Pierwszy urlop wypoczynkowy nabywa się stopniowo – z upływem każdego pełnego miesiąca pracy, a nie z góry. Za każdy miesiąc przysługuje 1/12 rocznego wymiaru urlopu. W pierwszym roku nie ma ustawowego obowiązku zaokrąglania tej części do pełnego dnia.
Kiedy przysługuje pierwszy urlop wypoczynkowy?
Zgodnie z art. 153 § 1 Kodeksu pracy pracownik podejmujący pierwszą pracę w życiu nabywa w roku rozpoczęcia zatrudnienia prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy. Jest to tak zwany urlop cząstkowy.
Jeżeli umowa zaczyna się 10 września, pierwszy miesiąc pracy upływa 9 października. Dopiero wtedy pracownik nabywa prawo do pierwszej części urlopu. Wniosek złożony 22 września może więc zostać nieuwzględniony, ponieważ prawo do urlopu jeszcze nie powstało.
W pierwszym roku urlopu nie otrzymuje się z góry. Zasada ta dotyczy roku kalendarzowego, w którym pracownik po raz pierwszy podejmuje zatrudnienie na podstawie umowy o pracę. Od 1 stycznia kolejnego roku pracownik nabywa już urlop na zasadach ogólnych, czyli pełny wymiar z góry.
Jak obliczyć wymiar pierwszego urlopu?
Obliczenie wymaga ustalenia rocznej puli urlopowej, a następnie podzielenia jej przez 12. Przy określaniu tej puli stosuje się tak zwany rok dopisany. Oznacza to, że do udokumentowanego stażu urlopowego dodaje się rok pracy, który pracownik dopiero przepracuje.
Procedura wygląda następująco:
- Ustal staż urlopowy – uwzględnij między innymi naukę, wcześniejsze okresy zatrudnienia i inne okresy zaliczane przez przepisy.
- Dodaj rok pracy – sprawdź, jaki staż pracownik będzie miał po roku od rozpoczęcia zatrudnienia.
- Ustal roczny wymiar urlopu – przy stażu krótszym niż 10 lat jest to 20 dni, a przy stażu wynoszącym co najmniej 10 lat – 26 dni.
- Podziel roczny wymiar przez 12 – otrzymany wynik oznacza urlop nabywany za każdy pełny miesiąc pracy.
| Wymiar roczny | Wymiar 1/12 w dniach | Wymiar 1/12 przy dniu 8-godzinnym |
|---|---|---|
| 20 dni | 1,66 dnia | około 13 godzin i 17 minut |
| 26 dni | 2,16 dnia | około 17 godzin i 17 minut |
Wynik nie musi zostać zaokrąglony w górę do pełnego dnia. Kodeks pracy nie nakłada takiego obowiązku przy pierwszym urlopie. Pracodawca może przyznać pracownikowi korzystniejszy wymiar, na przykład zaokrąglić część urlopu do pełnych godzin lub dni, ale nie musi tego robić.
Przykładowo absolwent szkoły wyższej ma na początku 8 lat stażu urlopowego. Po doliczeniu roku pracy jego staż wynosi 9 lat, dlatego w pierwszym roku stosuje się wymiar 20 dni. Za każdy miesiąc pracownik nabywa wtedy 1/12 z 20 dni, czyli 1,66 dnia. Gdyby przed rozpoczęciem pracy miał także odpowiednio zaliczony okres pracy za granicą, po dodaniu roku mógłby osiągnąć co najmniej 10 lat stażu i korzystać z wyliczenia 1/12 z 26 dni.
Co wlicza się do stażu urlopowego?
Od stażu urlopowego zależy, czy roczny wymiar wynosi 20, czy 26 dni. Do ustalenia stażu mogą mieć znaczenie między innymi:
- ukończenie szkoły średniej, policealnej albo wyższej, przy czym okresów nauki nie sumuje się,
- poprzednie okresy zatrudnienia, także u innych pracodawców,
- udokumentowana praca zarobkowa za granicą,
- okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania niektórych umów cywilnoprawnych oraz pobierania zasiłku dla bezrobotnych, jeżeli przepisy pozwalają je zaliczyć.
Przy pierwszym urlopie znaczenie ma nie tylko staż wykazany w dniu zatrudnienia. Trzeba sprawdzić, jaki będzie staż po dodaniu roku pracy. To właśnie ten mechanizm określa się w praktyce jako rok dopisany.
Co w przypadku zmiany pracy albo niepełnego etatu?
Zmiana pracodawcy w pierwszym roku nie rozpoczyna naliczania od początku. Do stażu uwzględnia się wcześniejszy okres zatrudnienia, a kolejny pracodawca kontynuuje naliczanie urlopu po osiągnięciu następnego pełnego miesiąca pracy.
Przy niepełnym etacie najpierw ustala się proporcjonalny roczny wymiar urlopu, a dopiero potem oblicza 1/12. Przykładowo przy 1/2 etatu i podstawowym wymiarze 20 dni roczna pula wynosi 10 dni. Za miesiąc pracy przysługuje więc 1/12 z 10 dni, czyli około 0,83 dnia. W przeliczeniu na ośmiogodzinny dzień pracy daje to około 6 godzin i 40 minut, bez zaokrąglania.
Urlopu udziela się w godzinach, zgodnie z rozkładem czasu pracy pracownika. Dlatego przy niepełnym etacie znaczenie ma także liczba godzin zaplanowanych na konkretny dzień.
Jeżeli umowa kończy się przed wykorzystaniem nabytego urlopu, pracodawca co do zasady wypłaca ekwiwalent za urlop. Dotyczy to także urlopu nabytego w ostatnim miesiącu zatrudnienia, którego pracownik nie zdążył wykorzystać.
Jak liczyć miesiąc pracy?
Przy ustalaniu prawa do pierwszego urlopu stosuje się potoczne liczenie terminów, a nie regułę z art. 112 Kodeksu cywilnego. Okres od 10. dnia miesiąca do 9. dnia następnego miesiąca stanowi jeden miesiąc pracy. Jeżeli zatrudnienie rozpoczęło się 1 marca, miesiąc pracy upływa 31 marca.
Przy kilku następujących po sobie okresach zatrudnienia, które nie obejmują pełnych miesięcy kalendarzowych, znaczenie może mieć łączny okres zatrudnienia. W razie przerw kadry mogą przeliczać okres na dni, przyjmując miesiąc jako 30 dni. Dlatego przy zmianie pracodawcy trzeba przekazać dokumenty potwierdzające wcześniejsze zatrudnienie.
Najczęstszy błąd polega na założeniu, że pierwszy urlop można wykorzystać przed upływem miesiąca pracy. W pierwszym roku prawo powstaje dopiero z dołu, po przepracowaniu tego miesiąca.
Pierwszy urlop wypoczynkowy należy więc liczyć od daty rozpoczęcia pracy, uwzględniając staż urlopowy, rok dopisany i wymiar etatu. Najważniejsze jest ustalenie daty upływu każdego miesiąca oraz zachowanie wyniku 1/12 bez automatycznego zaokrąglania w górę.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W razie wątpliwości dotyczących dokumentów lub rozliczenia urlopu warto skonsultować sprawę z działem kadr albo specjalistą prawa pracy.
