Zaświadczenie o okresie zatrudnienia potwierdza, że pracownik pozostaje lub pozostawał w stosunku pracy. Pracodawca przygotowuje je na wniosek pracownika, a treść dokumentu powinna odpowiadać celowi, w którym ma zostać wykorzystany. Nie należy mylić go ze świadectwem pracy, wydawanym po zakończeniu zatrudnienia.
Jak pracownik może uzyskać zaświadczenie?
Pracownik może poprosić o dokument ustnie albo złożyć pisemny wniosek. Warto wybrać formę pisemną, szczególnie gdy zaświadczenie jest potrzebne w określonym terminie, na przykład do banku, urzędu lub innego pracodawcy. We wniosku należy wskazać, jakie informacje mają znaleźć się w dokumencie i gdzie będzie on przedstawiany.
Obowiązek pracodawcy wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który nakłada na niego powinność udostępniania pracownikowi dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Zaświadczenie powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki. W praktyce przyjmuje się, że zwykle następuje to w ciągu kilku dni roboczych, a w sprawach wymagających potwierdzenia danych nie należy przekraczać 7 dni.
Procedura po stronie pracownika wygląda następująco:
- Złóż wniosek do pracodawcy, działu kadr albo osoby odpowiedzialnej za dokumentację pracowniczą.
- Określ cel zaświadczenia oraz zakres potrzebnych danych, na przykład okres zatrudnienia, stanowisko lub wynagrodzenie.
- Odbierz dokument w uzgodnionej formie, papierowej albo elektronicznej, jeżeli pracodawca stosuje taki sposób wydawania dokumentów.
- Sprawdź poprawność dat, danych osobowych, rodzaju umowy i informacji o stanowisku przed przekazaniem zaświadczenia instytucji, która go wymaga.
Nie ma ustawowego limitu liczby takich dokumentów. Jeżeli pracownik ponownie potrzebuje potwierdzenia aktualnego zatrudnienia lub jego warunków, może złożyć kolejny wniosek.
Jak wystawić zaświadczenie o okresie zatrudnienia?
Zaświadczenie nie ma jednego urzędowego wzoru. Pracodawca powinien przygotować je na podstawie akt osobowych i danych kadrowo-płacowych, a także uwzględnić wymagania podmiotu, któremu pracownik zamierza je przedłożyć. Dokument powinien być czytelny, opatrzony datą i podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy.
Przed wystawieniem dokumentu należy sprawdzić przede wszystkim:
- Dane stron – nazwę, adres i dane identyfikacyjne pracodawcy oraz imię, nazwisko i numer PESEL pracownika.
- Okres zatrudnienia – datę rozpoczęcia pracy, a przy zakończonym stosunku pracy także datę jego ustania.
- Podstawę zatrudnienia – rodzaj umowy, na przykład umowę o pracę na czas określony albo nieokreślony.
- Stanowisko i wymiar czasu pracy – informacje potrzebne do określenia charakteru zatrudnienia.
- Wynagrodzenie – tylko wtedy, gdy pracownik o nie wnioskuje albo wymaga tego instytucja, która otrzyma dokument.
- Datę i miejsce wystawienia – wraz z podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej.
Informację o zarobkach należy podawać tylko w zakresie potrzebnym do konkretnego celu. W zaświadczeniu dla banku może być wymagane wynagrodzenie brutto, jego składniki albo średnia z określonego okresu. Pracodawca nie powinien wpisywać danych, których pracownik nie potrzebuje i o które nie wystąpił.
Zaświadczenie o zatrudnieniu a świadectwo pracy
Zaświadczenie o zatrudnieniu opisuje bieżący stosunek pracy albo potwierdza określony fakt związany z zatrudnieniem. Może zostać wydane w trakcie trwania umowy. Świadectwo pracy jest natomiast dokumentem związanym z zakończeniem stosunku pracy i zawiera ustawowo określone informacje o całym okresie zatrudnienia oraz sposobie jego ustania.
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy po zakończeniu umowy o pracę, niezależnie od tego, czy pracownik o nie wystąpił. Nie zastępuje ono zaświadczenia potrzebnego w trakcie zatrudnienia, na przykład do potwierdzenia aktualnego stanowiska lub dochodów.
