Zaświadczenie o zatrudnieniu sporządza pracodawca na wniosek pracownika. Nie ma jednego urzędowego wzoru, ale dokument powinien jasno potwierdzać dane pracownika, fakt zatrudnienia, warunki umowy oraz – gdy jest to wymagane – wysokość wynagrodzenia. Podstawę obowiązku pracodawcy stanowi art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy.
Czy pracodawca musi wystawić zaświadczenie?
Tak. Pracodawca nie powinien odmawiać wydania zaświadczenia o zatrudnieniu lub zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, jeżeli pracownik złoży taki wniosek. Dokument należy przygotować bez zbędnej zwłoki. W praktyce często przyjmuje się termin kilku dni roboczych, a materiały dotyczące postępowania zaświadczeniowego wskazują na granicę siedmiu dni.
Zaświadczenie może być potrzebne między innymi przy składaniu wniosku kredytowego, ubieganiu się o pożyczkę, zapisie dziecka do przedszkola, uzyskaniu dofinansowania albo w postępowaniu sądowym. Instytucja, która żąda dokumentu, może określić własne wymagania dotyczące jego treści, dlatego przed wystawieniem warto sprawdzić, jakie informacje muszą się w nim znaleźć.
Co musi zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu?
Dokument powinien być jednoznaczny, aktualny i sporządzony na danych znajdujących się w dokumentacji pracowniczej. Najczęściej uwzględnia się w nim następujące elementy:
| Element | Dlaczego jest wymagany |
|---|---|
| Dane pracownika – imię, nazwisko oraz PESEL albo seria i numer dokumentu tożsamości | Pozwalają jednoznacznie ustalić, której osoby dotyczy dokument. |
| Dane pracodawcy | Wskazują podmiot potwierdzający zatrudnienie, jego nazwę i adres. |
| Data rozpoczęcia zatrudnienia | Potwierdza, od kiedy pracownik pozostaje w stosunku pracy. |
| Stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy | Określa funkcję pracownika w zakładzie pracy. |
| Rodzaj umowy | Informuje, czy pracownik jest zatrudniony na umowę na czas określony, nieokreślony lub inną podstawę zatrudnienia. |
| Wynagrodzenie | Przy dokumentach wymaganych przez bank lub pożyczkodawcę zwykle podaje się przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto, zgodnie z wymaganym okresem. |
| Informacja o zajęciach komorniczych, jeśli występują | Może mieć znaczenie przy ocenie sytuacji finansowej pracownika. |
| Miejscowość, data wystawienia, podpis osoby uprawnionej i pieczęć, jeśli jest stosowana | Potwierdzają pochodzenie dokumentu, jego aktualność i umocowanie osoby, która go podpisała. |
Nie każda instytucja wymaga wszystkich tych danych. Jeżeli zaświadczenie ma potwierdzać wyłącznie zatrudnienie, informacje o zarobkach lub zajęciach komorniczych mogą nie być potrzebne. Gdy dokument dotyczy kredytu albo pożyczki, odbiorca często wymaga także informacji o wynagrodzeniu brutto oraz jego średniej wysokości.
Jak uzyskać zaświadczenie krok po kroku?
Procedura może wynikać z regulaminu pracy lub zasad przyjętych w zakładzie. Jeżeli pracodawca nie określił szczególnego trybu, wystarczy przekazać kadrom lub pracodawcy wniosek z informacją, do jakiego celu dokument jest potrzebny. Kolejne czynności wyglądają zwykle tak:
- Złożenie wniosku – pracownik prosi o wystawienie zaświadczenia, ustnie albo pisemnie, zależnie od zasad obowiązujących u pracodawcy.
- Weryfikacja danych – dział kadr lub księgowość sprawdza informacje o zatrudnieniu, umowie i wynagrodzeniu.
- Przygotowanie dokumentu – pracodawca wpisuje dane wymagane przez pracownika lub instytucję, która otrzyma zaświadczenie.
- Podpisanie i wydanie – osoba uprawniona podpisuje dokument, a następnie pracownik otrzymuje go w uzgodnionej formie.
Zwykłe zaświadczenie a ZUS ERP-7
Zwykłe zaświadczenie o zatrudnieniu służy przede wszystkim do bieżących celów, takich jak kredyt, przedszkole, pożyczka lub potwierdzenie aktualnego stosunku pracy. Nie należy utożsamiać go z formularzem ZUS ERP-7.
ERP-7 jest sformalizowanym zaświadczeniem o zatrudnieniu i wynagrodzeniu wykorzystywanym przy sprawach emerytalnych i rentowych. Wymaga przedstawienia szerszych, często historycznych danych o wynagrodzeniu. Jeżeli dokument ma zostać złożony w ZUS w związku z ustalaniem świadczenia, należy zastosować właściwy formularz ZUS, a nie dowolne pismo przygotowane przez pracodawcę.
Co zrobić, gdy pracodawca odmawia?
Odmowa wydania dokumentu albo nieuzasadniona zwłoka mogą naruszać obowiązki pracodawcy. W takiej sytuacji warto najpierw złożyć wniosek w formie pisemnej i zachować potwierdzenie jego przekazania. Jeżeli to nie przyniesie rezultatu, pracownik może:
- zwrócić się do Państwowej Inspekcji Pracy z prośbą o podjęcie interwencji,
- przedstawić w postępowaniu informację, że pracodawca nie wydał dokumentu mimo złożonego wniosku,
- zażądać wskazania przyczyny odmowy na piśmie,
- skonsultować sprawę z prawnikiem, jeżeli brak dokumentu utrudnia postępowanie sądowe lub realizację obowiązku wobec instytucji.
Najważniejsze jest dopasowanie treści zaświadczenia do celu, w którym ma zostać użyte. Do zwykłego potwierdzenia pracy wystarczą dane o zatrudnieniu, natomiast dokument dotyczący kredytu, zarobków albo sprawy emerytalnej może wymagać dodatkowych informacji lub konkretnego formularza.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.
