Świadectwo pracy – przykład wypełnienia dokumentu

Świadectwo pracy ma ustawowo określoną treść. Pracodawca wydaje je co do zasady w dniu ustania stosunku pracy, a błędne lub nieterminowe sporządzenie dokumentu może skutkować grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł oraz odpowiedzialnością odszkodowawczą. Poniższy przykład pokazuje, co wpisać w ustępach 1–8 aktualnego pomocniczego wzoru. Sam wzór można modyfikować, ale nie wolno pominąć informacji wymaganych przez art. 97 Kodeksu pracy i rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy.

Zanim wypełnisz świadectwo pracy

Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza zawrzeć z nim kolejnej umowy w ciągu 7 dni. Gdy doręczenie w tym dniu jest obiektywnie niemożliwe, dokument należy przesłać albo doręczyć w inny sposób w ciągu 7 dni od upływu tego terminu.

Jeżeli kolejny stosunek pracy z tym samym pracodawcą zostanie nawiązany w ciągu 7 dni, świadectwo za poprzedni okres wydaje się na wniosek pracownika. Wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną, a pracodawca powinien zrealizować go w ciągu 7 dni.

Wzór załączony do rozporządzenia jest pomocniczy. Można użyć własnego formularza, ale musi on zawierać pełny zakres wymaganych danych. Aktualne przepisy uwzględniają między innymi zwolnienie z powodu siły wyższej, urlop opiekuńczy i liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej.

Świadectwo pracy – przykład wypełnienia ustępów 1–8

Przed rozpoczęciem wpisywania danych sprawdź akta osobowe, umowy i aneksy, ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową oraz informacje o zajęciach wynagrodzenia. Następnie uzupełnij dokument w następującej kolejności:

1. Ustęp 1 – okres zatrudnienia i wymiar czasu pracy – wpisz imię lub imiona, nazwisko i datę urodzenia pracownika, a także okres lub okresy zatrudnienia objęte świadectwem. Wskaż każdy wymiar etatu wraz z okresem, w którym obowiązywał. Przykład: „od 1 stycznia 2022 r. do 31 marca 2024 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, od 1 kwietnia 2024 r. do 30 czerwca 2025 r. w wymiarze 1/2 etatu”. Nie wpisuje się rodzaju umowy o pracę ani imion rodziców. Jeżeli doszło do przejęcia zakładu pracy na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy, uwzględnij również wcześniejszy okres zatrudnienia.
2. Ustęp 2 – praca tymczasowa – wypełnia go agencja pracy tymczasowej. Podaj nazwę każdego pracodawcy użytkownika oraz okres wykonywania pracy, na przykład: „praca tymczasowa na rzecz ABC sp. z o.o. od 1 lutego 2025 r. do 30 kwietnia 2025 r.”.
3. Ustęp 3 – rodzaj pracy, stanowiska i funkcje – wymień wszystkie stanowiska lub funkcje zajmowane w czasie zatrudnienia, najlepiej chronologicznie. Przykład: „referent – od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2023 r., specjalista ds. kadr – od 1 stycznia 2024 r. do 30 czerwca 2025 r.” Nie ograniczaj wpisu wyłącznie do ostatniego stanowiska.
4. Ustęp 4 – tryb rozwiązania albo podstawa wygaśnięcia stosunku pracy – wskaż konkretny tryb i przepis. Przy wypowiedzeniu podaj również stronę, która złożyła oświadczenie. Przykład: „Stosunek pracy ustał w wyniku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę – art. 30 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy”. Przy porozumieniu stron wpisz: „na mocy porozumienia stron – art. 30 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy”. Nie wpisuj przyczyny wypowiedzenia, zarzutów ani opinii o pracowniku.
5. Ustęp 5 – skrócony okres wypowiedzenia – uzupełnij tylko wtedy, gdy zastosowano skrócenie na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy. Przykład: „Zastosowano skrócony okres wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ § 1 Kodeksu pracy – o 2 miesiące”. Nie wpisuje się tu skrócenia uzgodnionego przez strony na podstawie art. 36 § 6 Kodeksu pracy.
6. Ustęp 6 – urlopy, zwolnienia i inne okresy – wpisz informacje wymagane za okres zatrudnienia, którego dotyczy dokument. Przykładowe zapisy to: „wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 12 dni, w tym 2 dni na podstawie art. 167² Kodeksu pracy”, „wykorzystał urlop opiekuńczy w wymiarze 3 dni” albo „wykonywał okazjonalną pracę zdalną przez 8 dni w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy”.
7. Ustęp 7 – zajęcie wynagrodzenia – podaj dane komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych kwot, ale tylko wtedy, gdy postępowanie nadal się toczy i istnieją niezaspokojone należności. Zakończonych egzekucji nie wpisuj.
8. Ustęp 8 – informacje uzupełniające – zamieść uznane, lecz niewypłacone należności z powodu braku środków finansowych. Na żądanie pracownika można wpisać wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Nie dodawaj referencji ani subiektywnej oceny pracy.

