Zaległy urlop wypoczynkowy należy udzielić najpóźniej do 30 września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Ten termin oznacza rozpoczęcie urlopu, a nie jego zakończenie. Urlop za 2025 rok powinien więc rozpocząć się najpóźniej 30 września 2026 roku.
Do kiedy wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy?
Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy urlopu niewykorzystanego w roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo, należy udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przykładowo, dni wolne pozostałe za 2024 rok powinny zostać udzielone najpóźniej 30 września 2025 roku.
Przepisy mówią o udzieleniu urlopu, dlatego termin zostaje zachowany, gdy pracownik rozpocznie wypoczynek najpóźniej 30 września. Nie musi zakończyć go tego dnia. Jeżeli pozostało pięć dni urlopu, pracownik może rozpocząć je 30 września i korzystać z nich także w październiku, zgodnie z zasadami liczenia urlopu według jego rozkładu czasu pracy.
Urlop niewykorzystany w roku, za który przysługuje, staje się urlopem zaległym od 1 stycznia kolejnego roku. Nie można umownie przesunąć ustawowego terminu na listopad czy grudzień, chyba że wystąpi przyczyna, która zgodnie z przepisami powoduje obowiązkowe przesunięcie urlopu.
Co dzieje się po 30 września?
Upływ 30 września nie powoduje automatycznego przepadku urlopu. To dwie różne kwestie. Pierwsza dotyczy terminu, w którym pracodawca powinien udzielić zaległego urlopu. Druga dotyczy przedawnienia roszczenia pracownika.
Jeżeli pracodawca nie udzieli urlopu w terminie z art. 168 Kodeksu pracy, może naruszać prawa pracownika. Zgodnie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy nieudzielenie przysługującego urlopu może zostać uznane za wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł. Odpowiedzialność zależy od okoliczności, w szczególności od tego, czy niewykorzystanie urlopu wynikało z przyczyn leżących po stronie pracodawcy.
Roszczenie o udzielenie urlopu podlega natomiast przedawnieniu na zasadach określonych w art. 291 Kodeksu pracy. Co do zasady chodzi o okres trzech lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Przy urlopie zaległym bieg tego terminu wiąże się z końcem ustawowego terminu jego udzielenia, czyli z 30 września następnego roku.
| Rok nabycia prawa do urlopu | Termin rozpoczęcia zaległego urlopu | Przedawnienie roszczenia |
|---|---|---|
| 2023 | 30 września 2024 roku | co do zasady 30 września 2027 roku |
| 2024 | 30 września 2025 roku | co do zasady 30 września 2028 roku |
| 2025 | 30 września 2026 roku | co do zasady 30 września 2029 roku |
Przedawnienie nie działa tak samo jak automatyczne wygaśnięcie prawa. Po upływie tego okresu pracodawca może podnieść zarzut przedawnienia, a dochodzenie roszczenia przez pracownika staje się utrudnione. Nie należy więc traktować trzyletniego terminu jako dodatkowego czasu na swobodne odkładanie urlopu.
Jak ustala się termin zaległego urlopu?
Zaległy urlop powinien zostać uwzględniony w planie urlopów. Jeżeli pracodawca nie tworzy planu, termin ustala się co do zasady w porozumieniu z pracownikiem. Urlopy zaległe powinny być wykorzystywane w pierwszej kolejności, przed urlopem przysługującym za bieżący rok.
Przy ustalaniu terminu należy postępować w następującej kolejności:
- Sprawdzenie zaległości – pracodawca ustala, za jaki rok pozostały dni urlopu i ile ich jeszcze przysługuje.
- Ustalenie terminu – termin może wynikać z planu urlopów albo zostać uzgodniony z pracownikiem.
- Zapewnienie rozpoczęcia urlopu do 30 września – pracodawca powinien tak zorganizować pracę, aby zaległy urlop rozpoczął się najpóźniej tego dnia.
- Jednostronne udzielenie urlopu w razie potrzeby – pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop bez uzyskania jego zgody, gdy jest to konieczne do wykonania obowiązku wynikającego z art. 168 Kodeksu pracy.
Tak zwany urlop przymusowy nie oznacza dowolnego wysyłania pracownika na wolne w każdej sytuacji. Dotyczy zaległego urlopu i wynika z obowiązku pracodawcy zapewnienia jego wykorzystania. Pracownik nie może odmówić urlopu udzielonego zgodnie z przepisami ani samodzielnie rozpocząć zaległego urlopu bez zgody pracodawcy tylko dlatego, że minął 30 września.
Kiedy termin może się przesunąć?
Termin 30 września może nie mieć zastosowania w typowy sposób, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność w pracy. W takim przypadku pracodawca powinien udzielić urlopu później, niezwłocznie po ustaniu przeszkody.
Do sytuacji powodujących przesunięcie terminu należą w szczególności:
- czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby
- odosobnienie w związku z chorobą zakaźną
- urlop macierzyński, rodzicielski, ojcowski lub urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego
- powołanie na ćwiczenia lub przeszkolenie wojskowe w przypadkach wskazanych w przepisach
W takich okolicznościach niewykorzystanie urlopu do 30 września nie jest samo w sobie naruszeniem obowiązków pracodawcy, jeżeli rzeczywiście nie mógł on udzielić urlopu z powodu usprawiedliwionej nieobecności. Po ustaniu przyczyny urlop powinien zostać udzielony w późniejszym terminie.
Przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy o pracę niewykorzystane dni urlopu nie przechodzą do nowego pracodawcy. Jeżeli nie ma możliwości wykorzystania ich w naturze, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. W czasie trwania zatrudnienia urlop co do zasady powinien być wykorzystany, a nie zamieniony na wypłatę.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego terminu urlopu lub przedawnienia roszczenia warto skonsultować sprawę z Państwową Inspekcją Pracy albo prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
