Po zwolnieniu pracownika akta osobowe trzeba uporządkować w częściach A–E, sprawdzić właściwy okres przechowywania, opisać teczkę i ująć ją w spisie zdawczo-odbiorczym. Dokumentację należy zabezpieczyć tak, aby zachowała poufność, integralność, kompletność i dostępność. Błąd w archiwizacji może narazić pracodawcę na grzywnę od 1000 do 30 000 zł.
Jak długo przechowywać akta osobowe?
Termin zależy przede wszystkim od daty nawiązania stosunku pracy oraz od tego, czy dla zatrudnienia z lat 1999–2018 przekazano do ZUS wymagane dokumenty. W przypadku okresu 10-letniego termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. Przy okresie 50-letnim dla akt osobowych zasadniczo liczy się go od dnia ustania zatrudnienia.
| Data zatrudnienia | Okres przechowywania | Uwagi |
|---|---|---|
| Przed 1 stycznia 1999 r. | 50 lat | Termin liczony co do zasady od dnia ustania stosunku pracy. |
| Od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. | 50 lat albo 10 lat | Skrócenie do 10 lat wymaga złożenia ZUS OSW i raportu informacyjnego ZUS RIA, jeżeli przepisy pozwalają na ich zastosowanie. |
| Od 1 stycznia 2019 r. | 10 lat | Termin liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał. |
Przykładowo, jeśli zatrudnienie zakończyło się 30 czerwca 2026 r., 10-letni okres przechowywania biegnie od 31 grudnia 2026 r. Nie należy utożsamiać daty odejścia pracownika z początkiem każdego terminu. Przy dokumentacji objętej starszymi zasadami trzeba natomiast sprawdzić, czy nie obowiązuje okres 50 lat.
Jak przygotować akta do archiwum krok po kroku?
Zamknięcie teczki powinno odbywać się według stałej procedury. Dzięki temu łatwiej wykazać kompletność dokumentacji podczas kontroli PIP, obsłużyć wniosek o wydanie kopii oraz ustalić moment jej zniszczenia.
- Sprawdź kompletność – zweryfikuj, czy w teczce znajdują się dokumenty dotyczące zatrudnienia i jego zakończenia, w tym dokumenty rozwiązania umowy oraz kopia wydanego świadectwa pracy.
- Uporządkuj dokumenty – przyporządkuj każdy dokument do właściwej części A, B, C, D albo E i ułóż dokumenty chronologicznie w ramach danej części.
- Przygotuj numerację – ponumeruj dokumenty lub strony w sposób czytelny i konsekwentny. Do każdej części dołącz wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
- Opisz teczkę – wskaż dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować pracownika, daty skrajne dokumentacji, kategorię archiwalną oraz termin przechowywania.
- Sporządź spis zdawczo-odbiorczy – wpisz teczkę do ewidencji przekazywanej dokumentacji, zachowując przyjęty układ, oznaczenia kancelaryjne i informacje o miejscu przechowywania.
Opis teczki powinien umożliwiać szybkie odnalezienie dokumentacji. W praktyce uwzględnia się między innymi nazwisko i imię pracownika, imię ojca, datę urodzenia, ostatnio zajmowane stanowisko, datę rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę teczek, kategorię archiwalną oraz uwagi. Daty skrajne oznaczają datę najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu w danej jednostce.
Jeżeli dokumentacja jest przekazywana podmiotowi zewnętrznemu, spis powinien jasno wskazywać zakres przekazanych materiałów, liczbę teczek i miejsce ich przechowywania. Zewnętrzne archiwum nie zwalnia pracodawcy z obowiązku ustalenia prawidłowego terminu przechowywania ani z odpowiedzialności za ochronę danych.
Co powinno znaleźć się w częściach A–E?