Najważniejsze różnice między dokumentami przedstawiają się następująco:
- Zaświadczenie może zostać wydane podczas trwania zatrudnienia, a świadectwo pracy co do zasady po jego zakończeniu.
- Zaświadczenie nie ma jednego obowiązującego wzoru, natomiast świadectwo pracy sporządza się według wzoru określonego w przepisach.
- Zaświadczenie potwierdza wybrane informacje, a świadectwo pracy dokumentuje przebieg i zakończenie stosunku pracy.
- Zaświadczenie wydaje się na wniosek pracownika, a świadectwo pracy pracodawca powinien wydać z urzędu po ustaniu zatrudnienia.
Zmiany w stażu pracy od 2026 roku
Od 2026 roku zmieniają się zasady uwzględniania niektórych okresów przy ustalaniu stażu pracy. Dla pracodawców należących do sektora finansów publicznych nowe zasady obowiązują od 1 stycznia 2026 roku. Wobec pracodawców spoza tego sektora stosuje się je od 1 maja 2026 roku.
Do stażu mogą zostać wliczone między innymi okresy wykonywania umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej, prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy przy takiej działalności. Uwzględnieniu mogą podlegać także niektóre udokumentowane okresy pracy zarobkowej za granicą.
W tym celu pracownik może wystąpić do ZUS przez konto elektroniczne, korzystając z funkcji „Kreator wniosku «stażowe»”:
- Zaloguj się na swoje konto w ZUS.
- Otwórz zakładkę „Kreator wniosku «stażowe»”.
- Wybierz opcję utworzenia nowego wniosku.
- Uzupełnij dane i wyślij wniosek do ZUS.
- Po otrzymaniu zaświadczenia przekaż je aktualnemu pracodawcy.
Jeżeli ZUS nie będzie mógł potwierdzić danego okresu, pracownik może przedstawić własne dokumenty, na przykład umowy, zaświadczenia, dokumentację płatniczą lub inne dowody potwierdzające wykonywanie pracy albo działalności. Na przekazanie dokumentów dotyczących nowych okresów pracownik ma 24 miesiące, licząc od 1 stycznia 2026 roku w sektorze publicznym albo od 1 maja 2026 roku u pozostałych pracodawców.
| Cecha | Zaświadczenie o zatrudnieniu | Zaświadczenie z ZUS o stażu pracy |
|---|---|---|
| Cel | Potwierdza bieżące lub zakończone zatrudnienie i jego podstawowe warunki. | Potwierdza okresy ubezpieczenia, zlecenia lub działalności uwzględniane przy stażu pracy. |
| Wystawca | Pracodawca albo prawny następca pracodawcy. | Zakład Ubezpieczeń Społecznych. |
| Podstawa danych | Akta osobowe i dokumentacja kadrowo-płacowa. | Informacje znajdujące się w dokumentacji ZUS oraz dane podane we wniosku. |
| Przekazanie | Pracownik otrzymuje dokument na wniosek. | Pracownik przekazuje zaświadczenie aktualnemu pracodawcy. |
Co zrobić w razie odmowy lub błędu?
Odmowa wydania dokumentu potrzebnego do realizacji uprawnień pracowniczych może naruszać obowiązek dbałości o dobro pracownika. Najpierw warto ponowić wniosek na piśmie i zachować potwierdzenie jego złożenia. W przypadku uporczywej odmowy albo nieuzasadnionej zwłoki pracownik może zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy.
Pracodawca powinien sprawdzić dokument przed podpisaniem. Błąd w dacie, rodzaju umowy lub stanowisku może spowodować odrzucenie zaświadczenia przez bank, urząd albo innego pracodawcę. Jeżeli dokument ma służyć do ustalenia stażu pracy na nowych zasadach, trzeba odróżnić go od zaświadczenia wydawanego przez ZUS.
Treść przepisów dotyczących stażu pracy może zależeć od terminu i rodzaju pracodawcy. W sprawie indywidualnego sporu lub odmowy wydania dokumentu warto skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy albo prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
