Tak. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w całości podlega oskładkowaniu. Pracodawca traktuje go jako przychód ze stosunku pracy, dlatego nalicza od niego składki ZUS oraz pobiera zaliczkę na podatek dochodowy. Nie ma tu zwolnienia właściwego dla niektórych innych ekwiwalentów pracowniczych.
Dlaczego ekwiwalent za urlop podlega składkom?
Ekwiwalent pieniężny wypłaca się po rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy o pracę, gdy pracownik nie wykorzystał przysługującego urlopu. Z punktu widzenia przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych jest to przychód ze stosunku pracy, podobnie jak wynagrodzenie zasadnicze, premie czy dodatki.
Rozporządzenie dotyczące podstawy wymiaru składek ZUS nie wyłącza ekwiwalentu za niewykorzystany urlop z oskładkowania. Oznacza to, że pracodawca rozlicza go na ogólnych zasadach. Od kwoty brutto ekwiwalentu naliczane są:
- składka emerytalna,
- składka rentowa,
- składka chorobowa,
- składka zdrowotna.
Pracodawca pobiera również zaliczkę na PIT, chyba że zastosowanie znajduje konkretne zwolnienie podatkowe, na przykład ulga PIT-0. Taka ulga może dotyczyć podatku dochodowego, ale nie zwalnia ze składek społecznych ani zdrowotnej.
Wypłatę i naliczone składki pracodawca wykazuje w raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym faktycznie wypłacił ekwiwalent. Decydująca jest więc data wypłaty, a nie sam dzień rozwiązania umowy.
Ekwiwalent urlopowy a inne ekwiwalenty
Źródłem częstych pomyłek jest to, że niektóre świadczenia nazywane ekwiwalentami mogą korzystać ze zwolnienia ze składek. Dotyczy to jednak wyłącznie świadczeń wymienionych w przepisach i wypłacanych po spełnieniu określonych warunków. Ekwiwalent za urlop nie należy do tej grupy.
| Rodzaj świadczenia | Podlega ZUS? | Uzasadnienie |
|---|---|---|
| Ekwiwalent za niewykorzystany urlop | Tak | Jest przychodem ze stosunku pracy i nie został wyłączony z podstawy wymiaru składek. |
| Ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego | Nie, po spełnieniu warunków | Zwolnienie może obejmować świadczenie związane z obowiązkami BHP, wypłacone zgodnie z przepisami. |
| Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej | Nie, po spełnieniu warunków | Kwota powinna odpowiadać rzeczywiście poniesionym kosztom prania, a nie być dowolnym ryczałtem. |
| Ekwiwalent za własne narzędzia, materiały lub sprzęt | Nie, po spełnieniu warunków | Rzeczy muszą należeć do pracownika, być używane do pracy i pozostawać w racjonalnym związku z poniesionymi wydatkami. |
Sam fakt użycia słowa „ekwiwalent” nie przesądza więc o zwolnieniu z ZUS. W przypadku świadczeń rzeczowych lub związanych z BHP znaczenie mają cel wypłaty, sposób ustalenia kwoty oraz spełnienie warunków wskazanych w przepisach. Ekwiwalent urlopowy jest natomiast rozliczany jak zwykły przychód pracowniczy.
Co powinien zrobić pracodawca?
Pracodawca powinien doliczyć ekwiwalent do przychodu pracownika w miesiącu jego wypłaty, naliczyć składki społeczne i zdrowotną, pobrać zaliczkę na PIT oraz wykazać świadczenie w dokumentacji rozliczeniowej, w tym w raporcie ZUS RCA.
Notatka ekspercka: oskładkowanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynika z przepisów, a nie z decyzji pracodawcy. Nie można zastosować wobec niego zwolnienia przewidzianego dla ekwiwalentu za odzież roboczą, pranie odzieży czy używanie własnych narzędzi.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani konsultacji z doradcą podatkowym lub specjalistą ds. kadr i płac.
