Wynagrodzenie za pracę wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, z dołu, w stałym i ustalonym z góry terminie. Przy miesięcznym okresie rozliczeniowym pensja musi trafić do pracownika najpóźniej w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może dowolnie wybrać dzień między 1. a 10. dniem miesiąca. Termin powinien wskazywać konkretną datę, na przykład 10. dzień miesiąca.
Jaki jest ustawowy termin wypłaty wynagrodzenia?
Zasady określa art. 85 § 1 i § 2 Kodeksu pracy. Wynagrodzenie płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, czyli za miesiąc już przepracowany, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości. Ostateczną granicą jest 10. dzień następnego miesiąca kalendarzowego.
Pracodawca musi więc określić stały termin wypłaty, który pracownik zna z góry. Może to być na przykład 5., 8. albo 10. dzień każdego miesiąca. Dopuszczalne jest też ustalenie terminu według powtarzalnej reguły, takiej jak pierwszy dzień roboczy miesiąca, o ile reguła jednoznacznie wskazuje datę wypłaty i nie prowadzi do przekroczenia ustawowego limitu.
Jak poprawnie zapisać termin wypłaty w umowie?
Sformułowanie „wynagrodzenie wypłacane do 10. dnia miesiąca” nie wskazuje jednego, stałego dnia. Może sugerować wypłatę zarówno pierwszego, piątego, jak i dziesiątego dnia miesiąca. Z tego powodu taki zapis nie spełnia wymogu konkretności wynikającego z art. 85 § 1 Kodeksu pracy.
W umowie, regulaminie pracy albo informacji o warunkach zatrudnienia należy wskazać konkretny termin. Przykładowe zapisy można ocenić następująco:
| Zapis błędny | Zapis prawidłowy | Dlaczego? |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie wypłaca się do 10. dnia miesiąca. | Wynagrodzenie wypłaca się 10. dnia każdego miesiąca. | Drugi zapis wskazuje jeden, stały dzień. |
| Wynagrodzenie wypłaca się w pierwszych 10 dniach miesiąca. | Wynagrodzenie wypłaca się 8. dnia każdego miesiąca. | Określenie „w pierwszych 10 dniach” pozostawia kilka możliwych dat. |
| Wynagrodzenie wypłaca się po zakończeniu miesiąca. | Wynagrodzenie wypłaca się drugiego dnia roboczego następnego miesiąca. | Poprawny zapis określa powtarzalną regułę ustalania dnia wypłaty. |
Nie ma obowiązku wpisywania terminu bezpośrednio do umowy o pracę, jeżeli wynika on z regulaminu pracy albo z przekazanej pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia. W każdym przypadku data musi być jednak konkretna, stała i znana z góry.
Co się dzieje, gdy dzień wypłaty przypada na dzień wolny?
Zgodnie z art. 85 § 3 Kodeksu pracy, jeżeli ustalony dzień wypłaty jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym. Przykładowo, gdy termin przypada w sobotę, pensja powinna być wypłacona w piątek. Ta sama zasada dotyczy niedziel i innych dni ustawowo wolnych od pracy.
Przy wypłacie przelewem liczy się nie moment zlecenia płatności przez pracodawcę, lecz chwila, w której środki są dostępne na rachunku pracownika. Pracodawca powinien zatem uwzględnić czas realizacji przelewu i zlecić go odpowiednio wcześniej.
Termin wypłaty jest zachowany, gdy:
- wynagrodzenie zostanie wypłacone w ustalonym, stałym dniu miesiąca,
- w przypadku dnia wolnego środki zostaną przekazane w dniu roboczym poprzedzającym ten termin,
- pieniądze znajdą się na rachunku pracownika w sposób pozwalający mu swobodnie nimi dysponować,
- przy wypłacie gotówkowej pracownik otrzyma pieniądze najpóźniej w ustalonym dniu.
Sam fakt wysłania przelewu w terminie nie wystarcza, jeżeli bank zaksięguje środki dopiero później. Ryzyko związane z organizacją płatności obciąża pracodawcę.
Jakie są konsekwencje opóźnienia wypłaty?
Pracodawca nie może jednostronnie przesunąć ustalonego terminu tylko dlatego, że tak jest wygodniej przy obsłudze listy płac. Opóźnienie w wypłacie narusza obowiązek prawidłowego i terminowego wypłacania wynagrodzenia. Pracownik może domagać się także odsetek za okres opóźnienia.
Niedotrzymanie terminu wypłaty może zostać uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawcy grozi za to grzywna od 1 000 do 30 000 zł. W razie sporu pracownik może dochodzić zaległego wynagrodzenia i odsetek przed sądem pracy, a także zwrócić się o pomoc lub złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Przy ustalaniu terminu warto postępować według następującej kolejności:
- Sprawdź, czy termin wynika z regulaminu pracy, układu zbiorowego albo informacji o warunkach zatrudnienia.
- Ustal, czy wskazano konkretny i stały dzień, a nie jedynie przedział „do 10. dnia”.
- Zweryfikuj, czy data nie przypada na dzień wolny, który wymaga wcześniejszej wypłaty.
- Przy przelewie sprawdź, czy środki będą dostępne na rachunku pracownika w wymaganym terminie.
Kiedy wypłacić wynagrodzenie po rozwiązaniu umowy?
Przepisy nie wskazują wprost odrębnego terminu wypłaty wszystkich należności w dniu zakończenia zatrudnienia. W praktyce pojawia się pogląd, że pracodawca może rozliczyć pracownika w zwykłym terminie obowiązującym w zakładzie pracy.
Państwowa Inspekcja Pracy przyjmuje jednak, że wynagrodzenie za pracę oraz inne świadczenia związane ze stosunkiem pracy powinny zostać wypłacone najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Jest to najbezpieczniejsze rozwiązanie, ponieważ po ustaniu stosunku pracy pracownik nie pozostaje już związany z zakładowym terminem wypłat.
Wyjątek może dotyczyć składników, których wysokości nie da się ustalić w dniu rozwiązania umowy, na przykład premii zależnej od wyników całego działu w późniejszym okresie. Taki składnik może zostać rozliczony w terminie wynikającym z przepisów wewnątrzzakładowych, gdy dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego dostępne są dane potrzebne do jego obliczenia.
Najpóźniejszy ustawowy termin nie oznacza więc automatycznie prawa do wypłaty dowolnego dnia między 1. a 10. dniem miesiąca. Termin wypłaty musi być konkretny i stały, a gdy przypada w dzień wolny, pieniądze powinny być dostępne wcześniej.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu o wynagrodzenie lub interpretację przepisów warto skonsultować się z Państwową Inspekcją Pracy albo prawnikiem.
