Zmiana warunków umowy o pracę – jak przygotować aneks?

Zmiana warunków umowy o pracę może nastąpić za zgodą obu stron albo w trybie wypowiedzenia zmieniającego. Aneks, czyli porozumienie zmieniające, wymaga akceptacji pracownika. Wypowiedzenie zmieniające pracodawca składa jednostronnie, a odmowa nowych warunków prowadzi do rozwiązania umowy z upływem okresu wypowiedzenia.

Aneks czy wypowiedzenie zmieniające?

Wybór trybu zależy przede wszystkim od tego, czy pracownik zgadza się na proponowaną zmianę. Porozumienie zmieniające jest rozwiązaniem polubownym. Strony wspólnie ustalają nowe warunki i datę ich wejścia w życie. Jeżeli pracownik nie zaakceptuje aneksu, dotychczasowa umowa nadal obowiązuje.

Wypowiedzenie zmieniające, uregulowane w art. 42 Kodeksu pracy, pozwala pracodawcy jednostronnie wypowiedzieć dotychczasowe warunki pracy lub płacy i zaproponować nowe. Pracownik może je przyjąć albo odmówić. Odmowa nie powoduje powrotu do starych warunków, lecz co do zasady prowadzi do rozwiązania umowy po zakończeniu okresu wypowiedzenia.

Jak przygotować aneks do umowy o pracę?

Aneks jest potoczną nazwą porozumienia zmieniającego. Jego podstawę stanowi zasada swobody umów z art. 353¹ Kodeksu cywilnego, stosowana z uwzględnieniem przepisów prawa pracy. Strony mogą uzgodnić zmianę wynagrodzenia, wymiaru etatu, stanowiska, rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, a także rodzaju umowy.

Porozumienie może wprowadzać zmianę stałą albo obowiązywać tylko przez oznaczony czas. W drugim przypadku dokument powinien wskazywać datę zakończenia zmienionych warunków. Jeżeli termin rozpoczęcia zmian nie został określony, przyjmuje się, że obowiązują one od zawarcia porozumienia.

Chociaż przepisy nie zawsze uzależniają ważność porozumienia od formy pisemnej, przy zmianie warunków umowy o pracę należy sporządzić dokument na piśmie. Ułatwia on wykazanie, co dokładnie zostało uzgodnione i od kiedy obowiązuje. Aneks powinien zawierać:

• Dane stron – pracodawcy i pracownika oraz oznaczenie zawartej umowy.
• Tytuł dokumentu – na przykład „porozumienie zmieniające warunki umowy o pracę”.
• Dokładny opis zmian – z podaniem nowych warunków, takich jak wymiar etatu, wynagrodzenie, stanowisko lub miejsce pracy.
• Datę wejścia zmian w życie – a także informację, czy zmiana jest czasowa, czy stała.
• Podpisy obu stron – potwierdzające zgodne oświadczenia woli.

Odmowa podpisania aneksu nie może sama w sobie skutkować rozwiązaniem umowy. Pracodawca może wtedy pozostać przy dotychczasowych warunkach albo, jeżeli istnieją podstawy do zastosowania tego trybu, przeprowadzić wypowiedzenie zmieniające.

Za pomocą aneksu można także zmienić rodzaj umowy, na przykład umowę na czas określony na umowę na czas nieokreślony. Taka modyfikacja wymaga jednak jednoznacznej zgody obu stron i nie może naruszać przepisów ochronnych prawa pracy.

Jak przeprowadzić wypowiedzenie zmieniające?

Wypowiedzenie zmieniające jest jednostronnym oświadczeniem pracodawcy. Jednocześnie wypowiada ono dotychczasowe warunki i przedstawia propozycję nowych. Samo wskazanie, że warunki ulegną zmianie, nie wystarczy. Pracownik musi znać treść proponowanych warunków, aby móc podjąć świadomą decyzję.

