Jak liczy się czas pracy? Zasady i najważniejsze przepisy

Czas pracy liczy się od chwili, gdy pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym wyznaczonym miejscu. Nie chodzi wyłącznie o faktyczne wykonywanie zadań. Do czasu pracy mogą należeć także niezbędne czynności przygotowawcze, takie jak założenie wymaganej odzieży ochronnej, pobranie narzędzi czy zalogowanie do służbowego systemu. Prawo nie ustanawia natomiast zasady, zgodnie z którą każdy pracownik musi przychodzić 15 minut wcześniej.

Co oznacza czas pracy według Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy albo w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. „Pozostawanie w dyspozycji” oznacza nie tylko wykonywanie czynności merytorycznych, lecz także gotowość do niezwłocznego podjęcia obowiązków.

Dlatego sama obecność na terenie firmy nie zawsze rozpoczyna czas pracy. Pracownik powinien znajdować się w miejscu, w którym może rozpocząć swoje zadania zgodnie z ustalonym rozkładem. Z drugiej strony pracodawca nie może automatycznie pomijać czasu potrzebnego na czynności, bez których rozpoczęcie pracy nie byłoby możliwe.

Co do zasady dojazd z domu do stałego miejsca pracy i powrót do domu nie są czasem pracy. Inaczej może być w przypadku osoby, której praca polega na stałym przemieszczaniu się między klientami lub innymi miejscami wykonywania zadań.

Kiedy zaczyna się czas pracy?

Przepisy nie wskazują jednej godziny ani jednej czynności, która w każdym zakładzie pracy rozpoczynałaby czas pracy. Znaczenie ma charakter obowiązków, miejsce ich wykonywania oraz to, czy dana czynność jest konieczna z punktu widzenia pracy lub bezpieczeństwa.

Czynności przygotowawcze wykonywane w interesie pracodawcy i niezbędne do rozpoczęcia zadań zwykle powinny być wliczane do czasu pracy. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy pracownik musi wykonać je na terenie zakładu i nie może rozpocząć pracy bez ich wcześniejszego przeprowadzenia.

Czynność	Status	Uzasadnienie
Założenie wymaganej odzieży roboczej lub ochronnej	Wliczana	Jest związana z organizacją pracy albo wymaganiami BHP i może być konieczna przed rozpoczęciem zadań.
Pobranie narzędzi, sprzętu lub materiałów	Wliczana	Bez tej czynności pracownik nie może rozpocząć pracy na swoim stanowisku.
Uruchomienie komputera i zalogowanie do niezbędnych systemów	Wliczane	Jeżeli systemy są konieczne do wykonywania obowiązków, przygotowanie do pracy pozostaje związane z pracą.
Obowiązkowa odprawa lub zapoznanie się z raportem zmiany	Wliczane	Jest elementem organizacji pracy i służy przekazaniu informacji potrzebnych do wykonywania zadań.
Przygotowanie kawy, prywatnego posiłku lub rozmowa towarzyska	Niewliczane	Są to czynności wykonywane przede wszystkim dla własnego komfortu, a nie w celu rozpoczęcia pracy.
Dojazd z domu do stałego miejsca pracy	Niewliczany	Jest zwykłym dojazdem do pracy, a nie wykonywaniem obowiązków w wyznaczonym miejscu.

Przewiń tabelę w bok →

Podobne stanowisko wynika z orzecznictwa Sądu Najwyższego. W sprawach dotyczących czynności przygotowawczych wskazywano między innymi na pobranie narzędzi, zmianę odzieży roboczej, zapoznanie się z raportem, udział w obowiązkowej odprawie oraz przygotowanie stanowiska. Ocena zawsze zależy jednak od konkretnej organizacji pracy.

Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że czas niezbędny na założenie odzieży roboczej, a w określonych warunkach także na inne obowiązkowe czynności związane z zakończeniem pracy, powinien być uwzględniany przy rozliczaniu czasu pracy. Pracodawca nie powinien więc wymagać, aby pracownik wykonał takie czynności przed rozpoczęciem płatnej dniówki.

Czy trzeba przychodzić 15 minut przed rozpoczęciem pracy?

