Tak. W świadectwie pracy wykazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, za które pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Nie wpisuje się natomiast kwoty ekwiwalentu ani daty jego wypłaty. Dla potrzeb tego dokumentu urlop rozliczony pieniężnie traktuje się tak samo jak urlop wykorzystany w naturze.
Jak wpisać ekwiwalent w świadectwie pracy?
Informację zamieszcza się w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy, zgodnie z aktualnym wzorem dokumentu. Należy podać wymiar urlopu, czyli liczbę dni i godzin, za które pracownikowi przysługuje ekwiwalent. Chodzi o urlop niewykorzystany z powodu rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy.
W tej pozycji uwzględnia się urlop, za który ekwiwalent przysługuje, niezależnie od tego, czy chodzi o urlop bieżący, czy zaległy. Nie należy jednak wpisywać całego urlopu zaległego wykorzystanego w roku ustania zatrudnienia, jeżeli świadectwo ma wykazywać urlop przysługujący za ten konkretny rok. Trzeba prawidłowo rozdzielić te informacje zgodnie z układem świadectwa.
W praktyce w świadectwie pracy należy:
- Wpisać liczbę dni i godzin urlopu, za które przysługuje ekwiwalent.
- Uwzględnić urlop rozliczony ekwiwalentem tak, jak urlop wykorzystany na potrzeby informacji o uprawnieniach urlopowych.
- Nie wpisywać kwoty brutto ani netto wypłaconego świadczenia.
- Nie wpisywać daty wypłaty ekwiwalentu ani informacji, że zostanie on wypłacony później.
- Nie zamieszczać adnotacji o braku środków finansowych, jeżeli ekwiwalent został prawidłowo rozliczony jako należny.
Kwota świadczenia należy do dokumentacji płacowej, a nie do świadectwa pracy. Nie powinno się też przenosić informacji o ekwiwalencie do rubryki „informacje uzupełniające”. Taka adnotacja może sugerować, że uznane świadczenie nie zostało wypłacone z powodu braku środków.
Dlaczego ta informacja jest potrzebna kolejnemu pracodawcy?
Świadectwo pracy pozwala nowemu pracodawcy ustalić, ile urlopu wypoczynkowego pracownik wykorzystał albo rozliczył w roku kalendarzowym, w którym zakończyło się poprzednie zatrudnienie. Na tej podstawie można prawidłowo obliczyć pozostały limit urlopowy w nowym miejscu pracy.
Dla kolejnego pracodawcy nie ma znaczenia, czy pracownik faktycznie odpoczywał na urlopie, czy otrzymał za niewykorzystane dni ekwiwalent. W obu przypadkach uprawnienie urlopowe zostało rozliczone. Pominięcie dni objętych ekwiwalentem mogłoby prowadzić do przyznania pracownikowi większej liczby dni urlopu, niż wynika z rozliczenia za dany rok.
Dlatego nie należy ograniczać wpisu wyłącznie do urlopu wykorzystanego w naturze. Jeżeli część urlopu została rozliczona ekwiwalentem, również musi zostać uwzględniona w wymiarze wskazywanym w świadectwie pracy.
Czy termin wypłaty ekwiwalentu zmienia treść świadectwa pracy?
Nie. Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 27 stycznia 2026 r., zmieniła zasady określania terminu wypłaty ekwiwalentu, ale nie zmieniła sposobu wykazywania go w świadectwie pracy.
Co do zasady ekwiwalent wypłaca się w terminie wypłaty wynagrodzenia przypadającym po ustaniu zatrudnienia. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypadał przed rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, świadczenie należy wypłacić w ciągu 10 dni od dnia ustania zatrudnienia. Jeżeli termin przypada na dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić wcześniej, w dniu bezpośrednio poprzedzającym.
Zmiana terminu płatności nie oznacza jednak, że w świadectwie pracy można dopisać datę planowanej wypłaty, kwotę świadczenia albo informację o późniejszym uregulowaniu należności. Dokument ma przedstawiać stan uprawnień urlopowych na dzień ustania zatrudnienia, a nie szczegóły rozliczenia płacowego.
Artykuł przedstawia ogólne zasady wynikające z Kodeksu pracy i przepisów dotyczących świadectwa pracy. W przypadku rozbieżności w dokumentacji urlopowej lub płacowej warto zweryfikować sprawę z osobą zajmującą się kadrami albo prawnikiem prawa pracy.
