Rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę – zasady i tryb

Rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę wymaga zachowania określonego trybu, właściwej formy i terminów. Przy umowie na czas określony lub nieokreślony pracodawca musi wskazać konkretną, rzeczywistą i uzasadniającą wypowiedzenie przyczynę. Pismo powinno zawierać także pouczenie o prawie do odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni. Błędy formalne lub nieprawidłowe uzasadnienie mogą prowadzić do roszczeń pracownika.

Wymogi formalne wypowiedzenia

Wypowiedzenie jest oświadczeniem woli pracodawcy i stanowi zwyczajny sposób rozwiązania stosunku pracy. Można nim zakończyć umowę na okres próbny, czas określony albo czas nieokreślony, z zachowaniem właściwego okresu wypowiedzenia.

Zgodnie z Kodeksem pracy oświadczenie pracodawcy powinno mieć formę pisemną. Forma elektroniczna jest równoważna formie pisemnej, jeżeli dokument opatrzono kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Samo ustne przekazanie decyzji nie musi oznaczać, że stosunek pracy nadal trwa, ale narusza przepisy i może stać się podstawą odwołania pracownika do sądu pracy.

Wypowiedzenie powinno zawierać następujące elementy:

• miejscowość i datę sporządzenia dokumentu
• dane pracodawcy i pracownika
• datę zawarcia oraz oznaczenie rozwiązywanej umowy
• oświadczenie o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem wraz z określeniem terminu jego upływu
• przyczynę wypowiedzenia, gdy dotyczy umowy na czas określony albo nieokreślony
• pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy w terminie 21 dni
• podpis pracodawcy albo osoby upoważnionej do działania w jego imieniu

Przyczyna wypowiedzenia – kiedy jest obowiązkowa?

Przyczyny nie trzeba podawać w zwykłym wypowiedzeniu umowy na okres próbny. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik wystąpi z wnioskiem o wskazanie przyczyny, ponieważ podejrzewa, że wypowiedzenie było związane z zakazaną podstawą. Wniosek może złożyć w terminie 7 dni od otrzymania oświadczenia, a pracodawca powinien odpowiedzieć w ciągu 7 dni.

Przy umowie na czas określony i nieokreślony przyczyna musi zostać wskazana w treści wypowiedzenia. Powinna być konkretna, rzeczywista, indywidualna i zrozumiała dla pracownika. Nie wystarczy samo użycie ogólnego zwrotu, takiego jak „utrata zaufania” albo „niewłaściwe wykonywanie obowiązków”. Trzeba opisać okoliczności, które doprowadziły do takiej oceny.

Przepisy nie zawierają zamkniętego katalogu przyczyn wypowiedzenia. Przyczyna może dotyczyć zachowania pracownika, jego wyników lub organizacji pracy, a także sytuacji po stronie pracodawcy. W piśmie należy jednak wskazać fakty, na których pracodawca rzeczywiście opiera decyzję:

• powtarzające się lub istotne naruszanie obowiązków pracowniczych
• odmowa podporządkowania się zgodnym z prawem poleceniom dotyczącym pracy
• utrata zaufania powiązana z konkretnymi zdarzeniami
• likwidacja stanowiska albo zmniejszenie zatrudnienia
• dezorganizacja pracy spowodowana długotrwałą nieobecnością
• prowadzenie działalności konkurencyjnej lub inne zachowanie uzasadniające zakończenie zatrudnienia

W postępowaniu przed Sądem pracy pracodawca co do zasady może powoływać się na przyczynę podaną w oświadczeniu. Późniejsze przedstawienie zupełnie nowych okoliczności nie zastępuje prawidłowego uzasadnienia wypowiedzenia.

Okresy wypowiedzenia

Przy umowach na czas określony i nieokreślony długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Do stażu mogą być wliczane wcześniejsze okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy.

W przypadku umowy na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi 3 dni robocze, jeżeli próbny okres zatrudnienia nie przekracza 2 tygodni, 1 tydzień, gdy jest dłuższy niż 2 tygodnie, oraz 2 tygodnie, gdy umowę zawarto na 3 miesiące.

Dwutygodniowy okres wypowiedzenia kończy się w sobotę. Okres miesięczny i trzymiesięczny kończy się odpowiednio w ostatnim dniu miesiąca. Jeżeli pracodawca chce skrócić trzymiesięczne wypowiedzenie z powodu likwidacji lub upadłości zakładu albo przyczyn niedotyczących pracownika, może skrócić je najwyżej do miesiąca, wypłacając odszkodowanie za pozostałą część.

Doręczenie wypowiedzenia i konsultacja związkowa

Oświadczenie należy przekazać tak, aby pracownik mógł zapoznać się z jego treścią. Można wręczyć je osobiście, przekazać przez upoważnioną osobę albo wysłać przesyłką poleconą na znany adres pracownika. Dopuszczalne jest także przesłanie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Podpis pracownika na kopii pisma potwierdza odbiór, a nie zgodę z decyzją pracodawcy. Jeżeli pracownik odmawia podpisania albo przyjęcia dokumentu, pracodawca powinien sporządzić notatkę służbową z datą, miejscem, opisem przebiegu czynności i danymi osób obecnych. Odmowa podpisu nie zwalnia z obowiązku przekazania pracownikowi jego egzemplarza, jeżeli ten chce go otrzymać.

Konsultacja z organizacją związkową

Jeżeli w zakładzie działa organizacja związkowa, przed wypowiedzeniem umowy na czas określony lub nieokreślony pracodawca powinien ustalić, czy reprezentuje ona danego pracownika albo chce podjąć się jego obrony. Gdy odpowiedź jest twierdząca, pracodawca przekazuje organizacji pisemne albo elektroniczne zawiadomienie o zamiarze wypowiedzenia wraz z przyczyną.

