Akta osobowe pracownika przechowuje się przez 10 albo 50 lat, zależnie od daty nawiązania stosunku pracy i złożenia raportu ZUS RIA. Dla okresu 10-letniego termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie. Przy okresie 50-letnim liczenie zaczyna się od dnia ustania stosunku pracy.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy przede wszystkim od daty rozpoczęcia zatrudnienia. Dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe pracownika, lecz także dokumenty związane ze stosunkiem pracy, między innymi ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową oraz dokumenty dotyczące wynagrodzenia.
| Data nawiązania stosunku pracy | Okres przechowywania | Sposób liczenia |
|---|---|---|
| Do 31 grudnia 1998 r. | 50 lat | Od dnia ustania stosunku pracy |
| Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., z raportem ZUS RIA | 10 lat | Od końca roku kalendarzowego, w którym złożono raport ZUS RIA |
| Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., bez raportu ZUS RIA | 50 lat | Od dnia ustania stosunku pracy |
| Od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat | Od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy |
Przy zatrudnieniu objętym 10-letnim okresem nie liczy się terminu od konkretnego dnia rozwiązania umowy. Jeżeli stosunek pracy ustał w dowolnym dniu 2025 roku, okres przechowywania rozpoczyna się z końcem 2025 roku i upływa po 10 latach liczonych od tego momentu. Przy okresie 50-letnim punktem początkowym jest natomiast dzień ustania stosunku pracy.
Kiedy okres przechowywania wynosi 10 lat?
10-letni okres obowiązuje automatycznie w przypadku stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. Może też dotyczyć wcześniejszych zatrudnień, ale tylko po spełnieniu warunku związanego z raportem informacyjnym do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Okres 10 lat stosuje się w szczególności, gdy:
- stosunek pracy został nawiązany 1 stycznia 2019 r. lub później,
- zatrudnienie przypadało na lata 1999–2018 i pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny ZUS RIA,
- raport ZUS RIA został złożony prawidłowo, a dokumentacja może być przechowywana według skróconego terminu.
ZUS RIA zawiera dane potrzebne do ustalenia świadczeń z ubezpieczeń społecznych, między innymi informacje o przychodach oraz wybranych okresach zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. samo zatrudnienie w tym okresie nie wystarcza do skrócenia terminu. Bez raportu ZUS RIA dokumentację przechowuje się przez 50 lat.
Przepisy dotyczące okresu przechowywania odnoszą się do całej dokumentacji pracowniczej związanej z danym zatrudnieniem, a nie wyłącznie do dokumentów znajdujących się w częściach A–E akt osobowych.
Co zrobić po upływie okresu przechowywania?
Pracodawca powinien poinformować pracownika wraz ze świadectwem pracy o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz skutkach nieodebrania dokumentów. Po upływie właściwego terminu postępowanie przebiega w następującej kolejności:
- Pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odbioru dokumentacji po zakończeniu okresu przechowywania.
- Były pracownik może odebrać dokumentację do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie tego okresu.
- Po upływie terminu na odbiór pracodawca ma 12 miesięcy na zniszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
W okresie przeznaczonym na odbiór dokumentacji nie można jej zniszczyć. Pracodawca ma obowiązek zapewnić jej poufność, integralność, kompletność i dostępność aż do zakończenia całej procedury.
Czy dokumentację trzeba przechowywać dłużej?
Tak. Jeżeli dokumentacja może stanowić dowód w postępowaniu sądowym, okres jej przechowywania może zostać wydłużony. Gdy pracodawca jest stroną toczącego się postępowania, przechowuje dokumenty do czasu jego prawomocnego zakończenia.
Jeżeli pracodawca dowie się o wytoczeniu powództwa albo wszczęciu postępowania, 10-letni okres przechowywania wydłuża się o 12 miesięcy. W tym czasie pracodawca powinien ustalić, czy dokumentacja będzie potrzebna w postępowaniu, a następnie poinformować byłego pracownika o możliwości jej odbioru albo o planowanym zniszczeniu.
Podstawę obowiązków dotyczących akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej stanowią przede wszystkim Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Naruszenie zasad prowadzenia lub przechowywania dokumentacji może skutkować grzywną od 1000 do 30 000 zł.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W sprawie konkretnego okresu przechowywania dokumentacji należy uwzględnić datę zatrudnienia, historię raportowania do ZUS oraz ewentualne postępowania sądowe.
