Akta osobowe – co powinny zawierać? Kompletny przewodnik

Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części – A, B, C, D i E. Obejmują dokumenty związane z rekrutacją, nawiązaniem i przebiegiem zatrudnienia, jego zakończeniem, odpowiedzialnością porządkową oraz kontrolą trzeźwości. Pracodawca prowadzi je dla każdego pracownika, chroni przed dostępem osób nieupoważnionych i przechowuje zgodnie z określonymi okresami archiwizacji.

Dlaczego pracodawca musi prowadzić akta osobowe?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Akta osobowe dokumentują przebieg zatrudnienia i mogą mieć znaczenie dowodowe podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy albo w sporze między pracownikiem a pracodawcą.

Trzeba jednak odróżnić akta osobowe od całej dokumentacji pracowniczej. Akta są jej częścią i mają stały podział na pięć sekcji. Poza nimi pracodawca prowadzi między innymi dokumentację czasu pracy, urlopów, wynagrodzeń czy przydziału odzieży roboczej.

Z jakich części składają się akta osobowe?

Podział akt osobowych jest określony w przepisach i nie zależy od indywidualnego wyboru pracodawcy. Dokumenty przypisuje się do części według tego, jakiego etapu zatrudnienia dotyczą.

W ramach części D i E można tworzyć dodatkowe, wydzielone części dotyczące konkretnej kary albo kontroli. Otrzymują one oznaczenia, takie jak D1, D2 lub E1, E2. Każda z nich wymaga osobnego wykazu i zachowania chronologii.

Co powinny zawierać poszczególne części akt?

Część A – dokumenty związane z rekrutacją

W części A umieszcza się dokumenty zebrane w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Zakres dokumentów zależy od stanowiska i podstawy prawnej żądania określonych danych. Nie należy przechowywać informacji nadmiarowych tylko dlatego, że znalazły się w CV.

Najczęściej w tej części znajdują się:

• kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie
• świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia
• dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje zawodowe wymagane na danym stanowisku
• certyfikaty, dyplomy i świadectwa ukończenia kursów, jeżeli mają znaczenie dla pracy
• skierowanie na badania lekarskie oraz orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy
• inne dokumenty, których przedłożenie wynika z odrębnych przepisów

W papierowych aktach przechowuje się co do zasady kopie albo odpisy dokumentów, poświadczone za zgodność przez pracodawcę lub osobę upoważnioną. Oryginały pozostają u pracownika, który może je udostępnić do wglądu.

Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia

Część B jest zwykle najbardziej rozbudowana, ponieważ dokumenty trafiają do niej przez cały okres zatrudnienia. Powinna pokazywać, na jakich warunkach pracownik został zatrudniony i jakie zdarzenia miały miejsce w trakcie stosunku pracy.

Do części B należą w szczególności:

• umowa o pracę, aneksy i dokumenty dotyczące zmiany warunków zatrudnienia
• zakres czynności lub zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony
• potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy, informacją o warunkach zatrudnienia i zasadami BHP
• zaświadczenia o ukończeniu wymaganych szkoleń BHP
• skierowania i orzeczenia dotyczące badań wstępnych, okresowych oraz kontrolnych
• dokumenty związane z powierzeniem mienia, podnoszeniem kwalifikacji, nagrodami i wyróżnieniami
• umowa o zakazie konkurencji obowiązująca w czasie zatrudnienia
• dokumenty związane z urlopami macierzyńskim, rodzicielskim, ojcowskim, wychowawczym i bezpłatnym
• oświadczenia dotyczące korzystania z uprawnień rodzicielskich
• dokumentacja pracy zdalnej i elastycznej organizacji pracy, jeżeli przepisy wymagają jej włączenia do akt
• wnioski o zmianę rodzaju umowy, bardziej przewidywalne warunki pracy albo wskazanie przyczyny wypowiedzenia umowy na okres próbny wraz z odpowiedziami pracodawcy
• oświadczenia i potwierdzenia dotyczące wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych, jeżeli pracownik złożył taki wniosek

Nie każda dokumentacja związana z urlopem, czasem pracy lub wypłatą trafia do części B. O tym, gdzie przechowywać konkretny dokument, decydują przepisy dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Część C – ustanie zatrudnienia

W części C gromadzi się dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Powinny one pozwalać ustalić sposób i podstawę zakończenia zatrudnienia.

W tej części umieszcza się między innymi:

• oświadczenie o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy o pracę
• porozumienie stron lub dokumenty dotyczące rozwiązania umowy bez wypowiedzenia
• kopię wydanego świadectwa pracy oraz dokumenty dotyczące jego sprostowania lub uzupełnienia
• potwierdzenie czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia, jeżeli została zawarta
• dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy, jeżeli przepisy przewidują ich przechowywanie

Część D – odpowiedzialność porządkowa

Część D służy do przechowywania dokumentów dotyczących kar porządkowych albo innej odpowiedzialności, jeżeli przepisy przewidują zatarcie informacji po określonym czasie.

Można w niej umieścić:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu
• sprzeciw pracownika wobec zastosowanej kary
• informację o rozstrzygnięciu sprzeciwu
• dokumenty dotyczące usunięcia informacji o karze z akt osobowych

Dokumenty dotyczące każdej kary przechowuje się w odrębnej części, na przykład D1 lub D2. Gdy informacja o karze zostanie usunięta, usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałym częściom nadaje kolejne numery.