Procedura konsultacji obejmuje następujące czynności:

1. Pracodawca pyta organizację związkową, czy pracownik jest jej członkiem albo czy organizacja podjęła się jego obrony.
2. Pracodawca przekazuje zawiadomienie o zamiarze wypowiedzenia i wskazuje przyczynę.
3. Organizacja może w terminie 5 dni zgłosić umotywowane zastrzeżenia.
4. Pracodawca rozpatruje stanowisko związku i podejmuje ostateczną decyzję.

Stanowisko organizacji związkowej nie wiąże pracodawcy, ale pominięcie wymaganej konsultacji może zostać ocenione przez sąd pracy jako naruszenie przepisów.

Przed wręczeniem wypowiedzenia pracodawca powinien sprawdzić następujące kwestie:

• staż pracy i właściwy okres wypowiedzenia
• rodzaj umowy oraz obowiązek wskazania przyczyny
• istnienie szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem
• przygotowanie pisma z pouczeniem o prawie do odwołania
• obowiązek konsultacji związkowej, jeżeli znajduje zastosowanie

Różnica między wypowiedzeniem a rozwiązaniem bez wypowiedzenia

Rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem następuje po upływie okresu wypowiedzenia. Daje pracownikowi czas na wykonywanie pracy albo na przygotowanie się do zakończenia zatrudnienia. Jest zwyczajnym trybem rozwiązania umowy i nie wymaga tak szczególnie doniosłej przyczyny jak rozwiązanie natychmiastowe.

Rozwiązanie bez wypowiedzenia kończy stosunek pracy z chwilą doręczenia oświadczenia albo w terminie wskazanym zgodnie z przepisami. Pracodawca może zastosować ten tryb między innymi w razie ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia oczywistego przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie albo zawinionej utraty uprawnień koniecznych do wykonywania pracy.

Przyczyna rozwiązania bez wypowiedzenia musi być podana w piśmie, a w przypadku rozwiązania z winy pracownika pracodawca powinien działać w ciągu miesiąca od uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej tę decyzję. Ten tryb nie może służyć do zastępowania zwykłego wypowiedzenia, gdy zachowanie pracownika nie osiąga wymaganego stopnia ciężkości.

Prawa pracownika w okresie wypowiedzenia

Do końca okresu wypowiedzenia pracownik co do zasady zachowuje prawo do wynagrodzenia i pozostaje w stosunku pracy. Pracodawca może zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy w całości albo w części, ale za okres takiego zwolnienia nadal przysługuje wynagrodzenie.

Jeżeli wypowiedzenie zostało dokonane przez pracodawcę, a okres wypowiedzenia wynosi co najmniej 2 tygodnie, pracownik może skorzystać z płatnego zwolnienia na poszukiwanie pracy:

Zwolnienie na poszukiwanie pracy udzielane jest na wniosek pracownika. Nie jest urlopem wypoczynkowym, a za niewykorzystane dni pracodawca nie wypłaca ekwiwalentu. Pracodawca może także zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia na zasadach wynikających z Kodeksu pracy.

Ochrona pracownika przed wypowiedzeniem

Przed złożeniem oświadczenia pracodawca powinien sprawdzić, czy pracownik nie korzysta ze szczególnej ochrony. Ochrona może dotyczyć między innymi:

• czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby albo innej usprawiedliwionej nieobecności
• urlopu wypoczynkowego
• ciąży oraz urlopów związanych z rodzicielstwem
• okresu ochrony przedemerytalnej, jeżeli spełnione są warunki ustawowe
• ochrony przysługującej działaczom związkowym
• pracownika korzystającego z ustawowych uprawnień, którego nie wolno zwolnić z powodu złożenia wniosku lub żądania informacji należnych na podstawie przepisów

Zakres ochrony zależy od konkretnej podstawy prawnej. Nie jest ona bezwzględna. Przykładowo szczególne zasady mogą mieć zastosowanie przy likwidacji albo upadłości pracodawcy, a rozwiązanie bez wypowiedzenia z winy pracownika rządzi się odrębnymi regułami. Przed podjęciem decyzji trzeba więc ocenić zarówno rodzaj ochrony, jak i przewidziane w przepisach wyjątki.

Roszczenia pracownika po wadliwym wypowiedzeniu

Nieprawidłowe wypowiedzenie nie staje się automatycznie nieważne, ale pracownik może zakwestionować je przed Sądem pracy. Termin na odwołanie wynosi 21 dni od doręczenia oświadczenia. Sąd może badać formę dokumentu, pouczenie, przeprowadzenie konsultacji związkowej oraz prawdziwość, konkretność i zasadność wskazanej przyczyny.

W zależności od rodzaju umowy i naruszenia pracownik może żądać:

• uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, jeżeli umowa jeszcze trwa
• przywrócenia do pracy na poprzednich warunkach
• odszkodowania w granicach określonych w Kodeksie pracy
• wyłącznie odszkodowania w przypadkach, w których przywrócenie do pracy nie jest możliwe albo dotyczy umowy na okres próbny

Największe ryzyko po stronie pracodawcy wiąże się z ogólną przyczyną, brakiem pouczenia, niezachowaniem formy pisemnej i pominięciem konsultacji związkowej. Przy wątpliwościach co do ochrony pracownika, zasadności przyczyny lub trybu rozwiązania umowy zasadne jest skorzystanie z indywidualnej porady prawnika przed wręczeniem wypowiedzenia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu umowy o pracę należy zweryfikować aktualne przepisy Kodeksu pracy oraz okoliczności konkretnej sprawy.