Ponowne zatrudnienie pracownika u tego samego pracodawcy jest dopuszczalne, ale nie oznacza wyzerowania wcześniejszych okresów zatrudnienia ani limitów ustawowych. Przed podpisaniem umowy trzeba sprawdzić przede wszystkim wykorzystanie limitu trzech umów i 33 miesięcy zatrudnienia terminowego, staż wpływający na okres wypowiedzenia, ważność badań oraz sposób prowadzenia dokumentacji.
Ponowne zatrudnienie – nowe porozumienie, ale nie zawsze nowe rozliczenie
Były pracownik i pracodawca mogą ponownie zawrzeć umowę o pracę, nawet po dłuższej przerwie. Co do zasady nie ma ogólnego limitu liczby takich powrotów. Nowa umowa może przewidywać te same warunki co poprzednia, ale strony mogą też ustalić inne stanowisko, wynagrodzenie, wymiar etatu lub rodzaj umowy.
Nowe porozumienie nie usuwa jednak skutków wcześniejszego zatrudnienia. Kodeks pracy nakazuje w określonych sytuacjach uwzględniać poprzednie okresy pracy u tego samego pracodawcy. Dotyczy to między innymi umów na czas określony, długości okresu wypowiedzenia i dokumentacji pracowniczej.
Limity umów na czas określony nie zerują się po przerwie
Największe ryzyko przy ponownym zatrudnieniu dotyczy art. 251 Kodeksu pracy. Między tymi samymi stronami stosunku pracy łączny okres zatrudnienia na podstawie umów na czas określony nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów nie może być większa niż trzy. Limity biegną niezależnie od siebie, więc przekroczenie któregokolwiek z nich powoduje skutek prawny.
Przerwa trwająca miesiąc, rok, a nawet kilka lat nie powoduje ponownego rozpoczęcia liczenia. Pracodawca powinien zsumować wcześniejsze umowy terminowe zawarte z tym pracownikiem. Jeżeli strony zawrą czwartą umowę objętą limitem, jest ona traktowana jako umowa na czas nieokreślony. Taki sam skutek następuje od dnia następującego po upływie 33 miesięcy zatrudnienia terminowego.
Przykładowo, pracownik był zatrudniony na czas określony przez 20 miesięcy. Po 12-miesięcznej przerwie strony zawarły kolejną umowę terminową. Pozostało 13 miesięcy do wykorzystania limitu 33 miesięcy. Po tym czasie dalsze zatrudnienie będzie traktowane jako bezterminowe, nawet jeśli sama umowa została zapisana jako terminowa.
Do limitów nie wlicza się umów zawartych w ustawowo określonych celach, między innymi:
- Zastępstwo – zawarte na czas usprawiedliwionej nieobecności innego pracownika.
- Praca sezonowa lub dorywcza – jeżeli rzeczywiście ma taki charakter.
- Okres kadencji – gdy czas zatrudnienia odpowiada kadencji.
- Obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy – gdy umowa zaspokaja rzeczywiste, okresowe zapotrzebowanie i jest niezbędna w danych okolicznościach.
Wyjątek trzeba prawidłowo uzasadnić i, w przypadkach wymaganych przepisami, wskazać w umowie oraz zawiadomić właściwy organ. Nie można wykorzystywać przerw między umowami do obchodzenia przepisów o stałym zatrudnieniu.
Kiedy można ponownie zawrzeć umowę na okres próbny?
Umowa na okres próbny służy sprawdzeniu przydatności pracownika do określonego rodzaju pracy. Dlatego ponowne zatrudnienie na próbie jest ograniczone. Można je zastosować, gdy:
- pracownik ma wykonywać inny rodzaj pracy niż podczas poprzedniego zatrudnienia,
- od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy minęły co najmniej trzy lata, a pracownik wraca do tego samego rodzaju pracy, przy czym ponowne zawarcie próby jest wtedy dopuszczalne tylko jednokrotnie.
Jeżeli pracownik wraca po kilku miesiącach na to samo stanowisko, ponowna umowa próbna co do zasady nie będzie prawidłowa. Można natomiast zawrzeć umowę na czas określony albo nieokreślony, z uwzględnieniem wcześniejszego wykorzystania limitów.
Badania lekarskie i szkolenie BHP
Przy powrocie pracownika trzeba osobno ocenić badania profilaktyczne i szkolenie BHP. Są to dwa różne obowiązki, a spełnienie warunku zwalniającego z badań nie oznacza automatycznego zwolnienia ze szkolenia.
| Sytuacja | Badania lekarskie | Szkolenie BHP |
|---|---|---|
| Powrót w ciągu 30 dni na to samo stanowisko lub stanowisko o takich samych warunkach pracy | Wstępne badania nie są wymagane, jeżeli aktualne orzeczenie obejmuje dane warunki pracy | Szkolenie wstępne jest wymagane, chyba że praca na tym samym stanowisku jest podejmowana bezpośrednio po poprzednim zatrudnieniu |
| Przerwa przekraczająca 30 dni | Należy skierować pracownika na wstępne badania | Należy przeprowadzić wymagane szkolenie przed dopuszczeniem do pracy |
| Zmiana stanowiska lub istotnie innych warunków pracy | Potrzebna jest ocena, czy dotychczasowe orzeczenie obejmuje nowe warunki, w praktyce zwykle konieczne jest nowe skierowanie | Zakres szkolenia trzeba dostosować do nowej pracy |
Wyjątek dotyczący BHP jest węższy niż zwolnienie z badań. Szkolenie wstępne nie jest wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku bezpośrednio po poprzednim stosunku pracy. Oznacza to rozpoczęcie kolejnej pracy następnego dnia, przy czym dni wolne wynikające z kalendarza nie muszą przekreślać tej bezpośredniości. Nawet jednodniowa przerwa między stosunkami pracy może więc oznaczać konieczność ponownego szkolenia.
