Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę – zasady

Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracodawcę wymaga pisemnego oświadczenia, zachowania właściwego okresu wypowiedzenia oraz przestrzegania szczególnych wymogów zależnych od rodzaju umowy. Przy umowie na czas określony i nieokreślony pracodawca musi wskazać konkretną, rzeczywistą i zrozumiałą przyczynę. Błąd formalny lub nieuzasadnione wypowiedzenie może prowadzić do sporu przed sądem pracy.

Czym jest wypowiedzenie umowy przez pracodawcę?

Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy umowa o pracę rozwiązuje się przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Jest to jednostronne oświadczenie woli, dlatego do jego skutecznego złożenia nie jest potrzebna zgoda pracownika. Pracodawca musi jednak doręczyć pracownikowi dokument w formie pisemnej i dochować wymogów przewidzianych w przepisach.

Wypowiedzenie może dotyczyć umowy na okres próbny, umowy na czas określony oraz umowy na czas nieokreślony. Od rodzaju umowy zależy między innymi obowiązek podania przyczyny. Nieprawidłowo przeprowadzone wypowiedzenie nie staje się automatycznie nieważne, ale pracownik może zakwestionować je przed sądem pracy.

Jak długi jest okres wypowiedzenia?

Przy umowie na okres próbny długość wypowiedzenia zależy od długości okresu, na jaki zawarto umowę. Przy umowie na czas określony i nieokreślony decyduje staż zakładowy, czyli okres zatrudnienia u danego pracodawcy. Do tego stażu mogą być wliczane wcześniejsze okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy oraz okresy związane z przejściem zakładu pracy na innego pracodawcę.

Okres wypowiedzenia liczony w tygodniach kończy się w sobotę, a liczony w miesiącach – w ostatnim dniu miesiąca. Samo wręczenie dokumentu w dowolnym dniu nie zmienia tej zasady. Przykładowo trzymiesięczne wypowiedzenie doręczone w marcu zakończy się 30 czerwca.

Pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy przez cały okres wypowiedzenia albo jego część. W takim przypadku pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jeżeli okres wypowiedzenia wynosi co najmniej dwa tygodnie, pracownik może także mieć prawo do płatnych dni wolnych na poszukiwanie pracy – 2 dni przy wypowiedzeniu dwutygodniowym lub miesięcznym oraz 3 dni przy wypowiedzeniu trzymiesięcznym.

Co musi zawierać pismo wypowiadające umowę?

Oświadczenie powinno być przygotowane tak, aby nie pozostawiało wątpliwości co do stron, rodzaju czynności i terminu rozwiązania umowy. W dokumencie należy uwzględnić:

• Miejscowość i datę sporządzenia oświadczenia.
• Dane pracodawcy i pracownika oraz oznaczenie stron umowy.
• Datę zawarcia umowy o pracę, której dotyczy wypowiedzenie.
• Jednoznaczne oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem.
• Termin upływu okresu wypowiedzenia albo informacje pozwalające go ustalić.
• Przyczynę wypowiedzenia, gdy dotyczy ono umowy na czas określony lub nieokreślony.
• Podpis pracodawcy albo osoby posiadającej umocowanie do działania w jego imieniu.
• Pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni.
• Potwierdzenie doręczenia pisma pracownikowi.

Oświadczenie można wręczyć osobiście, przez upoważnioną osobę, przesłać przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru albo przekazać elektronicznie, jeżeli zostało opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W razie odmowy przyjęcia lub podpisania dokumentu należy sporządzić notatkę wskazującą datę, miejsce, obecne osoby i przebieg zdarzenia. Odmowa podpisu nie zastępuje doręczenia i nie powinna pozbawiać pracownika jego egzemplarza pisma.

Jak uzasadnić wypowiedzenie umowy?

Przy umowie na czas określony i nieokreślony przyczyna wypowiedzenia musi być wskazana w oświadczeniu pracodawcy. Powinna być konkretna, rzeczywista, indywidualna i zrozumiała dla pracownika. Ogólne sformułowania, takie jak „utrata zaufania” lub „potrzeby pracodawcy”, mogą okazać się niewystarczające, jeżeli nie wyjaśniają okoliczności, które doprowadziły do decyzji.

Przyczyna może dotyczyć zachowania pracownika albo sytuacji po stronie pracodawcy. W orzecznictwie Sądu Najwyższego jako możliwe przyczyny uzasadniające wypowiedzenie wskazywano między innymi nadużycie zaufania związane z konkretnym zachowaniem, długotrwałą nieobecność dezorganizującą pracę, prowadzenie działalności konkurencyjnej, likwidację stanowiska lub zmniejszenie zatrudnienia.

Pracodawca jest związany przyczyną podaną w piśmie. W późniejszym postępowaniu sądowym nie może zastąpić jej innym powodem ani uzupełnić o nowe, wcześniej niewskazane okoliczności. Opis powinien więc pozwalać pracownikowi rozpoznać, jakie zdarzenia lub działania stały się podstawą wypowiedzenia.

