Co do zasady wypłata wynagrodzenia po ustaniu zatrudnienia powinna nastąpić najpóźniej w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. Kodeks pracy nie wskazuje tego terminu wprost, ale takie stanowisko przyjmuje Państwowa Inspekcja Pracy. Później można rozliczyć tylko te składniki, których wysokości nie dało się obiektywnie ustalić przed zakończeniem zatrudnienia.
Kiedy pracodawca powinien wypłacić ostatnią pensję?
Art. 85 Kodeksu pracy określa zwykłe terminy wypłaty wynagrodzenia, czyli co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry dniu. Wynagrodzenie miesięczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca. Przepisy nie regulują jednak wprost sytuacji, w której stosunek pracy ustaje.
W praktyce przyjmuje się, że w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy wynagrodzenie za wykonaną pracę staje się wymagalne. Z tą datą kończy się więź prawna między stronami, dlatego pracodawca powinien rozliczyć pracownika najpóźniej w ostatnim dniu zatrudnienia. Dotyczy to także innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy, o ile ich wysokość jest już możliwa do ustalenia.
Stanowisko to wynika z interpretacji Państwowej Inspekcji Pracy oraz poglądów prezentowanych w doktrynie prawa pracy. Sam fakt, że w firmie obowiązuje późniejszy, stały termin wypłaty, nie powinien przesądzać o przesunięciu wypłaty dla osoby, która nie jest już pracownikiem.
Kiedy wypłata może nastąpić później?
Przesunięcie terminu jest wyjątkiem. Może dotyczyć składników, których nie można obliczyć w dniu zakończenia umowy, ponieważ wymagają zamknięcia określonego okresu rozliczeniowego albo zebrania danych dostępnych dopiero później. W takich przypadkach wypłata następuje w terminie określonym w przepisach wewnątrzzakładowych.
Najczęściej chodzi o następujące składniki:
- Premie zależne od wyników – ich wysokość może zależeć od rezultatów całego miesiąca, kwartału lub innego okresu.
- Prowizje – rozliczenie może wymagać potwierdzenia sprzedaży, płatności klienta albo innych danych.
- Składniki za okresy dłuższe niż miesiąc – termin ich wypłaty powinien wynikać z regulaminu wynagradzania, układu zbiorowego lub innych przepisów zakładowych.
- Inne należności o zmiennej wysokości – późniejsza wypłata jest uzasadniona tylko wtedy, gdy wcześniejsze ustalenie kwoty było obiektywnie niemożliwe.
Nie można jednak powoływać się na samą wygodę organizacyjną działu kadr lub późniejszy termin sporządzania listy płac. Jeżeli wysokość wynagrodzenia była znana w dniu ustania zatrudnienia, należność powinna zostać wypłacona tego dnia.
Dlaczego ostatnia wypłata może być niższa?
Niższa kwota netto nie musi oznaczać błędu pracodawcy. Przy wypłacie dokonanej po ustaniu zatrudnienia zmieniają się zasady stosowania części oświadczeń i wniosków podatkowych złożonych na formularzu PIT-2. Pracodawca oblicza wtedy zaliczkę zgodnie z aktualnym statusem podatnika, a nie zawsze według ustawień stosowanych w czasie trwania umowy.
Najważniejsza konsekwencja polega na tym, że po zakończeniu zatrudnienia nie stosuje się oświadczenia o pomniejszaniu miesięcznej zaliczki o kwotę zmniejszającą podatek. W efekcie zaliczka może być wyższa, a wypłata netto niższa. Nie oznacza to automatycznie wyższego podatku za cały rok. Różnica może zostać uwzględniona w zeznaniu rocznym, zależnie od całorocznych dochodów i przysługujących ulg.
| Rodzaj oświadczenia lub wniosku | W trakcie zatrudnienia | Po ustaniu zatrudnienia |
|---|---|---|
| Kwota zmniejszająca podatek | Może być stosowana zgodnie z oświadczeniem PIT-2. | Nie jest stosowana przy wypłacie dla byłego pracownika. |
| Podwyższone koszty uzyskania przychodu | Mogą być uwzględniane, jeśli pracownik spełnia warunki i złożył wymagane oświadczenie. | Co do zasady stosuje się podstawowe koszty, a nie koszty podwyższone. |
| Wniosek o niepobieranie zaliczek | Może obowiązywać w okresie zatrudnienia, jeżeli spełnione są warunki ustawowe. | Nie jest stosowany do wypłaty dokonanej po ustaniu zatrudnienia. |
Nie wszystkie dyspozycje podatkowe wygasają w ten sam sposób. Nadal mogą mieć znaczenie między innymi wnioski dotyczące niestosowania określonych preferencji lub kosztów. Ich wpływ zależy od rodzaju złożonego dokumentu i przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jeżeli ostatnia wypłata następuje już po zakończeniu umowy, przed rozliczeniem należy sprawdzić w szczególności:
- czy można zastosować kwotę zmniejszającą podatek,
- czy przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu,
- czy nadal obowiązuje wniosek o niepobieranie zaliczek,
- czy wypłata obejmuje składnik podlegający odrębnym zasadom rozliczenia.
Podobna zasada może dotyczyć wpłat do PPK. Jeżeli wypłacane świadczenie spełnia ustawową definicję wynagrodzenia, ustanie zatrudnienia nie zawsze wyłącza obowiązek naliczenia wpłat. Znaczenie może mieć także złożenie deklaracji rezygnacji przed wypłatą oraz status umowy z instytucją finansową.
Co zrobić, gdy wynagrodzenie nie zostało wypłacone?
Jeżeli pracodawca nie wypłacił należnej kwoty w terminie, można podjąć następujące działania:
- Wyślij pisemne wezwanie do zapłaty, wskaż należność, termin wymagalności i krótki termin na uregulowanie zaległości.
- Złóż skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, dołączając umowę, dokument potwierdzający ustanie zatrudnienia oraz informacje o niewypłaconej kwocie.
- Skieruj pozew do sądu pracy, jeśli pracodawca nadal nie płaci albo kwestionuje wysokość należnego wynagrodzenia.
W przypadku składników zmiennych trzeba odrębnie ustalić, czy późniejszy termin wynikał z regulaminu wynagradzania i czy rzeczywiście nie można było obliczyć świadczenia wcześniej. To rozróżnienie decyduje o tym, czy mamy do czynienia z dopuszczalnym późniejszym rozliczeniem, czy z opóźnieniem w wypłacie.
Najważniejsza zasada jest prosta: stałe i możliwe do wyliczenia wynagrodzenie powinno trafić do pracownika najpóźniej w dniu ustania zatrudnienia. Późniejsza wypłata dotyczy przede wszystkim składników zmiennych, a niższa kwota netto może wynikać z zasad stosowania PIT-2 po zakończeniu umowy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej ani podatkowej. W przypadku sporu lub nietypowego rozliczenia warto skonsultować sprawę z prawnikiem, doradcą podatkowym albo Państwową Inspekcją Pracy.