Część E – kontrola trzeźwości

Część E obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Dotyczy to kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę oraz badań wykonanych przez uprawniony organ.

W tej części mogą znaleźć się:

• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli trzeźwości
• informacje o badaniu stanu trzeźwości wykonanym przez uprawniony organ
• dokumenty dotyczące kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu
• informacje o badaniu wykonanym przez uprawniony organ

Dokumenty związane z każdą kontrolą przechowuje się w wydzielonej części, na przykład E1. Obowiązują w niej te same zasady chronologii, numerowania i tworzenia wykazu dokumentów.

Akta osobowe a pozostała dokumentacja pracownicza

Do akt osobowych A–E nie należy wkładać automatycznie wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem. Pozostała dokumentacja pracownicza jest prowadzona odrębnie dla każdego pracownika.

Poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi między innymi:

• ewidencję czasu pracy wraz z dokumentami dotyczącymi nieobecności, urlopów i nadgodzin
• dokumentację związaną z korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
• kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą
• wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, jeżeli został złożony
• kartę przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej
• rejestry wypadków przy pracy, chorób zawodowych i czynników szkodliwych

Właściwe rozdzielenie tych zbiorów ogranicza ryzyko błędów podczas kontroli i ułatwia ustalenie, jak długo przechowywać konkretny dokument.

Jak prawidłowo prowadzić teczkę pracownika?

Dokumenty w każdej części akt osobowych należy układać chronologicznie i numerować. Każda część powinna mieć wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Wykaz trzeba aktualizować po dołączeniu kolejnych pozycji.

Przy zakładaniu i prowadzeniu teczki pracodawca powinien sprawdzić następujące kwestie:

• Kompletność – dokumenty wymagane dla danego etapu zatrudnienia zostały zebrane.
• Przypisanie do części – dokument trafił do A, B, C, D albo E zgodnie z jego treścią.
• Chronologia – dokumenty są ułożone według dat i zdarzeń.
• Numeracja i wykaz – każda pozycja ma numer, a wykaz odpowiada rzeczywistej zawartości części.
• Minimalizacja danych – przechowywane są tylko informacje potrzebne i dopuszczalne prawem.
• Bezpieczeństwo – dostęp do dokumentacji mają wyłącznie osoby upoważnione.

Ostrzeżenie: nieprawidłowe prowadzenie albo przechowywanie dokumentacji pracowniczej może skutkować grzywną od 1 000 do 30 000 zł. Dokumenty papierowe trzeba chronić przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. W systemach elektronicznych należy zapewnić poufność, integralność, kompletność i dostępność danych.

Jak długo przechowywać akta osobowe?

Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty rozpoczęcia zatrudnienia oraz od tego, czy dla starszej dokumentacji przekazano do ZUS wymagane dokumenty. Dla zatrudnienia objętego 10-letnim okresem termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.

Przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika nie zawsze można połączyć dokumentację z różnych okresów. Jeżeli poszczególne umowy podlegają różnym okresom przechowywania, dokumentację należy prowadzić z uwzględnieniem tych odmiennych zasad.

Jak przejść na elektroniczne akta osobowe?

Akta osobowe mogą być prowadzone w formie papierowej albo elektronicznej. Samo zeskanowanie dokumentów nie wystarcza. Elektroniczny system musi zapewniać między innymi możliwość identyfikacji dokumentów, ochronę przed zmianą treści, dostęp dla uprawnionych osób i zachowanie kompletności akt.

Przejście z papieru na e-akta obejmuje następujące kroki:

1. Wybierz formę elektronicznego prowadzenia dokumentacji i system spełniający wymagania określone w przepisach.
2. Sporządź odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych, zachowując ich czytelność i pełną treść.
3. Opatrz odwzorowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
4. Przenieś dokumenty do właściwych części A–E i zachowaj ich numerację, chronologię oraz wykazy.
5. Poinformuj pracowników lub byłych pracowników o zmianie postaci dokumentacji i możliwości odbioru papierowych dokumentów w terminie przewidzianym w przepisach.

Pracownik nie musi posiadać podpisu kwalifikowanego. Jeżeli składa dokument papierowy, pracodawca może sporządzić jego odwzorowanie cyfrowe i potwierdzić zgodność z oryginałem zgodnie z wymaganiami dotyczącymi e-dokumentacji.

Prawidłowo prowadzone akta osobowe to nie tylko komplet dokumentów w jednej teczce. Liczy się właściwy podział na części A–E, oddzielenie pozostałej dokumentacji pracowniczej, chronologia, numeracja, aktualne wykazy oraz bezpieczne przechowywanie. Szczególnej uwagi wymagają części D i E, ponieważ dokumenty dotyczące kar oraz kontroli trzeźwości mogą podlegać odrębnym zasadom usuwania i archiwizacji.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej konsultacji z prawnikiem lub specjalistą do spraw kadr i płac. Przy archiwizacji dokumentacji sprzed 2019 roku oraz ocenie obowiązków związanych z ZUS RIA należy uwzględnić aktualne przepisy i konkretną sytuację pracodawcy.