Dokumenty kadrowe to całość dokumentacji, którą pracodawca musi prowadzić dla każdego pracownika. Obejmuje ona akta osobowe oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy, takie jak ewidencja czasu pracy, dokumentacja urlopowa czy karty wynagrodzeń. Dokumentację można prowadzić papierowo albo elektronicznie, ale za jej kompletność, poprawność i bezpieczeństwo zawsze odpowiada pracodawca.
Czym są dokumenty kadrowe?
Podstawą obowiązku prowadzenia dokumentacji jest Kodeks pracy oraz Rozporządzenie z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumenty kadrowe potwierdzają między innymi, na jakich warunkach pracownik został zatrudniony, jak przebiegało zatrudnienie, ile czasu przepracował i w jaki sposób zakończył się stosunek pracy.
Nie należy utożsamiać całej dokumentacji kadrowej wyłącznie z teczką personalną. Akta osobowe są tylko jedną z dwóch głównych części dokumentacji pracowniczej. Drugą stanowią dokumenty dotyczące spraw związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca może przechowywać oba zbiory w formie papierowej lub jako e-akta, pod warunkiem zapewnienia poufności, integralności, kompletności i dostępności danych.
Jak zbudowane są akta osobowe?
Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Są podzielone na pięć części oznaczonych literami A, B, C, D i E. Dokumenty w każdej części należy układać chronologicznie i numerować. Każda część powinna mieć własny wykaz dokumentów, czyli spis treści.
| Część | Zakres dokumentów |
|---|---|
| A | Dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, na przykład kwestionariusz kandydata, dokumenty potwierdzające kwalifikacje i świadectwa pracy. |
| B | Dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu zatrudnienia, między innymi umowa o pracę, zakres obowiązków, informacje o warunkach zatrudnienia, szkolenia BHP, badania lekarskie, urlopy i praca zdalna. |
| C | Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, takie jak wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy, kopia świadectwa pracy oraz dokumenty dotyczące ekwiwalentu za urlop. |
| D | Odpisy zawiadomień o ukaraniu i inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika. |
| E | Dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. |
W częściach D i E dokumenty dotyczące poszczególnych kar lub kontroli przechowuje się w wydzielonych zbiorach, oznaczanych odpowiednio jako D1, D2 oraz E1, E2. Po usunięciu dokumentacji dotyczącej danej kary lub kontroli usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałym nadaje kolejne numery.
W dokumentacji papierowej przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Pracodawca albo osoba przez niego upoważniona potwierdza ich zgodność z oryginałem. W e-aktach papierowy dokument przekształca się w odwzorowanie cyfrowe, które musi zostać prawidłowo podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.
Jakie dokumenty prowadzi się poza aktami osobowymi?
Dokumentację związaną ze stosunkiem pracy prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika. Nie wpina się jej automatycznie do części A–E akt osobowych. W jej skład wchodzą przede wszystkim:
- Ewidencja czasu pracy obejmująca godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, pracę w nocy, dyżury, urlopy oraz nieobecności.
- Dokumentacja związana z urlopem wypoczynkowym i innymi zwolnieniami od pracy.
- Listy lub karty wypłaconego wynagrodzenia oraz innych świadczeń związanych z pracą.
- Karty przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty dotyczące ekwiwalentów.
Ewidencja czasu pracy służy nie tylko do obliczenia wynagrodzenia. Pozwala także sprawdzić, czy zachowano normy czasu pracy i prawidłowo rozliczono odpoczynki, dni wolne oraz nieobecności. Korzystanie z usług biura rachunkowego nie oznacza automatycznego przekazania całej odpowiedzialności za te dane. Zakres usługi trzeba określić osobno, a pracodawca powinien dostarczać informacje potrzebne do prowadzenia ewidencji.
Jak długo przechowywać dokumenty kadrowe?
Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty rozpoczęcia zatrudnienia oraz od tego, czy pracodawca przekazał do ZUS wymagane dokumenty. Obowiązują dwa podstawowe terminy:
- 10 lat – dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. oraz dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018, jeżeli pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA.
- 50 lat – dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
- Przy 10-letnim okresie przechowywania termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł.
- Po upływie okresu przechowywania były pracownik ma czas na odbiór dokumentacji, a następnie pracodawca może ją zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
Wraz ze świadectwem pracy pracodawca przekazuje informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru oraz zasadach zniszczenia. Jeżeli pracownik zostaje ponownie zatrudniony w okresie 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy, co do zasady kontynuuje się jego dotychczasową dokumentację. Nie powinno się jednak łączyć dokumentów, do których mają zastosowanie różne okresy przechowywania.
Pracownik lub były pracownik może wystąpić o kopię całości albo części dokumentacji. Pracodawca powinien wydać ją nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku. Dokumentacja może być przechowywana elektronicznie, ale system musi zapewniać ochronę przed utratą, nieuprawnionym dostępem i zmianą treści.
Kto odpowiada za dokumentację pracowniczą?
Za prowadzenie i przechowywanie dokumentów odpowiada pracodawca. Dotyczy to także sytuacji, gdy część czynności wykonuje biuro rachunkowe, firma outsourcingowa albo zewnętrzny system kadrowy. Pracodawca pozostaje administratorem danych osobowych i powinien kontrolować, czy dokumentacja jest kompletna, prawidłowo uporządkowana oraz dostępna wyłącznie dla osób upoważnionych.
Brak dokumentów, błędna numeracja, brak chronologii albo przechowywanie akt w warunkach grożących ich uszkodzeniem może zostać ujawnione podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego przy zakładaniu teczki pracownika należy sprawdzić, czy każda część ma spis treści, dokumenty są ponumerowane, a dokumentacja poza aktami osobowymi jest prowadzona oddzielnie.
Najprostsza kontrola kompletności teczki obejmuje sprawdzenie części A–E, chronologii, numeracji, spisów treści, ewidencji czasu pracy, dokumentacji wynagrodzeń oraz prawidłowego terminu przechowywania.
