Indywidualny rozkład czasu pracy pozwala zmienić godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy albo układ dni pracy, ale tylko w ramach systemu czasu pracy obowiązującego na danym stanowisku. Wniosek składa się w formie papierowej lub elektronicznej. Na podstawie art. 142 Kodeksu pracy pracodawca co do zasady może, lecz nie musi go zaakceptować.
Jak napisać wniosek o indywidualny czas pracy?
Podstawą jest art. 142 Kodeksu pracy. Przepisy nie narzucają jednego formularza ani szczegółowego wzoru, dlatego pracownik może przygotować własne pismo. Powinno ono jasno pokazywać, jak ma wyglądać proponowany rozkład i od kiedy miałby obowiązywać.
Wniosek można przekazać w formie papierowej albo elektronicznej, na przykład pocztą elektroniczną, jeżeli pracodawca akceptuje taką drogę składania dokumentów. Dla sprawnego rozpatrzenia pisma należy uwzględnić:
- Dane pracownika i pracodawcy – imię i nazwisko, stanowisko lub dział oraz nazwę pracodawcy.
- Podstawę prawną – wskazanie art. 142 Kodeksu pracy.
- Proponowany rozkład – konkretne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, dni pracy albo ograniczenie planowania do określonych zmian.
- Okres obowiązywania – datę rozpoczęcia oraz datę zakończenia albo informację, że rozwiązanie ma obowiązywać do odwołania.
- Uzasadnienie – nie jest co do zasady obowiązkowe, ale może ułatwić pracodawcy ocenę wniosku.
Uzasadnienie powinno być rzeczowe. Możesz wskazać na przykład dojazdy, opiekę nad dzieckiem, zajęcia edukacyjne lub inne stałe obowiązki. Dobrze też wyjaśnić, że propozycja mieści się w obowiązującym systemie czasu pracy i nie utrudni wykonywania zadań.
Przykładowo pracownik zatrudniony od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–16:00 może zaproponować pracę od 9:00 do 17:00. Wniosek może również dotyczyć pracy w inne dni, pod warunkiem zachowania norm czasu pracy, odpoczynków i zasad obowiązujących w danym systemie.
Art. 142 a art. 188¹ Kodeksu pracy – czym różnią się te tryby?
Podobna potrzeba zmiany grafiku może być zgłoszona na dwóch różnych podstawach. Zwykły wniosek z art. 142 Kodeksu pracy jest propozycją dla pracodawcy. Rodzic dziecka do ukończenia 8. roku życia może natomiast skorzystać z trybu elastycznej organizacji pracy określonego w art. 188¹ Kodeksu pracy.
| Cecha | Art. 142 Kodeksu pracy | Art. 188¹ Kodeksu pracy |
|---|---|---|
| Dla kogo? | Dla pracownika objętego danym systemem czasu pracy. | Dla pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 8. roku życia. |
| Charakter wniosku | Pracodawca może go uwzględnić, ale nie ma ogólnego obowiązku akceptacji. | Pracodawca rozpatruje wniosek w ramach elastycznej organizacji pracy i musi uzasadnić odmowę albo zaproponowanie innego terminu. |
| Termin złożenia | Przepisy nie wskazują szczególnego terminu. | Co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z rozwiązania. |
| Termin odpowiedzi | Przepisy nie przewidują ogólnego terminu odpowiedzi. | Pracodawca przekazuje informację w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku. |
| Informacje we wniosku | Proponowany rozkład, okres obowiązywania i dane potrzebne do identyfikacji sprawy. | Między innymi dane dziecka, przyczynę, okres korzystania i rodzaj elastycznej organizacji pracy. |
Od art. 142 trzeba odróżnić także szczególne uprawnienia wskazane w art. 142¹ Kodeksu pracy. Dotyczą one określonych sytuacji rodzinnych, zdrowotnych i związanych z niepełnosprawnością. W takich przypadkach odmowa może być dopuszczalna tylko ze względu na rodzaj pracy lub organizację pracy, a pracodawca powinien przekazać jej przyczynę w formie papierowej lub elektronicznej.
