Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów) wywołała w Polsce szeroką dyskusję dotyczącą sytuacji, których zaistnienie może narazić spółkę na ryzyka prawne, finansowe oraz reputacyjne. Dlaczego sygnaliści potrzebują szczególnej ochrony? Jakie naruszenia mogą zgłosić sygnaliści? Jakie korzyści wynikają z funkcjonowania sygnalistów? Przeczytaj ten artykuł i dowiedz się więcej na temat co każda firma powinna wdrożyć.

Global Integrity Report wskazuje na niepokojące tendencje: 63% ankietowanych w Polsce i 55% na poziomie globalnym postrzega pogorszenie lub stagnację standardów etycznych w ostatnich 18 miesiącach. Dodatkowo, zgłaszanie nadużyć wydaje się być coraz trudniejsze, mówi co trzeci respondent, który nie zdecydował się zgłosić swoich podejrzeń, a połowa odczuwa presję, by takich zgłoszeń nie dokonywać.

Czym jest dyrektywa unijna UE 2019/1937 o ochronie sygnalistów?

Dyrektywa unijna 2019/1937, znana również jako dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, jest istotnym dokumentem regulującym ochronę sygnalistów i zapewnienie im anonimowości i poufności danych osobowych. Celem dyrektywy jest poprawa egzekwowania prawa i polityki Unii w określonych dziedzinach poprzez ustanowienie wspólnych minimalnych norm zapewniających wysoki poziom ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.

W Polsce, ustawa o ochronie sygnalistów reguluje zasady ochrony sygnalistów i zapewnia im ochronę przed dyskryminacją i działaniami odwetowymi, w tym zwolnieniem. Kanały zgłoszeń w Polsce obejmują wewnętrzne zgłoszenie do pracodawcy, zewnętrzne zgłoszenie do organu publicznego, takiego jak Komisja Nadzoru Finansowego czy Rzecznik Praw Obywatelskich, oraz publiczne poinformowanie, na przykład w Internecie czy w prasie.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista, w świetle Dyrektywy Unijnej UE 2019/1937, to osoba zgłaszająca lub publicznie ujawniająca informacje o naruszeniach prawa, które mają miejsce w organizacji, w której pracuje lub z którą współpracuje. Ta dyrektywa, znana również jako Dyrektywa o ochronie sygnalistów, ma na celu zapewnienie wysokiego poziomu ochrony dla osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej w różnych dziedzinach, takich jak zamówienia publiczne, usługi finansowe, produkty i transport, ochrona środowiska oraz ochrona danych osobowych i bezpieczeństwo publiczne.

Zgodnie z dyrektywą, sygnalista musi działać w dobrej wierze, co oznacza, że jego działania powinny być motywowane troską o dobro publiczne, a nie osobistymi korzyściami. Ochrona obejmuje zarówno osoby, które dokonują zgłoszeń wewnętrznych (do samej organizacji), jak i zewnętrznych (do odpowiednich organów publicznych lub mediów).

Pojawienie się zgłoszeń od sygnalistów może być traktowane jako sygnał ostrzegawczy, wskazujący na potencjalne problemy wewnątrz organizacji. Zrozumienie i adresowanie zgłaszanych kwestii to nie tylko kwestia spełnienia minimalnych wymogów prawnych; świadomy pracodawca powinien dążyć do zrozumienia przyczyn problemów i wdrażania niezbędnych działań naprawczych, aby skutecznie zarządzać ryzykiem i poprawić wewnętrzne procedury.

Zrozumienie obowiązków wynikających z dyrektywy

Podstawą jest dokładne zrozumienie, jakie wymagania stawia Dyrektywa unijna 2019/1937 oraz jakie działania są wymagane od Twojej firmy, w tym zasady dotyczące ochrony sygnalistów i poufności danych osoby sygnalisty.

Zgodnie z artykułem 1 dyrektywy, jej celem jest poprawa egzekwowania prawa i polityki Unii w określonych dziedzinach, a wprowadzone przepisy mają zapewnić ochronę oraz anonimowość sygnalistom, a także wyposażyć pracodawcę i odpowiednie organy w wyselekcjonowane, istotne informacje.

Dyrektywa unijna 2019/1937 wymaga od organizacji skutecznych procedur zgłaszania naruszeń, zapewnienia wsparcia dla sygnalistów oraz odpowiedniego szkolenia personelu w zakresie ochrony informatorów. Anonimowość sygnalistów oraz poufność danych osoby sygnalisty są kluczowymi aspektami ochrony informatorów, zapewniając im bezpieczeństwo i zachęcając do ujawniania nieprawidłowości.

Przestrzeganie dyrektywy wymaga od organizacji zapewnienia poufności danych osoby sygnalisty, ochrony przed dyskryminacją i działaniami odwetowymi, a także stworzenia kanałów zgłoszeń, które umożliwiają ochronę sygnalistów. W Polsce, ustawa o ochronie sygnalistów reguluje zasady ochrony sygnalistów i zapewnia im ochronę przed dyskryminacją i działaniami odwetowymi, w tym zakaz zwolnienia sygnalisty.

