Ewidencję czasu pracy przechowuje się co do zasady przez 10 lat, ale okres ten zależy od daty nawiązania stosunku pracy. Dla zatrudnionych w latach 1999–2018 może obowiązywać 50 lat albo 10 lat po złożeniu raportu ZUS RIA, a dla osób zatrudnionych przed 1999 r. – 50 lat.
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy?
| Data nawiązania stosunku pracy | Okres przechowywania | Uwagi |
|---|---|---|
| Od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat | Okres liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. |
| Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. | 50 lat albo 10 lat | 10 lat jest możliwe po złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA. Bez raportu obowiązuje 50 lat. |
| Przed 1 stycznia 1999 r. | 50 lat | Okresu nie można skrócić przez złożenie ZUS RIA. |
Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Podstawę obowiązku przechowywania stanowi art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, a szczegółowy zakres dokumentacji określa rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Jak liczyć 10-letni okres przechowywania?
Dziesięć lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany albo wygasł. Nie ma znaczenia, czy umowa zakończyła się w styczniu, czy w grudniu danego roku.
Przykład: jeżeli umowa została rozwiązana 15 maja 2020 r., okres przechowywania kończy się 31 grudnia 2030 r. Dopiero po tej dacie rozpoczyna się procedura związana z odbiorem i ewentualnym zniszczeniem dokumentacji.
W przypadku zatrudnienia z lat 1999–2018, gdy pracodawca złożył ZUS RIA, dziesięć lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Jak przechowywać ewidencję czasu pracy?
Ewidencję prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Nie należy wkładać jej do akt osobowych, ponieważ jest odrębną częścią dokumentacji pracowniczej. Nie jest też tym samym co lista obecności. Lista obecności potwierdza obecność, natomiast ewidencja pozwala ustalić między innymi godziny pracy, nadgodziny, pracę w porze nocnej i rodzaje nieobecności.
Pracodawca może wybrać formę papierową albo elektroniczną. W obu przypadkach dokumentacja musi być chroniona przed utratą, uszkodzeniem i dostępem osób nieuprawnionych. Przy przechowywaniu należy zapewnić:
- Poufność – dostęp do dokumentacji mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione.
- Integralność – treść dokumentów i ich metadane powinny być zabezpieczone przed nieuprawnionymi zmianami.
- Kompletność – dokumentacja powinna obejmować wszystkie wymagane zapisy i dokumenty powiązane z ewidencją.
- Dostępność – uprawnione osoby powinny móc odszukać dokumentację i udostępnić ją w wymaganej formie.
Wersję papierową przechowuje się w zabezpieczonym miejscu, na przykład w zamykanej szafie, z ochroną przed wilgocią i zniszczeniem. System elektroniczny powinien umożliwiać identyfikację użytkowników, rejestrowanie zmian, wyszukiwanie dokumentów, eksport danych oraz ich wydruk.
Co powinna obejmować dokumentacja ewidencji?
Sama miesięczna karta godzin nie zawsze wyczerpuje zakres dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z rozporządzeniem obejmuje ona między innymi:
- liczbę przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy;
- pracę w porze nocnej, godziny nadliczbowe, dyżury i dni wolne;
- urlopy, zwolnienia od pracy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności;
- wnioski i zgody pracownika związane z organizacją czasu pracy, zwolnieniami i szczególnymi uprawnieniami.
Dokumentacja powinna być prowadzona osobno dla każdej osoby. Jej brak albo przechowywanie w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych może utrudnić rozliczenie wynagrodzenia i stanowić naruszenie obowiązków pracodawcy.
Co zrobić po upływie okresu przechowywania?
Przy 10-letnim okresie przechowywania pracodawca nie niszczy dokumentacji od razu po upływie terminu. Należy postępować w następującej kolejności:
- Poinformować byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji.
- Wyznaczyć miesiąc na jej odebranie, liczony po upływie okresu przechowywania.
- Po bezskutecznym upływie tego terminu zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
Najczęstsze wątpliwości
Czy Excel wystarczy do prowadzenia ewidencji?
Sam arkusz Excel nie daje automatycznie pewności spełnienia wymogów dotyczących dokumentacji elektronicznej. Jeżeli plik nie zapewnia kontroli dostępu, historii zmian, integralności danych, możliwości wyszukiwania i bezpiecznego eksportu, może nie spełniać wymagań rozporządzenia. O zgodności decydują funkcje i sposób zabezpieczenia całego systemu, a nie sama nazwa programu.
Co grozi za zgubienie ewidencji?
Brak ewidencji albo przechowywanie jej w warunkach grożących uszkodzeniem może skutkować odpowiedzialnością wykroczeniową i grzywną. Problem może pojawić się także przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub sporze o wynagrodzenie, gdy pracodawca nie będzie w stanie wykazać liczby przepracowanych godzin, nadgodzin albo przyczyn nieobecności.
