Wniosek o urlop wypoczynkowy nie ma jednego ustawowego wzoru. Możesz skorzystać z poniższego formularza, uzupełnić termin oraz wymiar urlopu, a następnie przekazać dokument pracodawcy lub przełożonemu zgodnie z procedurą obowiązującą w firmie. Samo złożenie wniosku nie oznacza jeszcze zgody na urlop.
Wniosek o urlop wypoczynkowy – wzór
Poniższy wzór możesz skopiować do edytora tekstu i dostosować do zasad przyjętych u pracodawcy.
[Miejscowość], [data]
Dane pracownika:
[Imię i nazwisko]
[Stanowisko lub dział]
Dane pracodawcy:
[Nazwa pracodawcy]
[Adres lub oznaczenie jednostki]
Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego
Zwracam się z prośbą o udzielenie mi urlopu wypoczynkowego w okresie od [data rozpoczęcia] do [data zakończenia], w wymiarze [liczba] dni / [liczba] godzin, z puli urlopu przysługującego za [rok] rok.
[Podpis pracownika]
Decyzja pracodawcy lub osoby upoważnionej:
☐ wniosek zaakceptowany
☐ wniosek odrzucony
Data i podpis osoby zatwierdzającej: [………………………………………………..]
Co powinien zawierać wniosek?
Przepisy nie narzucają jednego formularza, ale z dokumentu powinny jasno wynikać informacje potrzebne do ustalenia, kto, kiedy i w jakim wymiarze chce skorzystać z urlopu. Wniosek powinien zawierać:
- imię i nazwisko pracownika oraz, w razie potrzeby, stanowisko lub dział,
- dane pracodawcy albo oznaczenie jednostki, do której kierowany jest dokument,
- miejsce i datę sporządzenia wniosku,
- rodzaj urlopu, czyli urlop wypoczynkowy,
- dokładny termin nieobecności, obejmujący pierwszy i ostatni dzień urlopu,
- liczbę dni lub godzin urlopu oraz rok, za który urlop jest wykorzystywany, jeżeli ma to znaczenie dla rozliczenia.
Wniosek papierowy należy podpisać. Przy składaniu elektronicznym pracownika identyfikuje zwykle konto w systemie HR albo służbowy adres e-mail. Uzasadnienie urlopu wypoczynkowego nie jest wymagane.
Jak złożyć wniosek krok po kroku?
Przed rozpoczęciem urlopu przejdź przez następującą procedurę:
- Sprawdź dostępny wymiar urlopu. Uwzględnij zarówno pozostałą liczbę dni, jak i liczbę godzin zaplanowanych do przepracowania w wybranym terminie.
- Ustal termin z przełożonym. Pracodawca bierze pod uwagę wniosek pracownika, plan urlopowy oraz potrzebę zapewnienia normalnego toku pracy.
- Uzupełnij i przekaż wniosek. Możesz użyć formularza papierowego, wiadomości e-mail albo systemu HR, jeżeli firma dopuszcza daną formę.
- Poczekaj na akceptację. Nie rozpoczynaj urlopu wyłącznie na podstawie wysłanej prośby, dopóki nie otrzymasz potwierdzenia zgodnie z zasadami obowiązującymi u pracodawcy.
Urlop wypoczynkowy rozlicza się w dniach, które zgodnie z rozkładem czasu pracy są dla pracownika dniami pracy. W podstawowym systemie jeden dzień urlopu odpowiada co do zasady 8 godzinom, ale przy innych grafikach liczba godzin może być różna.
Czy wniosek musi być papierowy?
Nie. Kodeks pracy nie określa jednego obowiązkowego wzoru ani ogólnej zasady, że zwykły wniosek o urlop wypoczynkowy musi mieć formę papierową. Decydujące znaczenie może mieć regulamin pracy, procedura urlopowa albo praktyka przyjęta w firmie.
| Forma | Zalety | Wymagania |
|---|---|---|
| Papierowa | Łatwo ją zastosować bez systemu elektronicznego i zachować w dokumentacji. | Wypełnienie, podpis oraz przekazanie pracodawcy lub przełożonemu. |
| Elektroniczna | Ułatwia szybkie złożenie wniosku i śledzenie decyzji. | Akceptacja kanału przez pracodawcę oraz możliwość identyfikacji pracownika. |
Jeżeli firma nie korzysta z systemu HR, wniosek można wysłać e-mailem, o ile pracodawca akceptuje taki sposób. W wiadomości należy podać te same dane co w formularzu i zachować potwierdzenie wysłania oraz decyzji przełożonego.
Notatka: przepisy nie wskazują sztywnego terminu złożenia zwykłego wniosku o urlop wypoczynkowy. Wniosek należy przekazać z wyprzedzeniem pozwalającym pracodawcy zorganizować pracę. Inne zasady dotyczą urlopu na żądanie, który co do zasady zgłasza się najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, przed rozpoczęciem pracy.
Wniosek może dotyczyć urlopu ujętego w planie urlopowym albo terminu ustalonego indywidualnie z pracodawcą. Zwykły urlop wymaga jednak potwierdzenia udzielenia. Rozpoczęcie nieobecności bez zgody może zostać potraktowane jako nieusprawiedliwiona nieobecność.
Najważniejsze jest więc prawidłowe wskazanie terminu, liczby dni lub godzin i roku, za który urlop jest wykorzystywany, a także uzyskanie akceptacji przed rozpoczęciem wypoczynku.
Treść ma charakter informacyjny. W sprawach dotyczących indywidualnej sytuacji pracownika należy sprawdzić regulamin obowiązujący u pracodawcy oraz aktualne przepisy prawa pracy.