Najwięcej błędów pojawia się w ustępie 6. Wpisuj dane zgodnie z ich funkcją, a nie wszystkie nieobecności z ewidencji. Przykłady najczęstszych pozycji przedstawia poniższa lista:

• zwolnienie z powodu działania siły wyższej – liczba wykorzystanych dni albo godzin w roku ustania zatrudnienia,
• urlop wypoczynkowy – dni lub godziny wykorzystane w roku ustania zatrudnienia oraz osobno urlop na żądanie,
• urlop bezpłatny – okres korzystania i podstawa prawna, na przykład art. 174 albo art. 174¹ Kodeksu pracy,
• urlop ojcowski, rodzicielski i wychowawczy – wykorzystany wymiar, liczba części i, gdy wymagają tego objaśnienia, dane dziecka lub podstawa prawna,
• urlop opiekuńczy – liczba dni wykorzystanych w roku kalendarzowym ustania zatrudnienia,
• zwolnienie na dziecko z art. 188 Kodeksu pracy – liczba wykorzystanych dni albo godzin,
• okazjonalna praca zdalna – liczba dni wykonanej pracy zdalnej w roku ustania zatrudnienia,
• niezdolność do pracy – liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę.

Przykład zapisu dla kilku uprawnień może wyglądać tak: „W okresie zatrudnienia pracownik wykorzystał zwolnienie od pracy przewidziane w art. 148¹ Kodeksu pracy w wymiarze 8 godzin, urlop opiekuńczy w wymiarze 2 dni oraz wykonywał okazjonalną pracę zdalną przez 6 dni w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy”.

W ustępie 6 należy też wykazać służbę wojskową, pracę w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze, dodatkowe urlopy i świadczenia oraz okresy nieskładkowe. Urlop wypoczynkowy z poprzednich lat nie jest wykazywany. Nie wpisuje się również przyczyn korzystania ze zwolnienia lekarskiego.

Tryb rozwiązania umowy i podstawa prawna

Podstawa prawna musi odpowiadać rzeczywistemu sposobowi ustania stosunku pracy. Najczęstsze przypadki można uporządkować następująco:

Jeżeli rozwiązanie nastąpiło w związku ze zwolnieniem z przyczyn niedotyczących pracownika, oprócz art. 30 Kodeksu pracy może być konieczne wskazanie właściwego przepisu ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Okresy nieskładkowe i zajęcia komornicze

Okresy nieskładkowe wpisuje się w zakresie wskazanym w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Mogą to być między innymi okresy pobierania wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego lub opiekuńczego oraz świadczenia rehabilitacyjnego. Wykazuje się okresy przypadające w całym zatrudnieniu objętym świadectwem, w porządku chronologicznym.

