Akta osobowe przechowuje się najczęściej przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W niektórych przypadkach okres ten wynosi jednak 50 lat. Decydują przede wszystkim data nawiązania zatrudnienia oraz to, czy pracodawca przekazał do ZUS raport informacyjny ZUS RIA.
Przechowywanie akt osobowych – ile lat?
Obowiązek dotyczy nie tylko akt osobowych, lecz także pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Podstawę stanowi Kodeks pracy oraz przepisy o dokumentacji pracowniczej. Dla zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. zasadą jest 10 lat przechowywania dokumentacji od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie.
Starsze dokumenty mogą podlegać 50-letniemu okresowi przechowywania. W przypadku osób zatrudnionych w latach 1999–2018 możliwe jest skrócenie tego terminu, ale wymaga to przekazania do ZUS raportu ZUS RIA. Trzeba też odróżnić sposób liczenia obu okresów: 10 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, a 50 lat co do zasady od dnia ustania stosunku pracy.
Okres przechowywania według daty zatrudnienia
Poniższe zestawienie obejmuje podstawowe warianty dotyczące akt osobowych i dokumentacji pracowniczej:
| Data nawiązania stosunku pracy | Okres przechowywania | Warunki dodatkowe |
|---|---|---|
| Od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy | Nie jest wymagany raport ZUS RIA |
| Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. | 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym złożono ZUS RIA | Pracodawca musi złożyć ZUS OSW i przekazać raport ZUS RIA |
| Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., bez ZUS RIA | 50 lat od dnia ustania stosunku pracy | Brak raportu oznacza pozostawienie dłuższego okresu |
| Do 31 grudnia 1998 r. | 50 lat od dnia ustania stosunku pracy | Co do zasady nie można skrócić okresu przez ZUS RIA |
Przykładowo, jeżeli stosunek pracy ustał w czerwcu 2024 r., 10-letni termin zaczyna biec od 31 grudnia 2024 r. Dokumentacja podlega więc przechowywaniu do końca 2034 r. Nie liczy się tego terminu bezpośrednio od dnia rozwiązania umowy.
Jaką rolę pełni raport ZUS RIA?
ZUS RIA jest raportem informacyjnym przekazywanym do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dotyczy osób, które zostały po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 1998 r., ale przed 1 stycznia 2019 r. Jego celem jest przekazanie ZUS danych potrzebnych do ustalenia świadczeń emerytalnych lub rentowych, dzięki czemu dalsze przechowywanie pełnej dokumentacji przez 50 lat nie jest potrzebne.
Aby skorzystać ze skrócenia okresu, pracodawca powinien:
- Złożyć oświadczenie ZUS OSW o zamiarze przekazywania raportów informacyjnych.
- Przekazać do ZUS raport ZUS RIA za danego pracownika.
- Ująć w raporcie dane potrzebne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.
- Przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji i zasadach jej odbioru.
Raport może obejmować między innymi przychody stanowiące podstawę wymiaru świadczeń, okresy pracy nauczycielskiej, informacje o pracy w szczególnych warunkach oraz dane dotyczące rozwiązania ostatniego stosunku pracy. Samo złożenie ZUS OSW nie wystarcza do skrócenia terminu. Decydujące znaczenie ma przekazanie raportu ZUS RIA.
Sprawdź także: Jak wystawić zaświadczenie o okresie zatrudnienia?
Co dzieje się po upływie okresu przechowywania?
Po upływie właściwego terminu pracodawca nie niszczy dokumentacji od razu. Były pracownik powinien otrzymać informację o możliwości jej odebrania. Dokumentację można odebrać do końca miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym upłynął okres przechowywania.
Po tym czasie pracodawca ma obowiązek zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Podstawowe czynności wyglądają następująco:
- Pracodawca informuje pracownika o okresie przechowywania oraz możliwości odbioru dokumentów.
- Pracownik może odebrać dokumentację do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu.
- Nieodebrana dokumentacja pozostaje jeszcze przez czas potrzebny do przeprowadzenia procesu zniszczenia.
- Pracodawca niszczy dokumenty w ciągu 12 miesięcy po upływie terminu przeznaczonego na ich odbiór.
Do chwili zniszczenia pracownik może zwrócić się o wydanie dokumentacji, choć po upływie wyznaczonego terminu odbioru pracodawca nie ma już takiego samego obowiązku jak wcześniej. Pracownik lub były pracownik ma także prawo wystąpić o kopię całości albo części dokumentacji w czasie jej przechowywania.
Kiedy okres przechowywania może się wydłużyć?
Jeżeli dokumentacja może być dowodem w postępowaniu sądowym, okres jej przechowywania może zostać przedłużony. Gdy pracodawca jest stroną postępowania, przechowuje dokumenty do prawomocnego zakończenia sprawy, nie krócej jednak niż przez podstawowy wymagany okres.
Jeżeli pracodawca poweźmie wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, które może mieć znaczenie dla dokumentacji, okres przechowywania przedłuża się o 12 miesięcy. Po tym czasie pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentów w terminie 30 dni, a także o ich zniszczeniu w razie nieodebrania.
Przy ponownym zatrudnieniu tego samego pracownika w okresie przewidzianym przepisami pracodawca co do zasady kontynuuje dotychczasową dokumentację. Termin przechowywania liczy się wtedy od końca roku kalendarzowego, w którym ustał najpóźniej zakończony stosunek pracy. Jeżeli poszczególne okresy zatrudnienia podlegają różnym zasadom, dokumentację należy rozpatrywać z uwzględnieniem tych odmiennych terminów.
Najważniejsza zasada jest prosta: zatrudnienie od 2019 r. oznacza zwykle 10 lat przechowywania, zatrudnienie sprzed 1999 r. – 50 lat, a dla lat 1999–2018 skrócenie terminu zależy od prawidłowego przekazania ZUS RIA.
Przeczytaj również: Zaświadczenie o zatrudnieniu – wzór i najważniejsze informacje
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.
