenia danych i ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych. Dokumentacja elektroniczna powinna spełniać wymagania dotyczące zabezpieczenia, kontroli dostępu oraz integralności zapisów.
Rejestry i ewidencje BHP
Nie każdy rejestr BHP będzie obowiązkowy u każdego pracodawcy. Obowiązek zależy od tego, czy w zakładzie występują wypadki, choroby zawodowe, czynniki szkodliwe albo prace stwarzające szczególne zagrożenie. Pracodawca powinien jednak prowadzić wykazy i rejestry adekwatne do rzeczywistych warunków pracy.
| Rodzaj rejestru | Cel prowadzenia | Kiedy jest potrzebny? |
|---|---|---|
| Rejestr wypadków przy pracy | Dokumentowanie zdarzeń ustalonych na podstawie protokołów powypadkowych, niezależnie od tego, czy uznano je za wypadek przy pracy. | Gdy doszło do wypadku przy pracy albo zdarzenia rozpatrywanego w postępowaniu powypadkowym. |
| Rejestr chorób zawodowych i podejrzeń takich chorób | Utrwalanie informacji o podejrzeniu, rozpoznaniu albo braku podstaw do rozpoznania choroby zawodowej. | Gdy wystąpiło podejrzenie choroby zawodowej lub wydano odpowiednie orzeczenie albo decyzję. |
| Rejestr czynników szkodliwych | Monitorowanie prac wykonywanych w kontakcie z czynnikami chemicznymi, rakotwórczymi, mutagennymi lub biologicznymi. | Gdy na stanowiskach występuje narażenie na wskazane czynniki. |
| Wykaz osób odpowiedzialnych za pierwszą pomoc i ewakuację | Wskazanie pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy oraz działań przeciwpożarowych i ewakuacyjnych. | U każdego pracodawcy, w zakresie odpowiadającym organizacji zakładu pracy. |
Rejestr wypadków przy pracy powinien obejmować między innymi dane poszkodowanego, miejsce i datę zdarzenia, jego skutki, datę sporządzenia protokołu, ustalenie dotyczące charakteru wypadku, informacje o wniosku do ZUS oraz zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego. Dokumentację powypadkową, w tym protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku, przechowuje się przez 10 lat.
Przy rejestrze chorób zawodowych należy zachować informacje o stanowisku pracy, rodzaju wykonywanych czynności, czynniku mogącym powodować chorobę, dacie zgłoszenia podejrzenia, orzeczeniu lekarskim oraz decyzji właściwego organu. Pracodawca prowadzący prace z czynnikami rakotwórczymi, mutagennymi lub szkodliwymi czynnikami biologicznymi powinien prowadzić także odpowiednie rejestry prac i osób narażonych.
Dokumentacja dla grup szczególnych
Niektóre obowiązki powstają dopiero wtedy, gdy pracownicy wykonują określony rodzaj pracy. Dotyczy to między innymi prac w szczególnych warunkach, prac młodocianych oraz stanowisk, na których konieczne jest stosowanie odzieży roboczej lub środków ochrony indywidualnej.
Jeżeli pracodawca zatrudnia osoby wykonujące prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, może być zobowiązany do prowadzenia ewidencji na potrzeby składek na Fundusz Emerytur Pomostowych. Ewidencja obejmuje co najmniej imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, a w razie jego braku serię i numer dokumentu tożsamości. Pracodawca powinien również prowadzić wykaz stanowisk, na których wykonywane są takie prace, oraz poinformować pracownika o wpisaniu go do ewidencji.
Przy zatrudnianiu młodocianych trzeba uwzględnić dodatkowe wykazy, w tym wykaz prac lekkich oraz prac wzbronionych, których wykonywanie jest dopuszczone w ramach przygotowania zawodowego. Zakres dokumentacji powinien odpowiadać faktycznym warunkom organizacji pracy i ograniczeniom dotyczącym tej grupy.