Kanały zgłoszeń w Polsce obejmują wewnętrzne zgłoszenie do pracodawcy, zewnętrzne zgłoszenie do organu publicznego, takiego jak Komisja Nadzoru Finansowego czy Rzecznik Praw Obywatelskich, oraz publiczne poinformowanie, na przykład w Internecie czy w prasie. Celem ochrony sygnalistów jest zakaz dyskryminacji i podejmowania działań odwetowych względem pracownika, w tym zakaz zwolnienia sygnalisty.

Wdrażanie postanowień Dyrektywy unijnej 2019/1937 nie tylko chroni sygnalistów, ale także przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku firmy, promując etyczne wartości i odpowiedzialne postawy w biznesie.

Wprowadzenie regulaminu zgłoszeń

Wprowadzenie regulaminu zgłoszeń jest istotnym i niezbędnym krokiem w procesie wdrożenia skutecznych mechanizmów ochrony sygnalistów. Kluczowe jest opracowanie wewnętrznego regulaminu, który będzie definiował procedury zgłaszania naruszeń prawa. Regulamin ten powinien szczegółowo opisywać, jak zgłoszenia są przyjmowane, przetwarzane i jak jest zapewniona anonimowość sygnalistów.

Ponadto, regulamin powinien obejmować wytyczne dotyczące tego, kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie i przegląd zgłoszeń, jakie kroki są podejmowane po ich otrzymaniu oraz jakie są terminy na odpowiedź lub działanie. Ważne jest, aby określić również, jakie środki są stosowane w celu ochrony danych osobowych sygnalisty oraz jak organizacja zamierza chronić sygnalistów przed ewentualnymi działaniami odwetowymi. Ważnym elementem jest również wprowadzenie mechanizmów kontroli i nadzoru nad przestrzeganiem procedur zgłaszania oraz aktualizacji regulaminu.

Jak zaimplementować systemy zgłoszeniowe?

Dla skutecznego zarządzania zgłoszeniami niezbędne jest wdrożenie odpowiednich systemów zgłoszeniowych sygnalistów, które umożliwią sprawne i bezpieczne przekazywanie informacji o naruszeniach. Współpracując z naszą kancelarią oraz duńską firmą Whistleblower Software ApS, przygotowaliśmy kompleksowy pakiet wdrożeniowy regulacji z zakresu ochrony sygnalistów, obejmujący doradztwo prawne oraz zaawansowane rozwiązania informatyczne. Oferujemy dostęp do kanałów zgłoszeniowych jako autoryzowany dystrybutor oprogramowania Whistleblower Software. Nasze rozwiązania, wypróbowane przez dziesiątki organizacji na całym świecie, zapewniają nie tylko zgodność z przepisami, ale również budują zaufanie wśród pracowników.

Szkolenie pracowników

Edukacja pracowników na temat ochrony sygnalistów i procedur zgłaszania naruszeń prawa UE jest kluczowa dla budowania kultury transparentności i bezpieczeństwa w organizacji. Szkolenia powinny obejmować zarówno prawa i obowiązki pracowników jako potencjalnych sygnalistów, jak i odpowiednie postępowanie w przypadku otrzymania zgłoszenia. Edukacja ta powinna być regularnie aktualizowana i dostosowywana do zmieniających się regulacji oraz najlepszych praktyk, co zapewnia pracownikom ciągłą świadomość ich roli w ochronie prawnej i etycznej firmy.

Zapewnienie ochrony sygnalistom

Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi jest nie tylko wymogiem prawnym, ale także niezbędnym elementem kultury organizacyjnej promującej odpowiedzialność i przejrzystość. Twoja organizacja musi zaimplementować wyraźne procedury i polityki, które chronią sygnalistów przed jakąkolwiek formą represji czy dyskryminacji.

Efektywne zabezpieczenie sygnalistów obejmuje nie tylko formalne mechanizmy prawne, ale również tworzenie atmosfery, w której pracownicy czują się bezpiecznie, wyrażając swoje obawy bez obawy przed negatywnymi konsekwencjami. Wdrażanie takich środków wymaga zrozumienia obowiązujących przepisów, a także ciągłego szkolenia zarządu i pracowników, co zwiększa świadomość znaczenia tej ochrony.

Dodatkowo, należy zapewnić anonimowość oraz poufność danych osobowych sygnalistów, co jest kluczowe dla ich ochrony. To nie tylko zwiększa zaufanie wśród potencjalnych sygnalistów, ale także stanowi zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem do wrażliwych informacji.

Stosowanie tych praktyk nie tylko przyczynia się do przestrzegania prawa, ale również buduje kulturę otwartości i szacunku, co jest korzystne dla każdej organizacji.

Wdrażając przepisy o ochronie sygnalistów z dyrektywy unijnej, kluczowe jest skuteczne zarządzanie zgłoszeniami. We współpracy z naszą kancelarią prawną, Twoja organizacja może prawidłowo dostosować się do tych regulacji. Przygotujemy dla Ciebie niezbędną dokumentację, przeszkolimy pracowników i pomożemy w implementacji kanału zgłoszeń. Dzięki naszemu doświadczeniu i sprawdzonym rozwiązaniom, które już z powodzeniem zaimplementowano w dziesiątkach organizacji na całym świecie, zapewnisz swojej firmie nie tylko zgodność z prawem, ale także wzmocnisz kulturę organizacyjną promującą przejrzystość i bezpieczeństwo.

Materiał zewnętrzny