Nieusprawiedliwionej nieobecności nie wpisuje się do świadectwa pracy. Nie jest ona okresem nieskładkowym w rozumieniu przepisów emerytalnych. Podobnie nie należy automatycznie wpisywać każdego urlopu bezpłatnego ani każdej nieobecności usprawiedliwionej bez prawa do wynagrodzenia. Decyduje kwalifikacja wynikająca z przepisów ubezpieczeniowych.

W przypadku urlopu wychowawczego sprawdź, czy w danym okresie pracownik podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. W zależności od tego okres może być wykazany w ustępie dotyczącym urlopu wychowawczego, a także jako okres nieskładkowy.

Informację o zajęciu wynagrodzenia zamieszcza się tylko dla trwającego postępowania egzekucyjnego. Przykład: „Komornik Sądowy przy Sądzie Rejonowym w Poznaniu, Jan Kowalski, sygn. Kmp 123/25, potrącono 2 400 zł”. Dane muszą pozwolić kolejnemu pracodawcy skontaktować się z komornikiem i kontynuować potrącenia.

Jak sprostować błędne świadectwo pracy?

Pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o jego sprostowanie. Pracodawca powinien uwzględnić wniosek albo zawiadomić o odmowie w ciągu 7 dni. Jeżeli wniosek zostanie uwzględniony, nowe świadectwo wydaje się w ciągu 7 dni.

Po odmowie pracownik ma 14 dni od otrzymania zawiadomienia na wystąpienie do sądu pracy. Jeżeli pracodawca nie zawiadomi o odmowie, pracownik również może skierować żądanie sprostowania do sądu pracy. Po prawomocnym orzeczeniu uwzględniającym żądanie pracodawca wydaje nowe świadectwo nie później niż w ciągu 7 dni.

Nowy dokument sporządza się z aktualną, faktyczną datą. Poprzednie świadectwo należy usunąć z akt osobowych i zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. Jeżeli błąd zauważy sam pracodawca, może z własnej inicjatywy sporządzić poprawione świadectwo i przesłać je byłemu pracownikowi wraz z wyjaśnieniem przyczyny korekty.

Za niewydanie świadectwa w terminie albo wydanie dokumentu niewłaściwej treści pracownik może dochodzić odszkodowania za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, nie dłuższy niż 6 tygodni. Niezależnie od tego niewydanie dokumentu w terminie jest wykroczeniem zagrożonym grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł.

Lista kontrolna przed wydaniem dokumentu

Przed przekazaniem świadectwa pracy sprawdź wszystkie elementy formalne:

• data i miejscowość wystawienia odpowiadają rzeczywistemu dniu sporządzenia dokumentu,
• dane pracodawcy i pracownika są zgodne z aktami osobowymi,
• ujęto wszystkie okresy zatrudnienia i wszystkie zmiany wymiaru etatu,
• wymieniono wszystkie stanowiska lub funkcje, a tryb ustania stosunku pracy zawiera właściwy przepis,
• ustęp 6 obejmuje właściwe urlopy, zwolnienia, pracę zdalną i okresy nieskładkowe,
• informacja o zajęciu wynagrodzenia dotyczy wyłącznie trwającego postępowania,
• na żądanie pracownika wpisano wynagrodzenie lub kwalifikacje,
• dokument podpisał pracodawca albo osoba upoważniona,
• zamieszczono pouczenie o 14-dniowym terminie na wniosek o sprostowanie,
• kopię świadectwa włączono do części C akt osobowych, a wymagane informacje o przechowywaniu dokumentacji sporządzono jako odrębny dokument.

Najbezpieczniej porównać gotowy dokument z aktualnym załącznikiem do rozporządzenia i objaśnieniami do wzoru. Szczególnej kontroli wymagają ustęp 4, ustęp 6 oraz dane o trwającym zajęciu komorniczym, ponieważ pomyłki w tych miejscach mogą wpływać na uprawnienia pracownika u kolejnego pracodawcy.

Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku nietypowego sposobu ustania zatrudnienia, przejęcia zakładu pracy lub sporu o treść świadectwa warto skonsultować dokument ze specjalistą prawa pracy.