Tak, jednoosobowa działalność gospodarcza może zatrudnić pracownika bez przekształcania się w spółkę. Od chwili zatrudnienia przedsiębiorca staje się pracodawcą i musi realizować obowiązki wynikające z Kodeksu pracy, przepisów ubezpieczeniowych oraz podatkowych.
Jaką umowę wybrać?
Forma zatrudnienia powinna odpowiadać rzeczywistym warunkom współpracy. Jeżeli pracownik wykonuje zadania osobiście, pod kierownictwem przedsiębiorcy, w ustalonym miejscu i czasie oraz za wynagrodzeniem, mamy do czynienia z cechami stosunku pracy. Nazwanie takiej umowy „zleceniem” nie usuwa obowiązków wynikających z Kodeksu pracy.
| Forma umowy | Oskładkowanie ZUS | Przywileje pracownicze | Kiedy stosować |
|---|---|---|---|
| Umowa o pracę | Obowiązkowe ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach | Urlop wypoczynkowy, ochrona wynikająca z Kodeksu pracy, normy czasu pracy | Gdy praca odbywa się pod kierownictwem, według grafiku i w strukturze firmy |
| Umowa zlecenie | Zwykle składki społeczne i zdrowotna, zależnie od innych tytułów do ubezpieczeń | Brak urlopu pracowniczego i typowej ochrony etatowej | Przy wykonywaniu określonych czynności z większą elastycznością |
| Umowa o dzieło | Zasadniczo bez składek ZUS, z wyjątkami dotyczącymi między innymi własnego pracownika | Brak uprawnień pracowniczych | Gdy celem jest konkretny, sprawdzalny rezultat, a nie stałe wykonywanie czynności |
Umowa zlecenie nie powinna zastępować etatu wyłącznie po to, by obniżyć koszty. Umowa o dzieło także nie służy do obsadzania stałego stanowiska z powtarzalnymi obowiązkami. W razie kontroli Państwowa Inspekcja Pracy może ocenić faktyczny sposób wykonywania pracy.
Jak zatrudnić pracownika w JDG krok po kroku?
Przedsiębiorca powinien wykonać poniższe czynności w odpowiedniej kolejności:
- Ustal formę współpracy. Oceń charakter pracy, zakres podporządkowania, grafik oraz miejsce wykonywania obowiązków. Przy umowie o pracę określ między innymi stanowisko, wymiar etatu, miejsce pracy, wynagrodzenie i dzień rozpoczęcia pracy.
- Skieruj pracownika na badania wstępne. Przed dopuszczeniem do pracy pracownik powinien mieć aktualne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Koszt badań ponosi pracodawca. Przepisy przewidują wyjątki, między innymi w określonych przypadkach kontynuowania zatrudnienia.
- Przeprowadź szkolenie BHP. Szkolenie wstępne, obejmujące instruktaż ogólny i stanowiskowy, powinno odbyć się przed rozpoczęciem pracy. Trzeba także zapewnić bezpieczne warunki, przekazać instrukcje i przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego adekwatną do stanowiska.
- Podpisz umowę. Umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie najpóźniej przed dopuszczeniem do pracy. Przy umowach cywilnoprawnych również warto zachować formę pisemną i precyzyjnie opisać zakres oraz zasady rozliczeń.
- Zgłoś zatrudnioną osobę do ZUS. Zgłoszenia dokonuje się co do zasady w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia. Najczęściej służy do tego formularz ZUS ZUA, a w szczególnych przypadkach ZUS ZZA. Zakres ubezpieczeń zależy od rodzaju umowy i innych tytułów ubezpieczeniowych pracownika.
- Załóż dokumentację pracowniczą. Przy umowie o pracę trzeba prowadzić akta osobowe oraz dokumentację przebiegu zatrudnienia, w tym ewidencję czasu pracy, urlopów i nieobecności. Dokumentacja może być papierowa albo elektroniczna, jeśli spełnia wymagania prawne.
Po zatrudnieniu przedsiębiorca nalicza wynagrodzenie, pobiera zaliczki na podatek dochodowy, rozlicza składki i przekazuje wymagane dokumenty do ZUS. Co do zasady składki za pracowników opłaca się do 20. dnia następnego miesiąca, jednak dokładny termin zależy od statusu płatnika. Przy większej liczbie pracowników mogą pojawić się także obowiązki związane z PPK.
Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?
Wynagrodzenie brutto z umowy nie jest pełnym kosztem przedsiębiorcy. Do pensji trzeba doliczyć finansowane przez pracodawcę składki na ubezpieczenia społeczne, a w określonych przypadkach także składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Koszt zwiększają również badania, szkolenia BHP, obsługa kadrowo-płacowa, wyposażenie stanowiska oraz absencje i urlopy.
Dokładna kwota zależy między innymi od wynagrodzenia, rodzaju umowy, wysokości składki wypadkowej, ulg i sytuacji ubezpieczeniowej pracownika. Przed podpisaniem umowy warto policzyć pełny koszt pracodawcy, a nie tylko kwotę netto wypłacaną zatrudnionej osobie.
Ryczałt ewidencjonowany nie pozwala pomniejszyć przychodu o koszty zatrudnienia. Wynagrodzenie i składki pracownika pozostają więc realnym wydatkiem firmy, ale nie obniżają podstawy opodatkowania ryczałtem.
Inaczej wygląda sytuacja przedsiębiorcy rozliczającego działalność według skali podatkowej albo podatku liniowego. W tych formach wydatki związane z zatrudnieniem mogą co do zasady stanowić koszty uzyskania przychodu, jeżeli pozostają w związku z działalnością i są prawidłowo udokumentowane. Nie oznacza to jednak automatycznego odliczenia każdej kwoty, dlatego sposób rozliczenia warto skonsultować z księgowym.
Na co uważać przy pierwszym pracowniku?
Najczęstsze problemy nie wynikają z samego faktu prowadzenia JDG, lecz z pominięcia któregoś z obowiązków pracodawcy:
- Zastępowanie etatu zleceniem – stosowanie umowy cywilnoprawnej mimo stałego grafiku, podporządkowania i pracy pod kierownictwem może zostać zakwestionowane.
- Spóźnione zgłoszenie do ZUS – termin siedmiu dni trzeba liczyć od powstania obowiązku ubezpieczenia.
- Dopuszczenie do pracy bez badań lub szkolenia BHP – pracownik nie powinien rozpoczynać pracy bez wymaganych dokumentów i instruktażu.
- Brak ewidencji czasu pracy – sama lista obecności nie zastępuje prawidłowej ewidencji wymaganej do rozliczenia wynagrodzenia i świadczeń.
- Liczenie wyłącznie pensji netto – plan finansowy powinien obejmować brutto, składki pracodawcy i koszty organizacyjne.
Jednoosobowa działalność gospodarcza może więc bez przeszkód budować zespół. Przedsiębiorca nie musi zmieniać formy prawnej, ale powinien od początku traktować zatrudnienie jako stały proces obejmujący kadry, ZUS, podatki, BHP i dokumentację.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej, podatkowej ani księgowej. Przed zawarciem umowy warto zweryfikować aktualne przepisy oraz sytuację konkretnego pracownika.
