Założenie akt osobowych jest obowiązkiem pracodawcy przy każdym nowym zatrudnieniu, chyba że przepisy pozwalają kontynuować dokumentację prowadzoną wcześniej. Akta mogą mieć formę papierową albo elektroniczną, ale w obu przypadkach trzeba podzielić je na części A–E, zachować chronologię, ponumerować dokumenty i sporządzić wykaz zawartości każdej części.
Jak założyć akta osobowe krok po kroku?
Podstawę stanowią Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Akta prowadzi się odrębnie dla każdego pracownika. Nie należy utożsamiać ich z całą dokumentacją pracowniczą, ponieważ poza aktami osobowymi pracodawca prowadzi także między innymi ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową i dokumentację płacową.
Zakładanie teczki można uporządkować w następującej kolejności:
- Wybierz formę prowadzenia akt – zdecyduj, czy dokumentacja będzie papierowa, elektroniczna czy prowadzona w dopuszczalnym modelu mieszanym.
- Przygotuj pięć części – utwórz części A, B, C, D i E, także wtedy, gdy przy rozpoczęciu zatrudnienia nie ma jeszcze dokumentów do każdej z nich.
- Przyporządkuj dokumenty – umieść dokumenty w części odpowiadającej ich celowi, a nie według daty wpływu do działu kadr.
- Ułóż dokumenty chronologicznie – w każdej części zachowaj kolejność wynikającą z dat dokumentów lub zdarzeń, których dotyczą.
- Ponumeruj dokumenty i sporządź wykaz – numerację prowadź osobno w każdej części, a wykaz aktualizuj po dołączeniu kolejnych dokumentów.
W papierowych aktach przechowuje się odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata albo pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną za zgodność z oryginałem, jeśli wymagają tego przepisy. Dokumentów nie należy wkładać luzem bez oznaczenia części i pozycji w wykazie.
Co zawierają części A–E?
| Część | Przeznaczenie | Przykładowe dokumenty |
|---|---|---|
| A | Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz badaniami wstępnymi | Kwestionariusz kandydata, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, świadectwa pracy, skierowanie na badania i orzeczenie lekarskie |
| B | Nawiązanie stosunku pracy i przebieg zatrudnienia | Umowa o pracę, zakres obowiązków, szkolenia BHP, potwierdzenia zapoznania z regulaminami, dokumenty dotyczące pracy zdalnej i urlopów |
| C | Ustanie stosunku pracy | Oświadczenie o rozwiązaniu umowy, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące ekwiwalentu urlopowego lub zakazu konkurencji po zatrudnieniu |
| D | Odpowiedzialność porządkowa lub inna odpowiedzialność przewidziana przepisami | Odpis zawiadomienia o ukaraniu i dokumenty dotyczące kary |
| E | Kontrola trzeźwości oraz kontrola na obecność środków działających podobnie do alkoholu | Informacje o kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę albo uprawniony organ |
Część D dzieli się na odrębne, numerowane zbiory dotyczące poszczególnych kar, na przykład D1 i D2. Tak samo dokumenty związane z poszczególnymi kontrolami w części E umieszcza się w wydzielonych częściach E1, E2 i kolejnych. Każdy taki zbiór ma własny porządek chronologiczny, numerację i wykaz.
Jakie dokumenty zebrać przy zatrudnieniu?
Przy kompletowaniu pierwszych dokumentów przydatna jest lista kontrolna obejmująca:
- kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz kwestionariusz pracownika
- dokumenty potwierdzające wykształcenie, kwalifikacje i wcześniejsze okresy zatrudnienia, jeśli są potrzebne
- skierowanie na wstępne badania lekarskie i orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy
- umowę o pracę oraz zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony
- potwierdzenia zapoznania z warunkami zatrudnienia, regulaminami, zasadami BHP i ryzykiem zawodowym
- dokumenty dotyczące powierzenia mienia, zakazu konkurencji, pracy zdalnej lub szczególnych uprawnień pracowniczych, jeżeli występują
Nie należy automatycznie żądać od kandydata wszystkich dokumentów znajdujących się na ogólnych wzorach. Zakres danych i dokumentów musi wynikać z Kodeksu pracy, rozporządzenia albo przepisów szczególnych i odpowiadać potrzebom danego zatrudnienia.
Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?
E-teczka nie jest zwykłym folderem z plikami PDF. Elektroniczna dokumentacja musi zapewniać integralność, kompletność, poufność i dostępność dokumentów oraz umożliwiać odtworzenie historii operacji. Przy digitalizacji papierowych akt sporządza się odwzorowania cyfrowe, a ich zgodność z dokumentami papierowymi potwierdza się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
System wykorzystywany do prowadzenia e-akt powinien zapewniać co najmniej:
- brak możliwości przypadkowej edycji zapisanych dokumentów
- dostęp wyłącznie dla osób upoważnionych do przetwarzania dokumentacji pracowniczej
- indywidualne loginy oraz historię wprowadzania, modyfikowania i usuwania dokumentów
- tworzenie kopii zapasowych i ochronę przed uszkodzeniem lub utratą danych
- metadane pozwalające szybko wyszukiwać dokumenty oraz eksportować je wraz z wymaganymi informacjami
Dokument podpisany przez pracownika papierowo można włączyć do e-teczki po zeskanowaniu i potwierdzeniu zgodności odwzorowania przez pracodawcę, osobę upoważnioną albo kwalifikowaną pieczęć elektroniczną. Pracodawca nie może wymagać od pracownika posiadania podpisu kwalifikowanego.
Kiedy nie zakładać nowych akt?
Przy ponownym zatrudnieniu tej samej osoby trzeba najpierw sprawdzić, czy działa zasada kontynuacji z art. 945 Kodeksu pracy. Jeżeli kolejny stosunek pracy zostaje nawiązany w ciągu 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się poprzednie zatrudnienie, pracodawca co do zasady kontynuuje dotychczasową dokumentację.
Kontynuacja oznacza zachowanie istniejącej teczki i dalsze włączanie do niej dokumentów. Nie tworzy się drugiego kompletu akt tylko dlatego, że pracownik podpisał kolejną umowę. Trzeba jednak zachować ciągłość numeracji i nie dołączać dokumentów do części, której dotyczą inne zdarzenia.
Nowe akta mogą być konieczne między innymi wtedy, gdy:
- przerwa między zatrudnieniami przekroczyła 10 lat
- wcześniejsza i obecna dokumentacja podlegają różnym okresom przechowywania
- poprzedni stosunek pracy rozpoczął się przed 1 stycznia 2019 r., a nie zostały spełnione szczególne warunki pozwalające na kontynuację
- pracownik został przejęty przez innego pracodawcę w trybie art. 231 Kodeksu pracy, a dokumentacja powinna zostać przekazana do podmiotu przejmującego
Nie należy łączyć dokumentacji bez sprawdzenia okresów jej przechowywania. Wątpliwości dotyczące zatrudnienia sprzed 2019 r., raportu ZUS RIA albo przejęcia zakładu pracy wymagają analizy konkretnego przebiegu zatrudnienia.
Jak przechowywać akta i jakie są kary?
Akta papierowe trzeba chronić przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Pomieszczenie lub szafa przeznaczona na dokumentację powinna zapewniać warunki chroniące dokumenty między innymi przed niekorzystną temperaturą, wilgocią i przypadkowym wyniesieniem.
Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, prowadzenie jej niekompletne lub przechowywanie w warunkach grożących zniszczeniem może skutkować grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł. Sankcja dotyczy nie tylko całkowitego braku akt, lecz także naruszeń zasad ich prowadzenia i ochrony.
Najbezpieczniejszy schemat to utworzenie oddzielnej teczki dla pracownika, podział na A–E, segregowanie dokumentów według ich przeznaczenia, a następnie bieżące uzupełnianie numeracji i wykazów. Przed założeniem nowych akt osoby ponownie zatrudnianej zawsze trzeba sprawdzić, czy nie obowiązuje zasada kontynuacji.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. Przy nietypowej historii zatrudnienia, przejęciu pracownika lub rozbieżnych okresach przechowywania warto skonsultować dokumentację ze specjalistą prawa pracy.
