Akta osobowe – ile części powinny zawierać?

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części oznaczonych literami A, B, C, D i E. Pracodawca prowadzi je oddzielnie dla każdego pracownika, a dokumenty w każdej części układa chronologicznie, numeruje i poprzedza wykazem zawartości.

Część A – dokumenty związane z rekrutacją

Część A obejmuje oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Trafiają do niej materiały dotyczące danych osobowych kandydata, jego wykształcenia, kwalifikacji i wcześniejszego zatrudnienia, a także dokumentacja badań wstępnych.

Przykładowe dokumenty w tej części to:

• kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie
• świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające staż
• dyplomy, świadectwa i dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe
• skierowanie na badania lekarskie
• orzeczenie lekarskie dotyczące zdolności do pracy na danym stanowisku

Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia

Część B jest zwykle najbardziej rozbudowana. Przechowuje się w niej dokumenty powstałe przy zawarciu umowy o pracę oraz w trakcie zatrudnienia. Dotyczą one warunków pracy, obowiązków pracownika, szkoleń, badań, urlopów i innych zdarzeń związanych ze stosunkiem pracy.

W części B mogą znajdować się między innymi:

• umowa o pracę i dokumenty potwierdzające jej warunki
• zakres czynności lub zakres obowiązków
• informacje o warunkach zatrudnienia, ryzyku zawodowym i monitoringu
• potwierdzenia szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy
• skierowania oraz orzeczenia z badań wstępnych, okresowych i kontrolnych
• dokumenty dotyczące urlopów, uprawnień rodzicielskich i pracy zdalnej
• dokumenty dotyczące nagród, podnoszenia kwalifikacji i powierzenia mienia

Część C – zakończenie zatrudnienia

Część C zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Umieszcza się w niej dokumenty dotyczące sposobu zakończenia zatrudnienia oraz rozliczenia pracownika.

Najczęściej są to:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
• porozumienie stron dotyczące zakończenia zatrudnienia
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
• kopia wydanego świadectwa pracy
• dokumenty dotyczące ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
• umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeśli została zawarta

Część D – odpowiedzialność porządkowa

Część D służy do przechowywania odpisu zawiadomienia o ukaraniu oraz innych dokumentów związanych z odpowiedzialnością porządkową pracownika. Dotyczy to także odpowiedzialności przewidzianej w odrębnych przepisach, jeżeli przewidują one zatarcie kary po określonym czasie.

Dokumenty dotyczące każdej kary umieszcza się w osobnej, wydzielonej podczęści, na przykład D1, D2 i D3. Po zatarciu kary usuwa się całą podczęść dotyczącą tej kary, a pozostałe podczęści otrzymują kolejne numery.

Część E – kontrola trzeźwości

Część E obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu. Trafiają do niej informacje o kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę oraz o badaniu wykonanym przez uprawniony organ.

Każdą kontrolę przechowuje się w odrębnej podczęści, na przykład E1, E2 i E3. Po usunięciu informacji dotyczących danej kontroli usuwa się całą powiązaną podczęść, a pozostałe podczęści numeruje ponownie.

Jak prowadzić akta osobowe?

Szczegółowe zasady wynikają z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przy prowadzeniu akt trzeba zachować następujące reguły:

• Odrębność – dla każdego pracownika prowadzi się osobne akta osobowe.
• Chronologia – dokumenty w danej części układa się od najstarszego do najnowszego, zgodnie z datą ich sporządzenia lub otrzymania.
• Numeracja – każdy dokument otrzymuje kolejny numer w ramach danej części lub podczęści.
• Wykaz dokumentów – przed każdą częścią umieszcza się spis znajdujących się w niej dokumentów.
• Trwałość zapisów – numerację należy prowadzić w sposób trwały, dlatego w praktyce stosuje się długopis, a nie ołówek.

W częściach A, B i C można tworzyć dodatkowe podczęści tematyczne, takie jak A1, B1 lub C1. Każda z nich powinna mieć własny porządek chronologiczny, numerację i wykaz dokumentów. Forma prowadzenia akt może być papierowa albo elektroniczna, ale nie zmienia to obowiązkowego podziału na części A–E.

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych ma znaczenie dowodowe w sporach pracowniczych i może być przedmiotem kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Za nieprowadzenie dokumentacji, jej nieprawidłowe przechowywanie lub przechowywanie w warunkach grożących zniszczeniem pracodawcy może grozić kara grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Podstawa prawna: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.