Co zawiera dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza obejmuje akta osobowe pracownika oraz dokumenty związane ze stosunkiem pracy, między innymi ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową i informacje o wypłaconym wynagrodzeniu. Pracodawca może prowadzić ją papierowo, elektronicznie albo w obu formach, ale musi zapewnić jej poufność, kompletność, integralność i dostępność. Za brak dokumentacji lub przechowywanie jej w warunkach grożących uszkodzeniem grozi grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Jakie elementy obejmuje dokumentacja pracownicza?

Obowiązek prowadzenia dokumentacji wynika z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Dokumentacja ma dwa zasadnicze filary. Pierwszym są akta osobowe prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Drugim jest dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, która opisuje między innymi czas pracy, urlopy i wypłaty.

Akta osobowe nie są więc całą dokumentacją pracowniczą. Ewidencja czasu pracy czy karta wypłaconego wynagrodzenia nie trafiają do części A–E, lecz są prowadzone jako odrębne dokumenty.

Jak są zbudowane akta osobowe pracownika?

Akta osobowe składają się z pięciu części. Dokumenty w każdej części należy przechowywać chronologicznie, numerować i poprzedzić wykazem. Poszczególne części można dzielić na mniejsze podczęści tematyczne, na przykład B1, B2 albo B3.

Część A – dokumenty z rekrutacji

W części A umieszcza się oświadczenia i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Mogą to być między innymi dokumenty potwierdzające wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i wcześniejsze okresy zatrudnienia, a także skierowanie na badania wstępne i orzeczenie lekarskie.

Nie każda informacja z procesu rekrutacji powinna trafić do akt. Pracodawca powinien przechowywać tylko dokumenty, których gromadzenie jest potrzebne do zatrudnienia i ma podstawę prawną.

Część B – nawiązanie i przebieg zatrudnienia

Część B jest zwykle najbardziej rozbudowana. Trafiają do niej umowa o pracę, aneksy, zakres obowiązków, oświadczenia pracownika oraz potwierdzenia zapoznania się z regulaminem pracy, zasadami BHP i informacją o warunkach zatrudnienia.

W tej części przechowuje się także dokumenty dotyczące badań okresowych i kontrolnych, szkoleń BHP, podnoszenia kwalifikacji, powierzenia mienia, nagród, uprawnień rodzicielskich, urlopu bezpłatnego, pracy zdalnej i zakazu konkurencji obowiązującego w czasie zatrudnienia. W zależności od sytuacji mogą znaleźć się tu także wnioski dotyczące zmiany rodzaju umowy, elastycznej organizacji pracy oraz korzystania z uprawnień związanych z opieką nad dzieckiem.

Część C – ustanie zatrudnienia

Część C zawiera dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy. Należą do nich oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy, porozumienie stron, kopia wydanego świadectwa pracy oraz dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za urlop, jeżeli przepisy pozwalają na takie rozwiązanie. Umowę o zakazie konkurencji po ustaniu zatrudnienia również przechowuje się w tej części.

Część D – odpowiedzialność porządkowa

W części D przechowuje się odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Dokumenty odnoszące się do każdej kary umieszcza się w osobnej podczęści, na przykład D1 i D2. Po usunięciu informacji o karze usuwa się całą podczęść dotyczącą tej kary, a pozostałe podczęści numeruje ponownie.

Część E – kontrola trzeźwości

Część E obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości oraz kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Dotyczy to kontroli przeprowadzonej przez pracodawcę oraz badań wykonanych przez uprawniony organ. Dokumenty dotyczące konkretnej kontroli przechowuje się w oddzielnych podczęściach, na przykład E1 i E2.

Informacja o samym poinformowaniu pracownika o wprowadzeniu kontroli może należeć do części B, ponieważ dotyczy przebiegu zatrudnienia. O przypisaniu dokumentu decyduje jego funkcja, a nie samo słowo „kontrola” w treści.

Co należy prowadzić poza aktami osobowymi?

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy jest prowadzona odrębnie od akt osobowych. Jej zakres zależy od sytuacji pracownika, systemu czasu pracy i świadczeń przyznawanych w firmie. Zwykle obejmuje:

• Ewidencję czasu pracy – godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w nocy, niedziele i święta, nadgodziny, dyżury, urlopy oraz usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.
• Wnioski i dokumenty dotyczące czasu pracy – między innymi wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, zwolnienie od pracy, urlop opiekuńczy, zwolnienie z powodu siły wyższej lub zastosowanie systemu zadaniowego.
• Dokumentację urlopową – dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego.
• Kartę wypłaconego wynagrodzenia – imienną dokumentację wypłat oraz wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, jeżeli pracownik go złożył.
• Kartę przydziału odzieży i środków ochrony – informacje o wydanej odzieży, obuwiu roboczym i środkach ochrony indywidualnej oraz dokumenty dotyczące ekwiwalentu.