Inaczej wygląda sytuacja przy umowie na okres próbny. Pracodawca nie musi z własnej inicjatywy podawać przyczyny jej wypowiedzenia. Jeżeli jednak pracownik podejrzewa, że decyzja wynikała z niedozwolonego powodu, może wystąpić o wskazanie przyczyny w terminie 7 dni. Pracodawca powinien odpowiedzieć na taki wniosek w ciągu 7 dni.

Kiedy pracodawca nie może wypowiedzieć umowy?

Ochrona przed wypowiedzeniem zależy od konkretnej sytuacji pracownika i może podlegać wyjątkom. Przed wręczeniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy nie zachodzi jedna z ustawowych przeszkód, w szczególności:

• ochrona przedemerytalna, jeżeli pracownikowi brakuje nie więcej niż 4 lat do osiągnięcia wieku emerytalnego, a staż pozwoli mu uzyskać prawo do emerytury z osiągnięciem tego wieku;
• urlop wypoczynkowy lub inna usprawiedliwiona nieobecność, o ile nie upłynął okres pozwalający na rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia;
• ciąża oraz urlopy związane z rodzicielstwem;
• zakazane powody, takie jak skorzystanie z uprawnień pracowniczych, żądanie informacji, które pracodawca ma obowiązek przekazać, albo udział w szkoleniu przysługującym na podstawie przepisów lub umowy;
• działania pracownika zmierzające do uzyskania przewidywalnych i bezpiecznych warunków zatrudnienia.

Ochrona nie działa jednak w każdej sytuacji bezwzględnie. Znaczenie mogą mieć między innymi likwidacja lub upadłość pracodawcy oraz szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy. Ocena zależy od konkretnego stanu faktycznego. Jeżeli pracownik twierdzi, że wypowiedzenie było reakcją na skorzystanie z chronionego uprawnienia, pracodawca może być zobowiązany wykazać, że decyzja wynikała z innej przyczyny.

Jak wygląda konsultacja ze związkiem zawodowym?

Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, przed wypowiedzeniem umowy na czas określony lub nieokreślony trzeba ustalić, czy pracownik korzysta z jej ochrony albo czy organizacja chce bronić jego interesów. W tym celu pracodawca kieruje do związku pisemne zapytanie.

Jeżeli odpowiedź potwierdza ochronę, pracodawca przekazuje organizacji zawiadomienie o zamiarze wypowiedzenia wraz z przyczyną. Organizacja może w ciągu 5 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia albo pozostawić zawiadomienie bez odpowiedzi. Jej stanowisko nie wiąże pracodawcy, ale pracodawca powinien je rozpatrzyć przed podjęciem ostatecznej decyzji. Dokumentowanie zapytania, zawiadomienia i odpowiedzi ma znaczenie dowodowe.

Co sprawdzić przed i po wręczeniu wypowiedzenia?

Przed przekazaniem dokumentu pracodawca powinien przejść przez następujące czynności:

1. Ustal rodzaj umowy i prawidłowy okres wypowiedzenia.
2. Zweryfikuj staż zakładowy oraz termin, w którym umowa się rozwiąże.
3. Sprawdź ochronę pracownika i ewentualny obowiązek konsultacji związkowej.
4. Opisz konkretną przyczynę, jeżeli przepisy wymagają jej wskazania.
5. Przygotuj podpisane pismo z pouczeniem o 21-dniowym terminie odwołania.
6. Doręcz dokument w sposób umożliwiający wykazanie daty i faktu jego przekazania.
7. Po ustaniu zatrudnienia wydaj świadectwo pracy i wyrejestruj pracownika z ubezpieczeń społecznych w ustawowym terminie.

Pracownik może odwołać się do sądu pracy w ciągu 21 dni od doręczenia wypowiedzenia. W zależności od rodzaju umowy i okoliczności może żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania. Sąd oceni zarówno formę dokumentu i prawidłowość procedury, jak i to, czy przyczyna była prawdziwa, konkretna oraz uzasadniała zakończenie zatrudnienia.

Przed wręczeniem wypowiedzenia sprawdź przede wszystkim:

• rodzaj umowy, staż zakładowy i termin zakończenia stosunku pracy;
• formę pisemną, podpis oraz prawidłowe dane stron;
• konkretną przyczynę dla umowy na czas określony lub nieokreślony;
• pouczenie o prawie odwołania i terminie 21 dni;
• konsultację związkową, jeżeli jest wymagana;
• dowód doręczenia, procedurę wydania świadectwa pracy i wyrejestrowania z ZUS.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przepisy oraz ich interpretacja mogą się zmieniać, a prawidłowa ocena wypowiedzenia zależy od konkretnego stanu faktycznego. W przypadku wątpliwości co do przyczyny, ochrony pracownika lub procedury warto skonsultować sprawę z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.