Nie ma w Kodeksie pracy ogólnej zasady nakazującej pracownikowi przychodzenie do firmy 15 minut przed godziną rozpoczęcia pracy. Pracownik ma obowiązek punktualnie rozpocząć pracę i być wtedy gotowy do wykonywania obowiązków. Nie oznacza to jednak obowiązku darmowego wykonywania czynności przygotowawczych przed ustaloną godziną.

W praktyce pracownik powinien sam uwzględnić czas potrzebny na dotarcie do stanowiska i przygotowanie się w zakresie, który nie jest pracą. Pracodawca może wymagać gotowości o godzinie wskazanej w rozkładzie, ale nie powinien przesuwać faktycznego początku pracy na wcześniejszą godzinę bez odpowiedniego rozliczenia.

Najczęstsze nieporozumienia dotyczące „kwadransa przed pracą” wynikają z mieszania trzech różnych obowiązków:

Punktualność – pracownik powinien być gotowy do pracy o ustalonej godzinie.
Czynności prywatne – dojście do szatni, odłożenie rzeczy osobistych czy przygotowanie kawy co do zasady nie są pracą.
Czynności służbowe – przebranie w wymaganą odzież, pobranie sprzętu lub logowanie do systemu może być czasem pracy.

Jaką rolę ma regulamin pracy?

Regulamin pracy, obwieszczenie albo inne przepisy zakładowe powinny możliwie jasno określać organizację dnia pracy. Mogą wskazywać między innymi sposób potwierdzania obecności, zasady korzystania z szatni, moment logowania do systemów oraz czynności wymagane przed rozpoczęciem zmiany.

Takie regulacje pomagają ustalić, kiedy pracownik osiąga gotowość do pracy. Nie mogą jednak służyć do wyłączenia z czasu pracy czynności, które są rzeczywiście niezbędne do wykonania obowiązków albo wynikają z wymagań BHP. Sam zapis w regulaminie nie usprawiedliwia więc nieodpłatnego przenoszenia na pracownika obowiązkowych czynności służbowych.

Jeśli pojawia się spór, należy sprawdzić nie tylko regulamin, lecz także faktyczną organizację pracy. Znaczenie mogą mieć listy obecności, zapisy z kart magnetycznych, harmonogramy, polecenia przełożonych i ewidencja czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, a pracownik może żądać udostępnienia dotyczących go dokumentów.

Jak liczy się czas pracy pracownika mobilnego?

Pracownik mobilny nie wykonuje obowiązków w jednym stałym biurze. Jego miejscem pracy może być określony obszar, na którym odwiedza klientów, wykonuje serwis albo realizuje kolejne zlecenia. W takim przypadku przejazd między miejscami wykonywania pracy jest częścią obowiązków i co do zasady wlicza się do czasu pracy.

W wyroku z 24 lutego 2021 r., sygn. III PSKP 4/21, Sąd Najwyższy wskazał, że u pracownika wykonującego zadania na określonym obszarze niezbędne przejazdy mogą stanowić czas pracy. Jeżeli pracodawca nie zapewnił takiej osobie stałego miejsca, które pełniłoby funkcję biura, także przejazd z domu do pierwszego klienta i powrót od ostatniego klienta mogą podlegać odmiennej ocenie niż zwykły dojazd do stałego zakładu.

O tym, czy dana czynność jest czasem pracy, decyduje jej związek z obowiązkami i gotowością do ich wykonywania, a nie sama nazwa nadana jej przez pracodawcę.

Przy wątpliwościach dotyczących codziennego wykonywania obowiązkowych czynności przed zmianą albo stałego wymagania pracy przed godziną wskazaną w grafiku warto przeanalizować regulamin pracy i dokumentację ewidencji. Gdy praktyka pracodawcy prowadzi do regularnej, nieodpłatnej pracy, sprawa może wymagać konsultacji z Państwową Inspekcją Pracy lub specjalistą prawa pracy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W konkretnej sprawie znaczenie mogą mieć treść umowy o pracę, regulamin pracy, sposób organizacji stanowiska oraz aktualne orzecznictwo.