Urlop na żądanie – co mówi o nim Kodeks pracy?

Urlop na żądanie nie jest dodatkowym wolnym. To szczególny tryb wykorzystania urlopu wypoczynkowego, obejmujący maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym. Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy pracownik musi zgłosić żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale samo zgłoszenie nie pozwala jeszcze na nieobecność. Przed rozpoczęciem wolnego potrzebna jest zgoda pracodawcy.

Czym jest urlop na żądanie?

Urlop na żądanie to szczególny sposób korzystania z urlopu wypoczynkowego. Pracownik nie musi wcześniej ujmować go w planie urlopów ani wskazywać przyczyny, dla której chce mieć wolne. Dni wykorzystane w tym trybie pomniejszają jednak zwykłą pulę urlopową, wynoszącą co do zasady 20 albo 26 dni w roku.

Podstawą prawną jest art. 167² Kodeksu pracy. Przepis przewiduje do 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Urlop jest płatny na takich samych zasadach jak urlop wypoczynkowy.

Przeczytaj też: Urlop bezpłatny – art. 174 kodeksu pracy, zasady udzielania

Samo przesłanie wniosku nie oznacza udzielenia urlopu. Pracownik powinien poczekać na akceptację pracodawcy przed rozpoczęciem nieobecności.

Wymiar i rozliczanie urlopu na żądanie

Limit wynosi 4 dni w roku kalendarzowym. Nie zwiększa się po zmianie pracodawcy, a niewykorzystana część nie tworzy dodatkowej puli w kolejnym roku. Jeżeli ktoś pracował w danym roku u kilku pracodawców, łączny wymiar urlopu na żądanie nadal nie może przekroczyć 4 dni.

Sprawdź także: Ile wynosi urlop wypoczynkowy? Zasady wymiaru dni wolnych

Wymiar ten obowiązuje również przy pracy na część etatu. Nie oznacza to jednak, że pracownik zatrudniony na pół etatu ma taki sam ogólny wymiar urlopu wypoczynkowego jak osoba pracująca na pełen etat. Proporcjonalnie obniżona jest cała pula urlopowa, natomiast tryb „na żądanie” może obejmować do 4 dni pracy zgodnie z harmonogramem.

Urlop udziela się w godzinach odpowiadających liczbie godzin zaplanowanych na dany dzień pracy. Jeżeli w systemie równoważnym pracownik ma zaplanowaną dłuższą dniówkę, jeden dzień urlopu obejmuje właśnie tę zaplanowaną liczbę godzin. Nie można automatycznie ograniczać go do 8 godzin tylko dlatego, że limit wynosi 4 dni.

Urlop na żądanie można wykorzystać jednorazowo albo podzielić na kilka terminów. Każdy wykorzystany dzień zmniejsza zarówno limit 4 dni, jak i pozostałą pulę urlopu wypoczynkowego.

Przeczytaj też: Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Jak zgłosić urlop na żądanie?

Kodeks pracy wskazuje termin zgłoszenia, ale nie narzuca jednej formy kontaktu. Trzeba jednak sprawdzić regulamin pracy lub przyjęte w firmie zasady, ponieważ mogą określać osobę właściwą do przyjmowania takich zgłoszeń oraz używany kanał komunikacji. Najbezpieczniej zachować potwierdzenie przekazania informacji i odpowiedzi pracodawcy.

Procedura może wyglądać następująco:

1. Sprawdź pozostały limit – upewnij się, że masz jeszcze niewykorzystane dni urlopu na żądanie oraz urlopu wypoczynkowego.
2. Zgłoś żądanie przed rozpoczęciem pracy – art. 167² pozwala zrobić to najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, ale nie po rozpoczęciu zaplanowanej pracy.
3. Skorzystaj z ustalonego kanału – może to być system kadrowy, e-mail, telefon albo wiadomość, jeśli takie formy są akceptowane w zakładzie pracy.
4. Poczekaj na decyzję – rozpoczęcie wolnego bez zgody pracodawcy może zostać uznane za samowolną nieobecność.

W wyroku z 15 listopada 2006 r., sygn. akt I PK 128/06, Sąd Najwyższy wskazał, że zgłoszenie powinno nastąpić przed rozpoczęciem pracy, w czasie umożliwiającym kontakt z pracodawcą lub osobą uprawnioną do udzielania urlopów. Z kolei w wyroku z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09, Sąd Najwyższy potwierdził, że samo zgłoszenie nie uprawnia jeszcze do rozpoczęcia urlopu.

Kiedy pracodawca może odmówić?

Pracodawca co do zasady powinien uwzględnić prawidłowo zgłoszony urlop na żądanie, ale nie jest to uprawnienie bezwarunkowe. Odmowa może być uzasadniona szczególnymi okolicznościami, w których obecność pracownika jest potrzebna ze względu na ważny interes zakładu i normalny tok pracy.

Przykładowe sytuacje, które mogą przemawiać za odmową, to:

• brak możliwości zapewnienia zastępstwa na stanowisku, którego pracownik nie może przekazać innej osobie;
• nagłe spiętrzenie zadań lub konieczność wykonania pilnych prac;
• braki kadrowe, przez które nieobecność mogłaby zakłócić działanie zakładu;
• jednoczesne żądania wielu pracowników, gdy ich absencja groziłaby poważnym zaburzeniem organizacji pracy.

Odmowa nie powinna mieć charakteru arbitralnego ani dyskryminującego. Jeżeli pracownik nie stawi się w pracy mimo odmowy, nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną. W zależności od okoliczności może to prowadzić do upomnienia, nagany, kary pieniężnej, a w poważnych przypadkach także do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika. Za nieusprawiedliwioną nieobecność wynagrodzenie nie przysługuje.

Czym różni się od innych nieobecności?

Urlop na żądanie nie jest zamiennikiem każdej formy zwolnienia od pracy. Inne rozwiązania mają własne przesłanki, limity i zasady płatności:

Najważniejsza różnica polega na tym, że urlop na żądanie nie wymaga przedstawienia konkretnego powodu, ale wykorzystuje pulę urlopu wypoczynkowego i wymaga zgody pracodawcy. Przed pozostaniem w domu trzeba więc uzyskać potwierdzenie udzielenia urlopu. W razie sporu dotyczącego odmowy albo kwalifikacji nieobecności znaczenie mają konkretne okoliczności sprawy i dokumentacja komunikacji między stronami.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej.