Akta osobowe prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika, w pięciu częściach oznaczonych od A do E. Dokumenty należy układać chronologicznie, numerować, ujmować w wykazie i przechowywać w formie papierowej albo elektronicznej. Okres archiwizacji wynosi co do zasady 10 albo 50 lat, zależnie od daty zatrudnienia.
Podstawa prawna i zakres akt osobowych
Obowiązek prowadzenia dokumentacji wynika z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Akta osobowe są częścią dokumentacji pracowniczej i dotyczą konkretnego pracownika, dlatego nie należy łączyć ich z aktami innych osób.
Pracodawca może prowadzić dokumentację papierowo lub elektronicznie. W obu formach musi zapewnić jej poufność, kompletność, integralność, dostępność oraz ochronę przed uszkodzeniem i dostępem osób nieupoważnionych. Naruszenia mogą skutkować grzywną od 1 000 do 30 000 zł, a sposób prowadzenia dokumentacji może sprawdzić Państwowa Inspekcja Pracy.
Jak wygląda podział akt na części A–E?
Każda część ma określony zakres. Dokument należy przypisać do niej według tego, czego dotyczy, a nie wyłącznie według daty jego powstania.
| Część | Zakres | Przykładowe dokumenty |
|---|---|---|
| A | Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie | Kwestionariusz, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, świadectwa pracy, skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych |
| B | Nawiązanie i przebieg stosunku pracy | Umowa o pracę, aneksy, informacja o warunkach zatrudnienia, szkolenia BHP, badania okresowe, wnioski pracownika |
| C | Ustanie lub wygaśnięcie zatrudnienia | Wypowiedzenie, porozumienie, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące ekwiwalentu i zakazu konkurencji |
| D | Odpowiedzialność porządkowa | Odpis zawiadomienia o ukaraniu i dokumenty dotyczące konkretnej kary |
| E | Kontrole trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu | Informacje o kontroli pracodawcy lub badaniu przeprowadzonym przez uprawniony organ |
Jak porządkować dokumenty w poszczególnych częściach?
Dokumenty w każdej części układa się w porządku chronologicznym, od najstarszego do najnowszego. Chronologia dotyczy także wydzielonych części tematycznych. Jeżeli dokument wpłynął z opóźnieniem, można oznaczyć go datą wpływu i dołączyć jako kolejny dokument, bez przebudowywania całej teczki.
Każdy dokument otrzymuje osobny numer porządkowy. Dla każdej części trzeba prowadzić wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Jeśli tworzysz podczęści tematyczne, na przykład A1, B1 lub C1, każda z nich powinna mieć własną numerację, chronologię i wykaz.
Oryginały, odpisy i kopie
W aktach papierowych przechowuje się co do zasady odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika. Kopię poświadcza za zgodność z oryginałem pracodawca albo osoba przez niego upoważniona. Oryginał służy zwykle do wglądu, a następnie powinien zostać zwrócony pracownikowi.
Dokumenty wytworzone przez pracodawcę, takie jak umowa o pracę, aneks czy świadectwo pracy, przechowuje się w dokumentacji pracodawcy. Szczególny status mają też dokumenty, których forma lub sposób przechowywania wynika z przepisów, w tym dokumentacja badań profilaktycznych.
Wydzielone części D i E
Dokumenty dotyczące każdej kary porządkowej umieszcza się w osobnej podczęści, na przykład D1, D2 i D3. Po zatarciu kary usuwa się całą podczęść dotyczącą tej kary, a pozostałe podczęści otrzymują kolejne numery.
Taką samą zasadę stosuje się w części E. Dokumenty dotyczące poszczególnych kontroli oznacza się jako E1, E2 i kolejne. Po usunięciu informacji o kontroli usuwa się całą właściwą podczęść i aktualizuje numerację pozostałych.
Jak przejść z papierowych akt na e-akta?
Digitalizacja nie jest obowiązkowa, ale przepisy pozwalają zastąpić dokumentację papierową elektroniczną. Samo zeskanowanie dokumentów nie wystarcza. Pracodawca musi potwierdzić zgodność cyfrowych odwzorowań z papierowymi dokumentami.
Przejście na e-akta powinno przebiegać w następującej kolejności:
- Przygotuj dokumentację – uporządkuj akta według części A–E, sprawdź numerację i wykazy.
- Wykonaj odwzorowania cyfrowe – zeskanuj dokumenty w sposób pozwalający zachować ich czytelność i kompletność.
- Potwierdź zgodność – opatrz skany kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
- Zabezpiecz system – zapewnij kontrolę dostępu, kopie zapasowe, integralność plików i ochronę przed zniszczeniem.
- Poinformuj pracownika – przekaż informację o zmianie formy dokumentacji oraz możliwości odbioru papierowych dokumentów w terminie przewidzianym przepisami.
Elektroniczna forma nie zwalnia z obowiązku zachowania podziału na części, chronologii i wykazów. Dostęp do e-akt powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione, zgodnie z zasadami wynikającymi z RODO.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
O długości archiwizacji decyduje przede wszystkim data rozpoczęcia zatrudnienia. W przypadku okresu 10-letniego termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
- 50 lat – co do zasady dla osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
- 10 lat po spełnieniu warunków – dla zatrudnionych w latach 1999–2018, jeżeli pracodawca przekaże do ZUS wymagane dokumenty, w tym ZUS OSW i ZUS RIA.
- Od końca roku ustania zatrudnienia – tak liczy się 10-letni okres przechowywania, a nie od dnia rozwiązania umowy.
Przy ponownym zatrudnieniu tej samej osoby trzeba sprawdzić, czy dokumentacja z wcześniejszego i nowego okresu podlega temu samemu terminowi przechowywania. Nie należy łączyć dokumentacji, jeżeli dla poszczególnych okresów zatrudnienia obowiązują różne zasady archiwizacji.
Lista kontrolna przed kontrolą PIP
Przed zamknięciem miesiąca lub przeprowadzeniem wewnętrznego audytu sprawdź, czy:
- każdy pracownik ma odrębne akta osobowe podzielone na części A–E,
- każda część zawiera aktualny wykaz dokumentów,
- dokumenty są ułożone chronologicznie i ponumerowane,
- kopie dokumentów pracownika zostały poświadczone za zgodność,
- kary i kontrole są prowadzone w wydzielonych podczęściach D1, D2 oraz E1, E2,
- akta papierowe są przechowywane w zamkniętym miejscu, a e-akta mają ograniczenia dostępu i kopie zapasowe.
Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy dokument trafia do niewłaściwej części, brakuje numeracji lub wykazu, a z akt nie usuwa się dokumentów po zatarciu kary albo upływie właściwego terminu. Przy wątpliwościach dotyczących zatarcia kary, ponownego zatrudnienia lub skrócenia okresu archiwizacji warto zweryfikować dokumentację z osobą specjalizującą się w prawie pracy.
Materiał ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przy ocenie obowiązków pracodawcy należy uwzględnić aktualne brzmienie Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