Akta osobowe prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Każda część obejmuje inny etap zatrudnienia lub określony rodzaj informacji.
| Część | Zakres | Przykładowe dokumenty |
|---|---|---|
| A | Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie | Kwestionariusz osobowy, dokumenty dotyczące kwalifikacji, skierowania i orzeczenia z badań wstępnych. |
| B | Nawiązanie i przebieg zatrudnienia | Umowa o pracę, zmiany warunków pracy, dokumenty BHP, potwierdzenia zapoznania z regulaminami, dokumenty dotyczące przebiegu pracy. |
| C | Rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy | Oświadczenie o rozwiązaniu umowy, kopia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące wydania lub sprostowania świadectwa. |
| D | Odpowiedzialność porządkowa lub inna przewidziana przepisami | Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz dokumenty dotyczące odwołania lub zatarcia kary. |
| E | Kontrola trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu | Dokumenty związane z przeprowadzeniem kontroli i jej wynikiem, jeżeli zostały sporządzone. |
Nie należy mechanicznie wpinać do akt każdego dokumentu dotyczącego pracownika. Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje także odrębną dokumentację związaną ze stosunkiem pracy. Zachowanie tego podziału ogranicza ryzyko pomyłek i nadmiarowego gromadzenia danych.
Które dokumenty przechowuje się poza aktami osobowymi?
Pozostałą dokumentację pracowniczą prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika. Przed przekazaniem teczki do archiwum trzeba sprawdzić, czy poniższe materiały nie zostały omyłkowo wpięte do części A–E:
- Ewidencja czasu pracy, grafiki, dokumentacja nadgodzin i dyżurów.
- Wnioski dotyczące urlopu wypoczynkowego oraz część wniosków związanych z organizacją czasu pracy.
- Listy lub karty wypłaconego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
- Karty przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
- Dokumenty płacowe, podatkowe i rozliczeniowe ZUS, jeżeli pracodawca prowadzi je w odrębnym zbiorze.
Niektóre dokumenty wymagają oceny ich funkcji. Przykładowo dokument dotyczący przebiegu zatrudnienia może trafić do części B, natomiast materiał służący wyłącznie rozliczeniu wynagrodzenia powinien pozostać w dokumentacji płacowej. E-ZLA nie trzeba drukować i wpinać do akt osobowych. Informację o niezdolności do pracy ujmuje się w dokumentacji czasu pracy.
Jak zabezpieczyć dokumentację zgodnie z RODO?
RODO wymaga ograniczenia danych do zakresu potrzebnego do realizacji obowiązków pracodawcy. Przed zamknięciem teczki usuń materiały, których przechowywanie nie ma podstawy prawnej, na przykład niepotrzebne kopie dokumentów tożsamości. Oryginały lub kopie dokumentów należy zabezpieczyć przed dostępem osób nieuprawnionych, zagubieniem, zniszczeniem i niekontrolowanym kopiowaniem.
Dokumentacja papierowa powinna być przechowywana w pomieszczeniu lub szafach ograniczających dostęp osobom postronnym, w warunkach chroniących ją przed wilgocią, ogniem i innymi czynnikami niszczącymi. Wersja elektroniczna wymaga kontroli uprawnień, kopii zapasowych, ochrony przed utratą integralności oraz możliwości odtworzenia dokumentów przez cały wymagany okres.
Czy teczka jest gotowa do przekazania?
Przed przekazaniem dokumentacji do archiwum sprawdź następujące punkty:
- Kompletność – dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia są zebrane i uporządkowane.
- Podział A–E – każdy dokument znajduje się we właściwej części albo w odrębnej dokumentacji pracowniczej.
- Ewidencja – wykazy dokumentów i spis zdawczo-odbiorczy zostały przygotowane.
- Termin – ustalono, czy obowiązuje 10 czy 50 lat przechowywania i od jakiej daty należy go liczyć.
- Bezpieczeństwo – miejsce lub system archiwizacji ogranicza dostęp osób nieuprawnionych i chroni dokumenty przed zniszczeniem.
Najbezpieczniejszy proces kończy się dopiero wtedy, gdy zamknięta teczka, dokumentacja poza aktami oraz ewidencja archiwalna mają spójne oznaczenia i ten sam, prawidłowo ustalony termin przechowywania.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy przepisów prawa pracy ani konsultacji z prawnikiem lub specjalistą ds. dokumentacji pracowniczej.
