Rozliczanie podróży służbowych (delegacji) to jeden z kluczowych obowiązków pracodawcy oraz działów kadr i płac. Choć zasady te reguluje Kodeks pracy oraz odpowiednie Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej, w praktyce wyliczanie należności często budzi wątpliwości – zwłaszcza w kontekście pomniejszania stawek za zapewnione wyżywienie czy obliczania czasu trwania podróży. Poniższy artykuł systematyzuje wiedzę na temat diet krajowych, opierając się na aktualnym stanie prawnym.
Czym jest dieta i ile wynosi w 2025 roku?
Dieta to kwota przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej. Należy pamiętać, że dieta nie jest wynagrodzeniem za pracę, lecz świadczeniem kompensacyjnym.
Obecnie pełna stawka diety za dobę podróży krajowej wynosi:
45,00 zł
Jest to stawka bazowa, od której wyliczane są pozostałe ryczałty (np. za nocleg czy dojazdy).
Czas trwania podróży a wysokość diety
Kluczowym elementem prawidłowego rozliczenia jest precyzyjne określenie czasu trwania delegacji. Czas ten liczy się od momentu rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do momentu powrotu (przyjazdu), a nie tylko czasu spędzonego u klienta czy w oddziale firmy.
Wysokość przysługującej diety zależy od liczby godzin spędzonych w podróży:
-
Poniżej 8 godzin – Brak diety – 0,00 zł
-
Od 8 do 12 godzin 50% diety 22,50 zł
-
Powyżej 12 godzin 100% diety 45,00 zł
Ważne: Jeśli podróż trwa dłużej niż jedną dobę, za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, a za niepełną, rozpoczętą dobę:
-
do 8 godzin – 50% diety,
-
powyżej 8 godzin – 100% diety.
Dla precyzyjnych obliczeń możesz użyć kalkulatora podróży służbowej od 360 Kadry i Płace
Pomniejszanie diety za zapewnione wyżywienie
To najczęściej popełniany błąd w rozliczeniach. Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi bezpłatne wyżywienie (np. w cenie hotelu, podczas szkolenia lub spotkania biznesowego), kwotę diety należy odpowiednio pomniejszyć.
Zasada procentowego obniżenia diety wygląda następująco:
-
Śniadanie: -25% diety (11,25 zł)
-
Obiad: -50% diety (22,50 zł)
-
Kolacja: -25% diety (11,25 zł)
Przykład:
Pracownik był w podróży powyżej 12 godzin (należy się 45 zł). Pracodawca opłacił hotel ze śniadaniem oraz zapewnił lunch biznesowy (obiad).
-
Obliczenie: 45,00 zł – (25% + 50%) = 45,00 { zł} – 33,75 zł = 11,25 zł
-
Do wypłaty pozostaje: 11,25 zł.
Uwaga: Jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie (śniadanie, obiad i kolację), dieta nie przysługuje.
Noclegi i Ryczałty
Oprócz diety pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu. Rozliczenie może nastąpić na dwa sposoby:
-
Na podstawie rachunku/faktury: Pracodawca zwraca kwotę stwierdzoną rachunkiem (limit hotelowy za jedną dobę to 20-krotność diety, czyli 900 zł, chyba że pracodawca wyrazi zgodę na wyższy koszt).
-
Ryczałt za nocleg: Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku za hotel (np. spał u rodziny), przysługuje mu ryczałt w wysokości 150% diety.
-
Wysokość ryczałtu: 67,50 zł.
-
Warunek: Ryczałt przysługuje, jeśli nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21:00 a 7:00.
Ryczałt na dojazdy komunikacją miejską
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (np. bilety autobusowe w mieście docelowym).
-
Wysokość: 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży (9,00 zł).
-
Ryczałt ten nie przysługuje, jeśli pracownik nie ponosił kosztów dojazdów (np. poruszał się taksówkami na koszt firmy lub samochodem służbowym).
5. Aspekty podatkowe i ZUS
Dla pracodawcy i pracownika istotne są kwestie fiskalne:
-
Zwolnienie z PIT i ZUS: Diety i inne należności za czas podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego i składek ZUS do wysokości limitów określonych w przepisach (czyli do 45 zł za dobę).
-
Nadwyżka: Jeśli pracodawca zdecyduje się wypłacać diety wyższe niż ustawowe minimum (np. 60 zł dziennie), nadwyżka ponad 45 zł stanowi przychód pracownika, który należy opodatkować i oskładkować.
Podsumowanie
Prawidłowe rozliczenie delegacji wymaga skrupulatności w ustalaniu czasu pracy oraz weryfikacji zapewnionych świadczeń. Warto pamiętać, że przepisy te mają charakter bezwzględnie obowiązujący w zakresie minimalnych uprawnień pracownika – pracodawca może ustalić warunki korzystniejsze (np. w regulaminie wynagradzania), ale nigdy gorsze niż te wynikające z rozporządzenia.
Artykuł sponsorowany
