Tak, dokumenty w aktach osobowych można poprawiać, ale zmiana musi pozostać czytelna i trwała. Pierwotnego zapisu nie wolno usuwać ani zamazywać. Błąd należy przekreślić w sposób pozwalający odczytać poprzednią treść, a poprawkę opatrzyć datą i parafką osoby, która jej dokonała.
Jakie są zasady poprawiania dokumentów?
Akta osobowe muszą zachowywać integralność, czyli pozwalać odtworzyć zarówno pierwotną treść dokumentu, jak i późniejsze zmiany. Z tego powodu poprawka nie może wyglądać tak, jakby pierwotny zapis nigdy nie istniał.
Najczęściej błędny fragment przekreśla się jedną linią, obok wpisuje prawidłową treść, a następnie dodaje parafkę oraz datę naniesienia zmiany. Dotyczy to także korekt numeracji dokumentów i wykazów znajdujących się w poszczególnych częściach akt.
Nie poprawiaj dokumentu tak, aby nie można było ustalić, co znajdowało się w nim wcześniej. Dla PIP przejrzystość historii zmian jest ważniejsza niż estetyczny wygląd teczki.
Czego nie wolno używać?
W dokumentacji pracowniczej niedopuszczalne są metody, które trwale usuwają wcześniejszy zapis albo pozwalają go zmienić bez pozostawienia śladu:
- Korektor w płynie lub taśmie.
- Gumka, skrobak albo inne narzędzie do mechanicznego usuwania zapisu.
- Długopis zmazywalny.
- Wymazywanie chemiczne lub zamalowywanie treści.
Użycie takich środków może zostać ocenione jako naruszenie rzetelności dokumentacji, a w poważnych przypadkach wzbudzić podejrzenie ingerencji w treść dokumentu. Sama poprawka powinna być wykonana trwałym środkiem piśmienniczym.
Jak poprawić błędną numerację w wykazie dokumentów?
Wykaz dokumentów powinien odpowiadać faktycznej zawartości danej części akt. Jeżeli pomyłka dotyczy kolejności lub numeru dokumentu, nie trzeba przepisywać całego wykazu. Można skorygować konkretny zapis, zachowując ślad po zmianie.
Przy korekcie numeracji postępuj w następującej kolejności:
- Przekreśl błędny numer jedną linią, tak aby nadal można było go odczytać.
- Wpisz prawidłowy numer obok albo w innym wolnym miejscu przy danym wpisie.
- Dodaj parafkę osoby dokonującej poprawki.
- Wpisz datę naniesienia zmiany.
Taką samą zasadę można zastosować przy poprawianiu nazwy dokumentu lub kolejności kart. Jeżeli zmiana dotyczy kilku pozycji, zadbaj o zachowanie chronologii i zgodność wykazu z rzeczywistym układem akt. Nie powinno się poprawiać numeracji bez wyraźnej potrzeby, ponieważ każda dodatkowa ingerencja zwiększa ryzyko pomyłki.
Kiedy przygotować nowy wykaz?
W niektórych sytuacjach przekreślenie pojedynczego wpisu nie wystarczy. Nowy wykaz warto sporządzić wtedy, gdy usunięcie dokumentu zmieniłoby informację, która nie powinna już wynikać z akt.
Dotyczy to przykładowo usunięcia dokumentów związanych z karą porządkową po zatarciu ukarania. Przekreślenie nazwy dokumentu w dotychczasowym spisie nadal ujawniałoby, że kara była nałożona. W takim przypadku należy usunąć całą wydzieloną część dotyczącą tej kary, a pozostałym częściom nadać kolejne numery. Po wykonaniu tej czynności sporządza się nowy wykaz dokumentów.
- Nowy wykaz jest potrzebny, gdy usunięcie dokumentu wpływa na całą strukturę danej części akt.
- Należy zachować chronologię pozostałych dokumentów.
- Numerację trzeba dostosować do faktycznej zawartości części lub wydzielonej części akt.
- Nie należy pozostawiać w wykazie informacji, które zgodnie z przepisami powinny zostać usunięte.
Których dokumentów nie wolno poprawiać samodzielnie?
Pracodawca może korygować dokumenty, które sam wytworzył, na przykład własne wykazy, informacje lub dokumenty sporządzane w toku zatrudnienia. Inaczej należy traktować dokumenty pochodzące od zewnętrznego wystawcy.
Nie wolno samodzielnie zmieniać merytorycznej treści świadectwa pracy, dyplomu, zaświadczenia czy innego dokumentu dostarczonego przez pracownika. Nawet jeżeli błąd jest oczywisty, poprawienie go przez pracodawcę zmieniłoby treść dokumentu wystawionego przez inną osobę lub instytucję.
W takiej sytuacji pracownik powinien uzyskać sprostowanie od wystawcy dokumentu i dostarczyć poprawioną wersję. Pracodawca może dołączyć do akt wyjaśnienie dotyczące rozbieżności, ale nie powinien przerabiać obcego dokumentu ani usuwać z niego pierwotnych zapisów.
Co sprawdzi PIP?
Podczas kontroli Państwowa Inspekcja Pracy może ocenić między innymi kompletność, chronologię, numerację i sposób przechowywania dokumentacji. Błąd techniczny sam w sobie nie musi oznaczać poważnego naruszenia, jeżeli został poprawiony w sposób przejrzysty i możliwy do zweryfikowania.
Ryzyko rośnie wtedy, gdy w aktach znajdują się zamazane zapisy, poprawki bez daty i parafki albo dokumenty z modyfikowaną treścią. Dlatego przy korekcie nie należy kierować się wyłącznie estetyką teczki. Najważniejsze są trwałość zapisu, czytelność pierwotnej treści i pełny ślad po zmianie.
Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: dokument pracodawcy można poprawić, ale nie wolno usuwać historii tej poprawki. Dokument zewnętrzny należy sprostować u jego wystawcy, a nie przerabiać samodzielnie.
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku podejrzenia fałszerstwa, istotnych rozbieżności w dokumentach lub kontroli PIP warto skonsultować sposób postępowania ze specjalistą prawa pracy.
