Świadectwo pracy jest dokumentem, który pracodawca co do zasady musi wydać w dniu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Nie może uzależnić jego wydania od zwrotu sprzętu, rozliczenia zaliczki ani wykonania innych obowiązków przez pracownika. Kodeks pracy określa także treść dokumentu, terminy jego wydania, procedurę sprostowania oraz konsekwencje naruszeń.
Czym jest świadectwo pracy i kto musi je wydać?
Świadectwo pracy potwierdza najważniejsze informacje dotyczące zatrudnienia, między innymi okres i rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska oraz sposób zakończenia stosunku pracy. Pracodawca wydaje je w związku z rozwiązaniem albo wygaśnięciem umowy o pracę, niezależnie od tego, czy była to umowa na czas określony, nieokreślony czy na okres próbny.
Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy obowiązek wydania dokumentu ma charakter bezwzględny. Pracownik nie musi składać wniosku, gdy zatrudnienie się kończy i nie jest planowana kolejna umowa w ustawowym terminie. Pracodawca nie może też zatrzymać świadectwa pracy do czasu zwrotu telefonu, samochodu, dokumentów, odzieży roboczej lub innego mienia. Ewentualne rozliczenia majątkowe prowadzi się niezależnie od wydania dokumentu.
Kiedy i w jaki sposób wydaje się świadectwo pracy?
Podstawową zasadą jest wydanie świadectwa w dniu ustania stosunku pracy. Dokument można przekazać pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej. Jeżeli z obiektywnych przyczyn nie jest to możliwe, pracodawca powinien przesłać świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręczyć je w inny sposób w terminie 7 dni od upływu dnia, w którym stosunek pracy ustał.
To pracodawca powinien wykazać, że istniała obiektywna przeszkoda w wydaniu dokumentu w terminie. Sam brak organizacji pracy nie uzasadnia automatycznie opóźnienia. W praktyce znaczenie może mieć na przykład niemożność osobistego odbioru przez pracownika lub osoby upoważnionej. Wydanie może nastąpić także w postaci elektronicznej, jeżeli zachowano wymogi dotyczące tej formy, w szczególności opatrzono dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
| Scenariusz | Termin wydania | Uwagi |
|---|---|---|
| Standardowe rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy | W dniu ustania stosunku pracy | Pracownik nie musi składać wniosku |
| Obiektywna niemożność wydania dokumentu tego dnia | W ciągu 7 dni od upływu dnia ustania zatrudnienia | Dokument należy przesłać lub doręczyć w inny sposób |
| Kontynuacja zatrudnienia na kolejnej umowie zawartej w ciągu 7 dni | W ciągu 7 dni od złożenia wniosku | Wniosek może dotyczyć poprzedniego albo wcześniejszych niewydanych okresów zatrudnienia |
Jeżeli pracodawca zawiera z tą samą osobą kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej, świadectwo za wcześniejszy okres wydaje tylko na wniosek pracownika. Wniosek można złożyć w postaci papierowej albo elektronicznej i nie trzeba go składać bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy.
Co zawiera świadectwo pracy?
Szczegółową treść dokumentu określa art. 97 Kodeksu pracy oraz rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca powinien korzystać z aktualnego wzoru i wpisywać wyłącznie informacje przewidziane przepisami. Dokument nie służy do wystawiania opinii o pracowniku ani do opisywania jego zalet lub uchybień.