W zależności od rodzaju pracy pracodawca prowadzi także rejestry wypadków przy pracy, chorób zawodowych, czynników szkodliwych oraz prac wykonywanych w szczególnych warunkach.

W jakiej formie można prowadzić dokumentację?

Pracodawca może wybrać formę papierową albo elektroniczną. Dopuszczalne jest również prowadzenie dokumentacji mieszanej, na przykład starszych akt w papierze i nowych akt elektronicznie. Wybrana forma musi zapewniać ochronę przed utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem i nieuzasadnioną zmianą treści.

Dokumentację papierową przechowuje się w pomieszczeniu dostępnym wyłącznie dla osób upoważnionych, w warunkach chroniących dokumenty przed wilgocią, zbyt wysoką lub niską temperaturą oraz uszkodzeniem. Dokumenty przedłożone przez pracownika przechowuje się co do zasady jako kopie lub odpisy potwierdzone za zgodność z oryginałem. Oryginały powinny być dostępne pracownikowi do wglądu.

Elektroniczne akta muszą być prowadzone w systemie, który pozwala między innymi na:

• zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieuprawnionych,
• zachowanie integralności treści oraz metadanych,
• identyfikowanie osób uzyskujących dostęp i rejestrowanie wprowadzanych zmian,
• wyszukiwanie dokumentów oraz wydawanie ich w formie elektronicznej lub papierowej.

Przeniesienie dokumentacji papierowej do postaci elektronicznej wymaga sporządzenia odwzorowań cyfrowych, na przykład skanów, oraz opatrzenia ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Podpis potwierdza zgodność pliku z papierowym oryginałem.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia. Przy okresie dziesięcioletnim termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, a nie od dnia rozwiązania umowy.

W przypadku zatrudnienia z lat 1999–2018 dziesięcioletni okres może mieć zastosowanie po spełnieniu warunków związanych z dokumentami przekazanymi do ZUS. Jeżeli pracownik zostanie ponownie zatrudniony w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniej umowy, pracodawca co do zasady kontynuuje dotychczasową dokumentację. Nie łączy się jednak dokumentacji, do której mają zastosowanie różne okresy przechowywania.

Jak wydać kopię i zniszczyć dokumentację?

Pracownik oraz były pracownik mogą złożyć papierowy albo elektroniczny wniosek o kopię całości lub części swojej dokumentacji. Pracodawca powinien przygotować ją w terminie 30 dni od otrzymania wniosku. Wniosek przechowuje się w części B akt osobowych, jeżeli złożono go w trakcie zatrudnienia, albo w części C, jeżeli wpłynął po jego zakończeniu.

Przy dokumentacji papierowej kopia może mieć postać papierową z potwierdzeniem zgodności albo elektroniczną, na przykład pliku PDF opatrzonego kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią. Przy dokumentacji elektronicznej wydruk powinien zawierać treść, wymagane metadane i potwierdzenie zgodności z elektronicznym oryginałem.

Po zakończeniu obowiązkowego okresu przechowywania postępowanie wygląda następująco:

1. Pracodawca zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji i wskazuje termin odbioru.
2. Dokumentacja pozostaje dostępna przez okres przewidziany na jej odbiór, co przy dziesięcioletnim okresie oznacza miesiąc kalendarzowy następujący po jego zakończeniu.
3. Jeżeli pracownik nie odbierze dokumentów, pracodawca niszczy je w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
4. Zniszczenie powinno nastąpić w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór.

Co sprawdzić przed kontrolą?

Przed kontrolą warto przejrzeć dokumentację każdego pracownika według krótkiego zestawu pytań:

• Czy akta są kompletne? Sprawdź części A–E oraz dokumentację prowadzoną poza aktami osobowymi.
• Czy zachowano porządek chronologiczny? Dokumenty powinny być ponumerowane i ujęte w wykazach.
• Czy dostęp jest ograniczony? Do dokumentów powinny docierać wyłącznie osoby upoważnione.
• Czy terminy są aktualne? Dotyczy to badań, szkoleń BHP, umów, urlopów i okresów przechowywania.
• Czy dokumentacja elektroniczna ma właściwe zabezpieczenia? System powinien rejestrować dostęp, zmiany i metadane.

Uporządkowane akta osobowe i odrębnie prowadzona dokumentacja czasu pracy, urlopów oraz wynagrodzeń ułatwiają wykazanie prawidłowego przebiegu zatrudnienia. W praktyce mają też znaczenie dowodowe podczas kontroli i sporów pracowniczych.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku złożonych sporów, reorganizacji archiwum lub zmiany formy dokumentacji warto skonsultować procedurę ze specjalistą prawa pracy.