Jakie ograniczenia ma indywidualny rozkład czasu pracy?
Indywidualny rozkład nie zmienia systemu czasu pracy. Jest tylko sposobem ułożenia godzin lub dni pracy w ramach systemu, którym pracownik już jest objęty. Przykładowo w systemie podstawowym nie można na podstawie samego art. 142 zaplanować stałej pracy po 12 godzin na dobę. Takie rozwiązanie wymagałoby zastosowania systemu równoważnego, jeżeli spełnione byłyby warunki przewidziane dla tego systemu.
Trzeba sprawdzić przede wszystkim:
- Dobowy wymiar pracy – w systemie podstawowym co do zasady nie może przekraczać 8 godzin na dobę.
- Dobę pracowniczą – ponowne rozpoczęcie pracy przed upływem 24 godzin od poprzedniego rozpoczęcia może naruszać zasady planowania czasu pracy.
- Odpoczynek dobowy i tygodniowy – pracownik powinien mieć zapewnione co najmniej 11 godzin odpoczynku dobowego oraz 35 godzin odpoczynku tygodniowego, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
- Wymiar w okresie rozliczeniowym – zmiana dni lub nierówny rozkład godzin nie może prowadzić do niedopracowania albo nieplanowanych nadgodzin.
- Dopuszczalność pracy w niedziele, święta i porze nocnej – indywidualny rozkład nie uchyla ograniczeń dotyczących tych okresów.
Pracodawca może odmówić, gdy propozycja narusza przepisy albo dezorganizuje pracę. Powodem może być na przykład konieczność stałej obecności kilku osób jednocześnie, brak możliwości zapewnienia nadzoru, zwiększenie ryzyka BHP albo poważne utrudnienia dla zespołu. Na podstawie art. 142 pracodawca nie ma jednak ogólnego obowiązku sporządzania szczegółowego uzasadnienia odmowy, chyba że wynika on z innej podstawy prawnej.
Po zaakceptowaniu indywidualnego rozkładu pracodawca powinien stosować ustalone rozwiązanie. Nie może samodzielnie zastąpić go innym rozkładem bez uzgodnienia z pracownikiem. Wniosek i ustalenia dotyczące jego realizacji przechowuje się w dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy.
Jak złożyć wniosek krok po kroku?
Przed przekazaniem dokumentu pracodawcy przejdź przez następujące etapy:
- Sprawdź w regulaminie pracy, obwieszczeniu albo harmonogramie, jaki system i rozkład czasu pracy obowiązuje na Twoim stanowisku.
- Ustal, czy proponowana zmiana dotyczy godzin, dni pracy, przedziału zmianowego czy okresu, w którym ma obowiązywać.
- Zweryfikuj zgodność propozycji z normami czasu pracy, odpoczynkiem dobowym i tygodniowym oraz okresem rozliczeniowym.
- Opisz propozycję w piśmie, dodaj uzasadnienie i wskaż datę rozpoczęcia zmiany.
- Złóż wniosek w sposób pozwalający potwierdzić jego doręczenie i zachowaj kopię dokumentu.
Co sprawdzić przed wysłaniem?
Przed złożeniem dokumentu upewnij się, że spełnia najważniejsze warunki:
- Proponowany rozkład mieści się w systemie czasu pracy, którym jesteś objęty.
- Zachowane są odpoczynki dobowe i tygodniowe.
- Wniosek zawiera konkretne godziny, dni oraz okres obowiązywania.
- Uzasadnienie wyjaśnia potrzebę zmiany i pokazuje, że propozycja nie utrudni organizacji pracy.
- Dokument jest podpisany albo prawidłowo zidentyfikowany w formie elektronicznej.
Największą szansę na akceptację ma wniosek konkretny, możliwy do wdrożenia bez zmiany systemu czasu pracy i uwzględniający organizację pracy zespołu. Jeśli potrzeba dotyczy opieki nad dzieckiem do 8. roku życia, sprawdź przed złożeniem, czy właściwszy będzie tryb elastycznej organizacji pracy z art. 188¹ Kodeksu pracy.
