Zaświadczenie o zatrudnieniu pracodawca powinien wydać na wniosek pracownika. Nie ma jednego urzędowego wzoru, dlatego dokument można przygotować samodzielnie, dopasowując jego treść do wymagań banku, urzędu lub innej instytucji. Najważniejsze są dane stron, informacje o stosunku pracy, data wystawienia oraz podpis osoby upoważnionej.
Czy pracodawca musi wydać zaświadczenie o zatrudnieniu?
Tak. Obowiązek pracodawcy wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Po otrzymaniu wniosku pracownika pracodawca powinien przygotować zaświadczenie bez zbędnej zwłoki. W praktyce przyjmuje się, że dokument powinien zostać wydany nie później niż w ciągu 7 dni.
Przepisy nie określają jednego, sztywnego formularza. Zaświadczenie może mieć formę pisma na papierze firmowym albo dokumentu elektronicznego, jeżeli akceptuje go instytucja, która zażądała potwierdzenia zatrudnienia. Treść trzeba dopasować do celu wydania. Bank może wymagać także informacji o wynagrodzeniu, podczas gdy przedszkole może potrzebować wyłącznie potwierdzenia zatrudnienia rodzica.
Co powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu?
Dokument powinien jednoznacznie identyfikować pracodawcę i pracownika oraz opisywać aktualny stosunek pracy. Poniższe elementy tworzą podstawową strukturę zaświadczenia:
| Element | Dlaczego jest ważny |
|---|---|
| Dane pracodawcy – nazwa, adres, NIP | Identyfikują podmiot wystawiający dokument. |
| Dane pracownika – imię, nazwisko oraz PESEL albo seria i numer dokumentu tożsamości | Pozwalają przypisać zaświadczenie do konkretnej osoby. |
| Data rozpoczęcia zatrudnienia | Potwierdza staż pracy u danego pracodawcy. |
| Rodzaj umowy | Wskazuje, czy pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia lub innej umowy. |
| Stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy | Opisuje aktualną sytuację zawodową pracownika. |
| Okres obowiązywania umowy | Informuje, czy umowa została zawarta na czas określony, czy nieokreślony, a w razie potrzeby wskazuje jej datę końcową. |
| Miejscowość, data wystawienia, podpis osoby upoważnionej i pieczęć, jeśli jest stosowana | Potwierdzają pochodzenie i aktualność dokumentu. |
Jeżeli zaświadczenie jest składane w banku lub przy zakupie na raty, instytucja może oczekiwać także informacji dodatkowych:
- Wynagrodzenie – najlepiej z określeniem, czy chodzi o kwotę brutto, netto czy średnią z określonego okresu.
- Rodzaj i wymiar etatu – na przykład pełny etat albo część etatu.
- Obciążenia wynagrodzenia – jeżeli wymagają tego procedury instytucji finansowej.
- Cel wydania dokumentu – gdy bank, urząd lub inna instytucja wskazała taki wymóg.
Pracownik na okresie próbnym powinien otrzymać zaświadczenie uwzględniające rzeczywisty rodzaj umowy i jej przewidywany okres trwania. Nie należy wpisywać informacji o umowie na czas nieokreślony, jeżeli nie została jeszcze zawarta.
Gdzie potrzebne jest zaświadczenie o zatrudnieniu?
Zakres dokumentu zależy od tego, kto będzie go oceniać. Najczęstsze sytuacje, w których pracownik lub rodzic musi potwierdzić zatrudnienie, to:
- wniosek o kredyt hipoteczny, gotówkowy albo pożyczkę,
- zakup towaru lub usługi na raty,
- rekrutacja dziecka do żłobka lub przedszkola,
- sprawy sądowe, w tym postępowania alimentacyjne albo dotyczące podziału majątku.
Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić, czy odbiorca wymaga własnego formularza. Banki często stosują druk zawierający pytania o średnie wynagrodzenie, datę zatrudnienia, okres wypowiedzenia lub obciążenia komornicze. W takiej sytuacji ogólne zaświadczenie może nie wystarczyć.
Co zrobić, gdy pracodawca odmawia wydania dokumentu?
Odmowa wydania zaświadczenia na wniosek pracownika może naruszać obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy. Najlepiej postępować w następującej kolejności:
- Złóż wniosek w formie pisemnej albo przez firmowy system kadrowy i zachowaj potwierdzenie jego doręczenia.
- Jeżeli dokument nie zostanie wydany, prześlij pracodawcy pisemne wezwanie, wskaż wcześniejszy wniosek i wyznacz krótki termin na realizację.
- W przypadku dalszej odmowy lub bezczynności złóż skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, dołączając kopię wniosku i korespondencji.
Przepisy nie ustanawiają ogólnego limitu takich zaświadczeń. Jeżeli dokument jest potrzebny ponownie, pracownik może złożyć kolejny wniosek, przy czym każdorazowo treść powinna odpowiadać celowi, w jakim pismo będzie wykorzystane.
Szybkie informacje: podstawa prawna to art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, dokument powinien zostać wydany bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie do 7 dni, a jego format nie jest określony jednym urzędowym wzorem. Przygotowując zaświadczenie, wpisz dane pracodawcy i pracownika, informacje o zatrudnieniu, datę wystawienia oraz podpis osoby upoważnionej.
