Dlaczego firmy coraz częściej pracują z freelancerami
Rynek pracy projektowej w Polsce rośnie z roku na rok. Coraz więcej firm korzysta z usług freelancerów przy projektach IT, marketingowych, kreatywnych czy analitycznych. W wielu przypadkach taka współpraca jest szybsza i bardziej elastyczna niż klasyczne zatrudnienie.
Według danych platformy Freelancehunt społeczność serwisu obejmuje ponad 280 tysięcy aktywnych freelancerów oraz około 60 tysięcy zleceniodawców. Pokazuje to, że model współpracy projektowej staje się dla wielu firm naturalnym sposobem realizacji części usług biznesowych.
Dla przedsiębiorstw oznacza to możliwość szybkiego pozyskania specjalistycznych kompetencji bez konieczności tworzenia nowych stanowisk. Z kolei dla freelancerów to szansa na realizację projektów dla różnych klientów i budowanie niezależnej kariery zawodowej.
W praktyce pojawia się jednak jedno pytanie, które często blokuje współpracę: jak rozliczyć freelancera, który nie prowadzi działalności gospodarczej?
Dlaczego księgowość często obawia się współpracy bez JDG
Z punktu widzenia działu księgowości współpraca z osobą fizyczną bez firmy może budzić wątpliwości. Najczęściej pojawiają się pytania:
-
czy można zaksięgować taką usługę jako koszt,
-
kto wystawia fakturę VAT,
-
jak wygląda rozliczenie podatku dochodowego,
-
czy firma musi przygotowywać dodatkowe dokumenty.
W klasycznym modelu B2B sprawa jest prosta — wykonawca prowadzi działalność gospodarczą i wystawia fakturę. Problem pojawia się wtedy, gdy specjalista działa jako freelancer, ale nie posiada zarejestrowanej działalności gospodarczej (JDG).
W takich sytuacjach wiele firm rezygnuje ze współpracy, obawiając się komplikacji formalnych.
Jak podkreśla Valentyn Ziuzin, prezes zarządu Freelancehunt, księgowość obawia się ukrytych obowiązków płatnika (ZUS/PIT) oraz braku prawidłowej faktury kosztowej..
„Współpraca z freelancerem bez działalności gospodarczej nie musi oznaczać problemów księgowych. Kluczowe jest to, aby firma otrzymywała standardowy dokument księgowy – najczęściej fakturę VAT wystawioną przez podmiot obsługujący rozliczenie – a rozliczenie podatkowe wykonawcy było realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. W takim modelu firma rozlicza usługę podobnie jak w klasycznej współpracy B2B”.
Model platformy rozliczeniowej jako rozwiązanie
Jednym z rozwiązań tego problemu jest współpraca realizowana poprzez platformy freelancerskie, które organizują zarówno proces projektowy, jak i jego rozliczenie.
W takim modelu firma współpracuje z freelancerem przy realizacji projektu, natomiast formalna strona transakcji odbywa się poprzez platformę, która odpowiada za dokumentację księgową oraz rozliczenie podatkowe.
Przykładem takiego rozwiązania jest platforma Freelancehunt, która umożliwia współpracę z freelancerami zarówno w modelu escrow (Sejf), jak i w modelu rozliczenia usług dla klientów zewnętrznych.
Dzięki temu firmy mogą współpracować ze specjalistami bez konieczności sprawdzania, czy wykonawca prowadzi działalność gospodarczą.
Jakie dokumenty otrzymuje firma
Z punktu widzenia księgowości najważniejszym elementem współpracy jest dokument księgowy.
W przypadku współpracy realizowanej przez platformę fakturę VAT dla firmy wystawia Freelancehunt Sp. z o.o., będąca podmiotem obsługującym rozliczenie transakcji. Oznacza to, że przedsiębiorstwo otrzymuje standardowy dokument księgowy zawierający wszystkie wymagane dane:
-
dane spółki wystawiającej fakturę,
-
dane nabywcy,
-
opis usługi,
-
wartość transakcji i podatek VAT.
Dzięki temu wydatek może zostać ujęty w księgowości w taki sam sposób jak w przypadku innych usług B2B.
Jak wygląda rozliczenie freelancera
Po stronie freelancera rozliczenie odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
W modelach umożliwiających współpracę bez działalności gospodarczej wynagrodzenie rozliczane w ramach umowy o dzieło, a podatek dochodowy (PIT) jest potrącany i odprowadzany przez Freelancehunt.
Po zakończeniu roku podatkowego freelancer otrzymuje PIT-11, który służy do rozliczenia rocznego.
Dzięki temu firma zlecająca usługę nie musi zajmować się rozliczeniem podatku wykonawcy ani przygotowywać dodatkowych dokumentów podatkowych.
Przykład współpracy w praktyce
Firma marketingowa potrzebuje specjalisty do przygotowania projektu strony internetowej. Zamiast przeprowadzać pełny proces rekrutacyjny, decyduje się na współpracę z freelancerem.
Freelancer nie prowadzi działalności gospodarczej, ale posiada portfolio i doświadczenie w realizacji podobnych projektów.
Współpraca może wyglądać następująco:
-
Ustalenia: Firma ustala z freelancerem wynagrodzenie (np. 3000 zł netto) i przekazuje mu swój NIP.
-
Inicjacja: Freelancer wypełnia formularz na platformie Freelancehunt i wgrywa plik z gotowym dziełem (dowód wykonania).
-
Faktura dla firmy: Platforma (Freelancehunt Sp. z o.o.) natychmiast generuje i wysyła firmie fakturę VAT 23% na pełną kwotę brutto.
-
Płatność i koszty: Firma opłaca fakturę. Księguje ją dokładnie tak samo, jak każdą inną fakturę za usługi B2B. Nie interesuje jej ZUS ani PIT wykonawcy.
-
Wypłata dla freelancera: Po opłaceniu faktury przez firmę, platforma potrąca prowizję oraz zaliczkę na PIT, po czym wypłaca freelancerowi wynagrodzenie netto. Raz w roku wysyła mu PIT-11.
Dzięki temu firma może współpracować z wykonawcą bez konieczności weryfikowania jego formy działalności gospodarczej.
FAQ – najczęstsze pytania księgowości
Czy firma może współpracować z freelancerem bez JDG?
Tak. Taka współpraca jest dopuszczalna pod warunkiem zastosowania modelu rozliczeniowego, który gwarantuje wygenerowanie prawidłowej dokumentacji księgowej dla firmy oraz przejęcie ciężaru rozliczeń podatkowych.
Jaki dokument księgowy stanowi podstawę ujęcia kosztu w firmie?
Podstawą księgowania jest standardowa faktura VAT. W modelu platformowym jej wystawcą nie jest bezpośrednio freelancer, lecz podmiot obsługujący transakcję (operator platformy, np. Freelancehunt Sp. z o.o.).
Czy firma musi rozliczać podatek freelancera?
Nie. Księgowość zleceniodawcy nie rozlicza podatku dochodowego freelancera. Cały proces potrąceń i rozliczeń podatkowych realizowany jest przez platformę, zgodnie z jej wewnętrznym mechanizmem.
Czy freelancer otrzymuje dokument podatkowy?
Wykonawca otrzymuje imienną deklarację PIT-11 po zakończeniu roku podatkowego. Dokument ten stanowi dla niego wyłączną podstawę do sporządzenia rocznego zeznania podatkowego.
Czy taki model jest zgodny z przepisami?
Tak. Model ten jest legalny, pod warunkiem że sam proces rozliczenia jest prowadzony w oparciu o obowiązujące przepisy podatkowe i ściśle wedle zasad zdefiniowanych w danym modelu współpracy.
Artykuł sponsorowany
