Kiedy wypłacić ekwiwalent za urlop?

Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypłaca się co do zasady w zakładowym terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli ten termin przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy, pracodawca ma na wypłatę ekwiwalentu 10 dni od ustania stosunku pracy.

Dwa terminy wypłaty ekwiwalentu

Zasady wynikają z art. 171 § 4 i 5 Kodeksu pracy. Nie należy więc automatycznie przyjmować, że pieniądze muszą trafić do pracownika w ostatnim dniu zatrudnienia. Najpierw trzeba sprawdzić termin wypłaty wynagrodzenia obowiązujący u danego pracodawcy.

Zakładowy termin wypłaty wynagrodzenia wynika przede wszystkim z regulaminu pracy, a w określonych przypadkach z informacji o warunkach zatrudnienia. Przepisy odwołują się do terminu ustalonego zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy, a nie do dowolnej daty wybranej przy rozliczaniu odejścia pracownika.

Przykładowo, jeśli umowa kończy się 31 marca, a wynagrodzenie jest wypłacane 10. dnia następnego miesiąca, ekwiwalent może zostać wypłacony 10 kwietnia razem z ostatnią pensją. Nie będzie to opóźnienie. Jeżeli natomiast wynagrodzenie jest wypłacane 27. dnia miesiąca, a stosunek pracy kończy się 28 lutego, termin wypłaty pensji przypada przed ustaniem zatrudnienia. Wtedy ekwiwalent trzeba wypłacić najpóźniej w ciągu 10 dni od zakończenia umowy, czyli do 10 marca.

Jeżeli ostatni dzień właściwego terminu przypada w dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym. Dotyczy to zarówno 10-dniowego terminu z art. 171 § 5 k.p., jak i zwykłego terminu wypłaty wynagrodzenia, gdy dzień wypłaty wynika z art. 85 § 3 k.p.

Po zmianie przepisów dzień ustania zatrudnienia nie jest automatycznie dniem wypłaty ekwiwalentu. Najpierw trzeba porównać datę zakończenia umowy z zakładowym terminem wypłaty pensji.

Jak ustalić konkretną datę wypłaty?

Do sprawdzenia terminu potrzebne są tylko dwie informacje: data ustania stosunku pracy oraz stały termin wypłaty wynagrodzenia u pracodawcy. Postępuj według następujących kroków:

1. Sprawdź termin wypłaty pensji – znajdziesz go w regulaminie pracy, informacji o warunkach zatrudnienia albo innych dokumentach dotyczących zatrudnienia.
2. Porównaj tę datę z dniem zakończenia umowy – jeżeli termin wypłaty przypada w dniu ustania stosunku pracy lub później, ekwiwalent wypłaca się w tym terminie. Jeżeli przypada wcześniej, należy zastosować 10 dni od ustania zatrudnienia.

Przy obliczaniu końcowej daty trzeba uwzględnić dni wolne od pracy. Jeżeli termin przypada w sobotę, niedzielę albo święto, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym, zgodnie z właściwą regułą dotyczącą terminu wypłaty.

Kiedy ekwiwalent nie przysługuje?

Ekwiwalent powstaje wtedy, gdy niewykorzystanie urlopu wynika z rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Art. 171 § 3 Kodeksu pracy przewiduje jednak wyjątek. Pracodawca nie musi wypłacać świadczenia, gdy urlop zostanie wykorzystany podczas kolejnego zatrudnienia u tego samego pracodawcy.

Warunki tego wyjątku obejmują:

• Bezpośrednie następstwo umów – kolejna umowa o pracę musi zostać zawarta bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej.
• Ten sam pracodawca – kontynuacja musi nastąpić u tego samego podmiotu zatrudniającego.
• Porozumienie stron – pracodawca i pracownik muszą uzgodnić wykorzystanie niewykorzystanego urlopu podczas kolejnego stosunku pracy.
• Urlop wykorzystany w naturze – dni, które pracownik rzeczywiście wykorzysta przed zakończeniem zatrudnienia, nie podlegają później rozliczeniu ekwiwalentem.

Samo podpisanie kolejnej umowy nie wystarcza. Potrzebne jest także porozumienie dotyczące wykorzystania urlopu. Jeżeli warunki nie zostaną spełnione, niewykorzystany urlop co do zasady rozlicza się pieniężnie po ustaniu zatrudnienia.

Co zrobić, gdy ekwiwalent nie został wypłacony w terminie?

Najpierw ustal prawidłowy dzień wymagalności świadczenia. Dopiero jego upływ oznacza opóźnienie. Nie zawsze będzie to dzień następujący po rozwiązaniu umowy, ponieważ w części przypadków decyduje zakładowy termin wypłaty wynagrodzenia.

W razie braku płatności możesz podjąć następujące działania:

• Wezwanie do zapłaty – wskaż datę ustania zatrudnienia, właściwy termin wypłaty, należny ekwiwalent oraz żądaj odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia następującego po terminie płatności.
• Skarga do Państwowej Inspekcji Pracy – PIP może sprawdzić, czy pracodawca naruszył prawa pracownika.
• Pozew do sądu pracy – przed sądem można dochodzić ekwiwalentu, odsetek i ewentualnie innych należności związanych z zatrudnieniem.
• Zawiadomienie o naruszeniu praw pracownika – niewypłacenie świadczenia w ustalonym terminie może stanowić wykroczenie z art. 282 § 1 Kodeksu pracy.

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady po 3 latach od dnia wymagalności. W przypadku ekwiwalentu ten dzień ustala się według art. 171 § 4 albo § 5 Kodeksu pracy, a nie automatycznie według daty zakończenia zatrudnienia.

Najważniejsza zasada jest prosta: po 27 stycznia 2026 r. sprawdź termin wypłaty wynagrodzenia w firmie. Jeśli przypada w dniu ustania stosunku pracy lub później, ekwiwalent wypłaca się w tym terminie. Jeśli przypada wcześniej, pracodawca ma 10 dni od zakończenia umowy.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.