Akta osobowe i PPK po powrocie pracownika
Jeżeli pracownik zostaje ponownie zatrudniony w okresie, w którym pracodawca nadal przechowuje jego dokumentację, można kontynuować dotychczasowe akta osobowe. Przy stosunkach pracy objętych obecnymi zasadami decydujące znaczenie ma termin liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ustało poprzednie zatrudnienie. Jeżeli ponowne nawiązanie stosunku pracy następuje w ciągu 10 lat, pracodawca co do zasady kontynuuje dokumentację zamiast zakładać drugą teczkę.
Nie oznacza to, że można pominąć dokumenty związane z nowym zatrudnieniem. Trzeba uzupełnić akta o nową umowę, aktualne informacje, skierowania i orzeczenia, a także dokumenty dotyczące nowego przebiegu pracy.
| Obszar | Co sprawdzić przy powrocie? | Skutek dla pracodawcy |
|---|---|---|
| Akta osobowe | Czy ponowne zatrudnienie następuje w ciągu 10 lat od końca właściwego roku kalendarzowego | Możliwość kontynuowania dotychczasowej dokumentacji |
| PPK | Czy w ciągu poprzednich 12 miesięcy pracownik był zatrudniony u tego samego podmiotu | Wcześniejszy okres może zostać uwzględniony przy ustalaniu trzymiesięcznego okresu zatrudnienia |
| Deklaracja rezygnacji z PPK | Czy pracownik ponownie złożył aktualną deklarację | Wcześniejsza deklaracja nie powinna być automatycznie traktowana jako bezterminowa |
W przypadku PPK trzeba uwzględnić okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy. Po spełnieniu warunków ustawowych pracodawca powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK, chyba że pracownik złoży aktualną deklarację rezygnacji albo zachodzi inna przesłanka wyłączająca ten obowiązek.
Kiedy pracodawca musi ponownie zatrudnić pracownika?
Zwykle powrót zależy od zgodnej decyzji obu stron. Obowiązek ponownego zatrudnienia może jednak wynikać z przepisów albo orzeczenia. Dotyczy to w szczególności następujących sytuacji:
- Przywrócenie do pracy przez sąd – pracodawca musi wykonać prawomocne orzeczenie, z uwzględnieniem warunków wskazanych w przepisach i wyroku.
- Powrót po tymczasowym aresztowaniu – jeżeli postępowanie zakończyło się uniewinnieniem lub umorzeniem w okolicznościach dających prawo do powrotu i pracownik zgłosił gotowość w wymaganym terminie.
- Powrót po rozwiązaniu umowy z powodu długotrwałej usprawiedliwionej nieobecności – pracodawca powinien ponownie zatrudnić pracownika w miarę możliwości, jeżeli zgłosi on powrót w ciągu sześciu miesięcy od rozwiązania umowy i po ustaniu przyczyny nieobecności.
- Zwolnienia grupowe – w razie ponownego naboru na stanowiska objęte wcześniejszym zwolnieniem pracownik może korzystać z ustawowego pierwszeństwa, jeżeli spełni warunki i zgłosi zamiar powrotu w przewidzianym terminie.
Jak liczyć okres wypowiedzenia po ponownym zatrudnieniu?
Przy ustalaniu okresu wypowiedzenia umowy na czas określony lub nieokreślony bierze się pod uwagę wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy. Przerwa między umowami nie otwiera nowego licznika. Wynika to także z uchwały siedmiu sędziów Sądu Najwyższego z 15 stycznia 2003 r., sygn. III PZP 20/02.
Obowiązują następujące progi:
- 2 tygodnie, gdy łączny staż u pracodawcy jest krótszy niż 6 miesięcy,
- 1 miesiąc, gdy staż wynosi co najmniej 6 miesięcy,
- 3 miesiące, gdy staż wynosi co najmniej 3 lata.
Przykład: pracownik był zatrudniony od 1 marca do 31 maja, a następnie wrócił do firmy 1 września. Gdy składa wypowiedzenie 31 grudnia, należy zsumować oba okresy. Trzy miesiące z pierwszej umowy i cztery miesiące z drugiej dają siedem miesięcy stażu u tego pracodawcy, więc okres wypowiedzenia wynosi jeden miesiąc.
Lista kontrolna przed podpisaniem umowy
Dział kadr powinien przejść przez poniższe punkty przed dopuszczeniem powracającego pracownika do pracy:
- Sprawdź wszystkie wcześniejsze umowy na czas określony i oblicz łączny czas zatrudnienia.
- Ustal, czy nowa umowa nie będzie czwartą umową terminową albo umową przekraczającą limit 33 miesięcy.
- Oceń, czy ponowna umowa na okres próbny spełnia warunek innego rodzaju pracy albo trzyletniej przerwy.
- Zweryfikuj ważność badań lekarskich oraz porównaj stanowisko i warunki pracy z poprzednim zatrudnieniem.
- Ustal, czy szkolenie BHP jest wymagane przed dopuszczeniem do pracy.
- Sprawdź, czy można kontynuować akta osobowe, oraz uzupełnij je o dokumenty związane z nową umową.
- Oblicz łączny staż u pracodawcy na potrzeby okresu wypowiedzenia i sprawdź obowiązki dotyczące PPK.
- Ustal na piśmie nowe warunki pracy i płacy, nawet jeśli są takie same jak poprzednio.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej analizy prawnej. W sprawach dotyczących przywrócenia do pracy, sporów o limity umów lub nietypowej dokumentacji warto skonsultować się ze specjalistą prawa pracy.