Jeżeli na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia odzieży i obuwia roboczego albo środków ochrony indywidualnej, powinien prowadzić odrębną kartę dla każdego pracownika. Karta powinna obejmować:
- przydział odzieży i obuwia roboczego;
- przydział środków ochrony indywidualnej;
- daty wydania, przewidywany okres użytkowania i zwrotu, jeżeli ma zastosowanie;
- wypłatę ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia oraz za ich pranie i konserwację.
W przypadku działalności regulowanej, na przykład ochrony osób i mienia, mogą wystąpić dodatkowe wykazy i rejestry wynikające z przepisów branżowych. Przedsiębiorca może być zobowiązany do prowadzenia Wykazu Pracowników Ochrony, ewidencji legitymacji oraz dokumentacji potwierdzającej szkolenia, uprawnienia i zwroty legitymacji. Nie są to jednak uniwersalne elementy ewidencji pracowników, lecz obowiązki zależne od profilu działalności.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia, a po rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy co do zasady przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Jeżeli szczególny przepis przewiduje dłuższy termin, stosuje się ten dłuższy okres.
| Dokumentacja | Okres przechowywania |
|---|---|
| Ewidencja czasu pracy | W okresie zatrudnienia, a następnie co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia. |
| Akta osobowe i dokumentacja związana ze stosunkiem pracy | Co do zasady 10 lat od końca roku kalendarzowego ustania zatrudnienia, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z przepisów. |
| Dokumentacja powypadkowa | 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono postępowanie powypadkowe, zgodnie z właściwymi przepisami. |
| Dokumentacja dotycząca narażenia na czynniki szkodliwe | Termin zależy od rodzaju czynnika i przepisów szczególnych. Nie zawsze stosuje się wyłącznie ogólny termin 10-letni. |
Dokumenty papierowe należy chronić przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. W przypadku dokumentacji elektronicznej trzeba zapewnić jej integralność, dostępność, możliwość odczytu przez cały wymagany okres oraz rozwiązania pozwalające ustalić historię zmian. Przed upływem terminu przechowywania dokumentacji nie wolno usuwać jej tylko dlatego, że nie jest już potrzebna do bieżącej obsługi pracownika.
Lista kontrolna dla pracodawcy
Przed zamknięciem okresu rozliczeniowego albo przygotowaniem do kontroli PIP sprawdź, czy:
- prowadzisz indywidualną ewidencję czasu pracy dla każdego pracownika i uwzględniasz w niej godziny pracy, nadgodziny, dyżury oraz nieobecności;
- stosujesz uproszczenie wyłącznie wobec grup wskazanych w art. 149 § 2 Kodeksu pracy;
- prowadzisz rejestr wypadków przy pracy oraz przechowujesz pełną dokumentację powypadkową;
- prowadzisz rejestr chorób zawodowych i podejrzeń takich chorób, jeżeli wystąpiły przesłanki do jego prowadzenia;
- ewidencjonujesz czynniki szkodliwe oraz pracowników narażonych, gdy takie czynniki występują;
- masz wykaz osób odpowiedzialnych za pierwszą pomoc, ochronę przeciwpożarową i ewakuację;
- prowadzisz karty przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej, a także wypłaconych ekwiwalentów;
- sprawdzasz, czy w zakładzie występują prace szczególne, prace młodocianych albo inne zadania wymagające dodatkowych wykazów;
- przechowujesz dokumentację przez wymagany okres i ograniczasz dostęp do niej osobom upoważnionym.
Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy pracodawca traktuje ewidencję jako formalność i wpisuje jedynie obecność w pracy. Prawidłowa dokumentacja powinna odzwierciedlać rzeczywisty czas pracy, nieobecności, dyżury, dni wolne oraz warunki wykonywania obowiązków. Jeżeli charakter pracy powoduje dodatkowe obowiązki, zakres ewidencji trzeba rozszerzyć o właściwe rejestry i wykazy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących czasu pracy, prac szczególnych lub kontroli PIP warto skonsultować dokumentację ze specjalistą prawa pracy.