Procedura powinna przebiegać w następującej kolejności:

1. Przygotuj pismo – wskaż dotychczasowe i proponowane warunki, okres wypowiedzenia oraz datę, od której nowe warunki mają obowiązywać.
2. Podaj przyczynę, gdy jest wymagana – przy umowie na czas nieokreślony pracodawca powinien wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie. Trzeba też uwzględnić ewentualną konsultację z zakładową organizacją związkową.
3. Zamieść pouczenie – pracownik musi zostać poinformowany, że może odmówić przyjęcia nowych warunków do upływu połowy okresu wypowiedzenia. Pismo powinno także zawierać pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy.
4. Doręcz pismo – pracodawca powinien zachować dowód przekazania dokumentu i zadbać o termin pozwalający na zakończenie okresu wypowiedzenia przed planowanym wprowadzeniem zmian.
5. Oczekuj na stanowisko pracownika – wyraźna odmowa skutkuje rozwiązaniem umowy po upływie okresu wypowiedzenia, a brak odmowy w terminie oznacza akceptację nowych warunków.

Połowa okresu wypowiedzenia jest granicą na złożenie odmowy, jeżeli pracodawca prawidłowo pouczył o tym pracownika. Przy trzymiesięcznym okresie wypowiedzenia termin ten przypada w połowie okresu liczonego od doręczenia pisma do końca zatrudnienia, z uwzględnieniem zasad obliczania okresu wypowiedzenia.

Jeżeli pismo nie zawiera pouczenia o prawie do odmowy, pracownik może złożyć oświadczenie o nieprzyjęciu nowych warunków aż do końca okresu wypowiedzenia. To jeden z najczęstszych błędów przy przygotowywaniu dokumentu.

Milczenie pracownika po prawidłowym pouczeniu jest traktowane jako zgoda na zaproponowane warunki. Jeżeli jednak pracownik wyraźnie odmówi, umowa rozwiąże się z upływem okresu wypowiedzenia. Wypowiedzenie zmieniające można także zakwestionować przed sądem pracy, co do zasady w terminie 21 dni od jego doręczenia.

Kiedy nie trzeba zmieniać umowy?

Nie każda zmiana organizacji pracy oznacza konieczność sporządzania aneksu albo wypowiedzenia zmieniającego. Zakres polecenia pracodawcy ograniczają jednak przepisy umowy, regulaminów, Kodeksu pracy i zasady podporządkowania pracowniczego.

Na podstawie art. 42 § 4 Kodeksu pracy pracodawca może czasowo powierzyć inną pracę bez wypowiedzenia dotychczasowych warunków, jeżeli spełnione są wszystkie poniższe warunki:

• powierzenie wynika z uzasadnionych potrzeb pracodawcy,
• okres wykonywania innej pracy nie przekracza 3 miesięcy w roku kalendarzowym,
• nowa praca odpowiada kwalifikacjom pracownika,
• powierzenie nie powoduje obniżenia wynagrodzenia.

Ten okres nie musi być wykorzystany jednorazowo. Praca powierzona czasowo nie powinna jednak całkowicie odrywać się od kwalifikacji pracownika. Jeżeli zmiana przekracza ustawowe granice albo dotyczy istotnych warunków zatrudnienia, potrzebny będzie aneks lub wypowiedzenie zmieniające.

Co wybrać przy zmianie warunków umowy?

Gdy pracownik zgadza się na nowe warunki, najlepiej zawrzeć pisemne porozumienie zmieniające. Pozwala ono dokładnie ustalić zakres i termin zmian bez ryzyka, że odmowa doprowadzi do zakończenia zatrudnienia. Wypowiedzenie zmieniające pozostaje narzędziem jednostronnym, stosowanym wtedy, gdy nie ma zgody na istotną zmianę, a pracodawca ma podstawy do jej formalnego wprowadzenia.

Przed wręczeniem takiego pisma trzeba sprawdzić okres wypowiedzenia, obowiązek wskazania przyczyny, ewentualną ochronę pracownika oraz prawidłowość pouczenia. Przy spornej reorganizacji lub zmianach dotyczących wielu pracowników konsultacja ze specjalistą prawa pracy może ograniczyć ryzyko wadliwego wypowiedzenia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawach spornych lub wymagających oceny konkretnego stanu faktycznego warto skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.