Do informacji obowiązkowych należą:
- okres albo okresy zatrudnienia
- wymiar czasu pracy w poszczególnych okresach
- rodzaj wykonywanej pracy, zajmowane stanowiska lub pełnione funkcje
- tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy albo podstawa prawna jej wygaśnięcia
- strona, która wypowiedziała umowę, jeżeli rozwiązanie nastąpiło za wypowiedzeniem
- okres, za który przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia
- wykorzystany urlop wypoczynkowy, bezpłatny, ojcowski, rodzicielski i wychowawczy wraz z wymaganymi podstawami prawnymi
- wykorzystane zwolnienia od pracy i inne uprawnienia wynikające z przepisów prawa pracy
- liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy
- okres czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych oraz pracy w szczególnych warunkach lub charakterze
- okresy nieskładkowe uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty
- zajęcie wynagrodzenia za pracę w postępowaniu egzekucyjnym
- uznane i niezaspokojone należności ze stosunku pracy, jeżeli nie zostały wypłacone z powodu braku środków
Na żądanie pracownika pracodawca podaje także:
- wysokość i składniki wynagrodzenia
- uzyskane kwalifikacje
- inne informacje, jeżeli ich zamieszczenie przewidują przepisy dotyczące świadectwa pracy
Nie wolno wpisywać do świadectwa ocen pracy, komentarzy, informacji o konflikcie z pracodawcą ani innych danych, których nie przewiduje prawo. Szczególnej staranności wymaga określenie trybu rozwiązania umowy, ponieważ błędna podstawa prawna może utrudnić pracownikowi korzystanie z dalszych uprawnień.
Jak sprostować błędne świadectwo pracy?
Pracownik, który zauważy nieprawdziwą, niepełną albo niezgodną z przepisami informację, może wystąpić o sprostowanie. Procedura wygląda następująco:
- Wniosek do pracodawcy – pracownik składa go w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, wskazując, które informacje wymagają zmiany.
- Rozpatrzenie wniosku – pracodawca ma 7 dni na wydanie poprawionego dokumentu albo zawiadomienie pracownika o odmowie sprostowania.
- Żądanie przed sądem pracy – po odmowie pracownik może w ciągu 14 dni wystąpić do sądu pracy. Jeżeli pracodawca nie zawiadomił o odmowie, pracownik również może skierować żądanie do sądu.
Jeżeli pracodawca sam zauważy błąd, może wydać nowe świadectwo bez oczekiwania na wniosek pracownika. Po sprostowaniu powinien przekazać dokument zgodny z aktualnym wzorem oraz odpowiednio udokumentować przyczynę jego ponownego wydania. Po upływie 14 dni pracownik nadal może zwrócić się do pracodawcy o zmianę, jednak pracodawca nie ma już obowiązku uwzględnienia takiego spóźnionego wniosku na zasadach ustawowej procedury.
Jakie są konsekwencje niewydania lub błędnego świadectwa?
Niewydanie świadectwa pracy może być wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy za naruszenie obowiązku grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Odpowiedzialność wykroczeniowa dotyczy samego niewydania dokumentu w wymaganym terminie. Państwowa Inspekcja Pracy może przeprowadzić kontrolę i zastosować przewidziane prawem środki.
Odrębną kwestią jest odszkodowanie na podstawie art. 99 Kodeksu pracy. Pracownik może go żądać, gdy wskutek niewydania świadectwa w terminie albo wydania niewłaściwego dokumentu poniósł szkodę. Musi wykazać nie tylko naruszenie obowiązku, lecz także szkodę i związek przyczynowy między działaniem pracodawcy a jej powstaniem, na przykład brak możliwości uzyskania nowej pracy z powodu wadliwego świadectwa.
Odszkodowanie obejmuje wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, maksymalnie za 6 tygodni. Pracownik może także zwrócić się do sądu pracy o zobowiązanie pracodawcy do wydania dokumentu albo dochodzić sprostowania jego treści.
Najważniejsza zasada dla pracownika i pracodawcy
Świadectwo pracy należy wydać terminowo i zgodnie ze stanem faktycznym, bez uzależniania tej czynności od rozliczeń z pracownikiem. Pracownik powinien sprawdzić dokument niezwłocznie po jego otrzymaniu, ponieważ wniosek o sprostowanie składa się w ciągu 14 dni. Pracodawca, który nie dotrzyma obowiązku albo poda nieprawdziwe dane, może ponieść zarówno odpowiedzialność wykroczeniową, jak i odszkodowawczą.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawie konkretnego sporu dotyczącego świadectwa pracy warto skonsultować się z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.
